Databáze členů

Umístění modulu

Správu členů najdete v části Správa > Členové.

Vytvoření nového člena

Je několik způsobů, jak v databázi vytvořit nového člena – hromadný import, ruční vytvoření nebo online registrace ze strany samotného člena / jeho zástupce.

Hromadný import

• Možnost najdete pod tlačítkem Další > Import.

• Klikněte na tlačítko “+”.

• Nahrajte požadovaný soubor. Podrobný návod najdete v samostatném článku.

Ruční vytvoření jednotlivého člena

• Klikněte na tlačítko “+”.

• V bloku Základní údaje vyplňte alespoň povinné údaje:

  • jméno

  • příjmení

  • datum narození

Pokud datum narození neznáte, vyplňte libovolné. Jestli se daného člena chystáte do platformy pozvat, stejně bude muset při prvním přihlášení datum narození vyplnit/potvrdit.

• Dále je ve většině případů možné/povinné vyplnit:

  • druhé jméno

  • státní příslušnost

  • kontaktní e-mail

  • vybrat štítky

Které údaje budou od členů vyžadované, volitelné nebo zcela vypnuté (při vytváření člena nebo v registračním formuláři, popř. následně při prvním přihlašování člena do platformy, kdy o sobě vyplňuje právě dodatečné údaje), lze nastavit pro každou organizaci zvlášť v Nastavení. Pro změnu tohoto nastavení je nutné nás kontaktovat na support@eos.cz. Více informací v samostatném článku níže.

Pokud chcete člena nebo jeho zástupce do platformy pozvat, aby tam aktivně fungoval, kontaktní e-mailovou adresu je nutné vyplnit. Buď rovnou zaškrtněte checkbox Poslat pozvánku, nebo ji zašlete až později, klidně hromadně více členům. Je-li členem dítě, vyplňte kontaktní e-mailovou adresu jeho zástupce. Je-li členem dospělý, popř. dítě starší, než je věk pro změnu údajů, vyplňte přímo člena. O limitech věků a rozdílu v přístupech se dočtete v samostatném článku níže.

Štítky členů vytvoříte v Nastavení. Slouží pro lepší organizaci a filtrování členské databáze.

• V bloku Zařadit člena do týmu můžete rovnou vybrat tým, do kterého člen bude patřit.

• Klikněte na Uložit, čímž se člen vytvoří, popř. se mu rovnou zašle pozvánka, pokud jste tuto volbu vybrali.

Online registrace člena

• Člen se může sám do vašeho systému registrovat po kliknutí na Nová registrace na přihlašovací stránce. Registrační formulář si můžete přizpůsobit vlastním potřebám.

• Jakmile člen registrací projde, přijde požadavek – Nová registrace.

• Kdo k tomu má oprávnění, požadavek vyřídí.

Pozvání člena/zástupce do platformy

Členy do platformy zvát nemusíte a můžete si je evidovat v neaktivním režimu (bez uživatelského přístupu). Pokud ale chcete využít plný potenciál platformy EOS, členy/zástupce pozvěte. Díky tomu budete mít členskou databázi neustále aktuální, protože členové/zástupci budou pravidelně žádáni o vyplňování/kontrolu údajů. V neposlední řadě s nimi také budete moct v platformě aktivně komunikovat.

Neaktivním členům (bez uživatelského přístupu) lze zasílat jedině hromadný mailing a také jim chodí notifikace na platby. Jinak jsou to pouze offline záznamy ve vaší databázi, ke kterým si můžete udržovat informace jen ručně.

Poslat pozvánku na kontaktní e-mailovou adresu je možné několika způsoby:

• Checkboxem ve formuláři při ruční tvorbě člena.

• V detailu vytvořeného člena v řádku Uživatel člena.

• Hromadnou akcí na výpisu členů:

  • Pomocí checkboxů zaklikněte vybrané členy (popř. všechny).

  • Klikněte na tlačítko Hromadné akce > Poslat pozvánku.

  • Vyberte, jestli se mají pozvánky odeslat pouze členům i zástupcům, nebo pouze členům, nebo pouze zástupcům.

  • Odešlete pozvánky kliknutím na OK.

Více o přístupech členů a pozvánkách se dočtete v samostatném článku.

V případě problémů s přístupy a přihlášením využijte další články.

Detail a úprava člena

Do detailu karty člena se na stránce Správa > Členové dostanete kliknutím na jméno člena. Rovnou do úpravy se lze prokliknout přes pravé tlačítko nebo přes kontextové menu (3 tečky). Kliknutím na avatar člena si také můžete zobrazit boční panel s náhledem na člena s dalšími akcemi.

Dlaždice

• Hlavní tým člena

• Zdravotní prohlídka – vidíte zda člen má soubor prohlídky odevzdaný, popř. do kdy je prohlídka platná.

  • Proklikněte se přes dlaždici a dostanete se na seznam souborů s prohlídkami.

  • Klikněte na tlačítko + Nová prohlídka a nahrajte ke členovi nový soubor.

V ideálním případě vám členové odevzdávájí prohlídky sami přes požadavky v mobilní appce a vy soubory jen schvalujete. Zdravotní prohlídky se vám tak samy ke členům ukládají.

• Neuhrazeno – suma všech neuhrazených plateb člena. Proklik vede na seznam plateb.

• Docházka a účast – proklik vede na seznam všech událostí člena včetně jeho účasti a souvisejících informacích.

• E-maily – počet všech e-mailů odeslaných danému členovi.

  • Zahrnuty jsou jak mailingy, tak e-mailové notifikace.

  • Po rozkliknutí uvidíte seznam všech e-mailů, které členovi z platformy odešly.

  • Seznam všech z platformy odeslaných e-mailů včetně filtrování najdete v samostatném modulu.

    Historie všech odeslaných e-mailů

    V přehledu odeslaných e-mailů si můžete zkontrolovat, jestli členům chodí jak e-maily z mailingu, tak e-mailové notifikace. Uvidíte tady taky, jestli, kdy a kolikrát tyto e-maily otevřeli.

• Soubory – počet souborů nahraných u člena.

  • Po rozkliknutí uvidíte veškeré jeho soubory.

  • Nový soubor si zde ke členovi můžete i nahrát, popř. se sem nový soubor uloží, když ho člen odevzdá přes Požadavek.

  • Se soubory všech členů lze přehledně pracovat na samostatné stránce:

    Soubory členů

    K vašim členům si můžete ukládat libovolné soubory, které pak máte kdykoli k dispozici online.

Záložky

• Člen – hlavní záložka se základními informacemi o členovi na jednom místě – osobní, kontaktní a zdravotní údaje atp.

  • V řádku Uživatel člena můžete:

    • tlačítkem Pozvat člena zaslat členovi pozvánku do platformy,

    • vidět žlutě zbarvenou e-mailovou adresu člena (členovi už byla pozvánka odeslána),

    • vidět zeleně zbarvenou mailovku (člen už má do platformy aktivní přístup = vytvořil si přes pozvánku přístup, poprvé se přihlásil a odevzdal první kontrolu údajů).

      Řešení problémů: Přístup člena vs. zástupce

      Platforma rozlišuje přístupy členů a jejich zástupců. Také je snadno možné řešit situace, kdy zástupce já sám zároveň členem nebo má v klubu více dětí. Jak správně pracovat s přístupy člena a zástupce?

  • V řádku Profilový obrázek můžete členovi nahrát jeho uživatelský obrázek pro účely platformy (nejedná se o oficiální fotku, která by se zobrazovala např. na webu apod.)

  • V řádku poslední kontrola údajů můžete ručně Vyžádat kontrolu údajů:

    • za určitý počet dnů,

    • k přesnému datu,

    • ihned.

    

    Kontrola údajů je od členů automaticky vyžadování každý rok, popř. i v častějším intervalu – dle konfigurace vaší platformy.

  • V bloku Zástupci vidíte seznam zástupců člena, které můžete i upravovat nebo v případě potřeby jim zaslat odkaz pro obnovení hesla. Pokud jste zástupce neimportovali při importu členů, můžete ručně:

    • Vytvořit zástupce,

    • Přidat existujícího zástupce,

    • Vytvořit zástupce ze člena.

    Databáze zástupců

    Databáze všech zástupců přiřazených k vašim členům. K dispozici je vyhledávání, vlastní pohledy a export.

    

    Zástupců může mít člen neomezený počet (s aktivním přístupem nebo bez přístupu). Počet povinných zástupců lze nastavit v Konfiguraci platformy.

    Konfigurace platformy

    Platformu lze pomocí mnoha parametrů nastavit tak, aby skvěle vyhovovala vašim konkrétním potřebám. Zkontrolujte si zde podrobnou konfiguraci vaší platformy.

• Vlastní pole – přehled informací o členovi z vytvořených vlastní polí.

  Vlastní pole

  Vytvořte si různé typy vlastních polí, díky kterým budete moct zaznamenávat a spravovat libovolné dodatečné informace o členech nebo jejich zástupcích. Vlastní pole je možné si přidat jak k samotným členům/zástupcům, tak do formuláře registrace nového člena. Hodnoty v polích se navíc automaticky kontrolují dle typu pole, které vytvoříte.

• Týmy – všechny týmy, jichž je člen součástí, včetně týmu, kterých byl součástí v historii

• Infokarty – přehled ke členovi přiřazených infokaret

  Infokarty

  Kategorizované informační karty, díky kterým je možné si u členů evidovat libovolné udaje v textové podobě s možností nastavení viditelnosti a zápisu.

• Soubory – seznam souborů nahraných u člena.

• Požadavky – přehled všech požadavků člena s možností vytvořit ke členovi nový požadavek

  Požadavky na management

  Prostřednictvím požadavků na management můžete vytvářet tickety na jednotlivé členy a získávat tak od nich různé informace nebo dokumenty. Členové zase mohou vytvářet tickety na management, pokud potřebují o něco požádat.

• Konta – členovi přiřazená členská konta včetně stavu konta a možnosti vytvoření nového pohybu na kontě.

  Členská konta

  Členská konta jsou virtuální účty členů klubu, na něž je možné ručně nebo automaticky zaznamenávat plusové a minusové transakce. Je tak možné evidovat např. odměny nebo bonusy pro členy za jejich činnost, nebo naopak strhávat účastnické poplatky nebo pokuty. To vše transakcemi vytvořenými ručně nebo i automaticky.

• Souhlasy – všechny souhlasy, které člen udělil, neudělil nebo odvolal.

• Log e-mailů – počet všech e-mailů z platformy odeslaných danému členovi.

• Historie změn – všechny úpravy člena a další změny, které byly v databázi provedeny, včetně uživatele, který změnu provedl.

V detailu člena klikněte na tlačítko Upravit a můžete informace o členovi editovat.

Seznam členů a další akce

V seznamu najdete v jednotlivých sloupcích vybrané informace o členech. Sloupce k zobrazení si můžete vybrat a seřadit, jak vám to pro současný pohled vyhovuje.

Náhled na člena

Klikněte na avatar člena a zobrazí se náhled na člena se všemi základními informacemi včetně adresy, neuhrazených plateb, souborů nebo případných zástupců člena. Najdete tu např. i informaci, jestli daný člen nebo jeho zástupce používá mobilní appku. K dispozici jsou také akce na úpravu člena, vytvoření nového požadavku, souboru nebo platby člena nebo nahrání zdravotní prohlídky (pokud si ji chcete ke členovi nahrát ručně).

Vyhledávání

• Pomocí vyhledávacího pole můžete v databázi členy vyhledávat nejen dle jména, ale také dle jejich zástupců, e-mailových adres, telefonního čísla nebo dle interní poznámky.

• Zaklikněte při vyhledávání checkbox zahrnout do vyhledávání i deaktivované a vyhledávejte tak i mezi deaktivovanými členy.

• Pro zrušení vyhledávání a všech filtrů klikněte na červenou ikonu s domečkem. Zobrazíte si tak zase výchozí pohled na databázi.

Filtrování

Tlačítkem Pokročilé filtrování si může ve všech členech filtrovat dle vybraných kritérií:

• Datum narození – Filtrujte si členy podle data narození. Lze nastavit rozmezí dvou dat, nebo pouze jedno z nich (např. nastavení spodní hranice – členové narození v určité datum a všichni mladší).

• Datum registrace do organizace – Zobrazte si členy podle data registrace do organizace. Lze nastavit rozmezí dvou dat, nebo pouze jedno z nich (např. nastavení spodní hranice pro všechny registrované od určitého data až do dnes). Také jde vyfiltrovat všechny členy, kteří tento údaj vyplněný mají, nebo naopak nemají.

• Datum vytvoření – Filtrujte si členy podle data jejich přidání do platformy. Lze nastavit rozmezí dvou dat, nebo pouze jedno z nich (např. nastavení horní hranice pro všechny členy přidané do určitého data).

• Konec smlouvy – Filtrujte si členy podle data vypršení jejich smlouvy. Lze nastavit rozmezí dvou dat, nebo pouze jedno z nich (např. nastavení spodní hranice pro všechny s končící smlouvou od určitého data až do dnes). Také jde vyfiltrovat všechny členy, kteří tento údaj vyplněný mají, nebo naopak nemají.

• Mobilní aplikace – Zobrazte si, kdo ze členů používá, nebo naopak nepoužívá mobilní aplikaci eos. Filtr můžete rozšířit i na zástupce členů.

• Organizační celky – Filtrujte si členy podle jejich příslušnosti do organizačního celku organoizace ve zvolené sezoně. Lze vybrat i více organizačních celků naráz.

• Ověřená adresa – Vyfiltrujte si členy s ověřenou adresou bydliště (vyplněnou přes našeptávač národního registru adres), nebo pouze ty s ručně vyplněnou adresou.

  

  Dle jejich ověřené adresy (bydliště nebo kontaktní) si členy můžete také zobrazovat na přehledné mapě členské základny.

  Mapa členů

  Zobrazte si přehlednou mapu vašich členů dle jejich bydliště nebo kontaktní adresy.

• Platby a skupiny plateb – Filtrujte si členy podle toho, jestli mají nebo nemají platbu v jedné či více vybraných skupinách plateb. Hodí se např. při kontrole, zda všichni aktivní členové mají vygenerovanou platbu členských příspěvků.

• Pohlaví – Zobrazte si členy dle jejich pohlaví. Případně si můžete vyfiltrovat všechny členy, u kterých pohlaví není vyplněno.

• Poslední kontrola údajů – Filtrujte si členy podle data poslední kontroly jejich údajů. Lze nastavit rozmezí dvou dat, nebo pouze jedno z nich (např. nastavení vrchní hranice pro všechny členy, kteří neprovedli kontrolu od tohoto data do dnes). Také jde vyfiltrovat všechny členy, kteří tento údaj vyplněný mají, nebo vůbec nemají.

• Pozice a sezona – Zobrazte si členy podle jejich pozice a sezóny – lze vybrat i více pozic a sezon nejednou. Zužte si dále výběr pomocí volby Režim:

  • výchozí pozice nastavená u člena (= v profilu člena),

  • pozice nastavená v týmu (= přímo v týmu kde definujete složení týmu),

  • kombinovaný = buď pozice v týmu nebo výchozí pozice v profilu.

• Přístup do členské sekce – Zobrazte si členy, kteří mají, nebo nemají vytvořený uživatelský přístup do platformy. Uživatelem může být sám člen nebo zástupce.

• Přítomnost na soupisce – Filtrujte si členy podle přítomnosti na soupisce ve vybrané sezoně. Můžete si filtrovat dle toho, že člen: není na žádné soupisce, je na nějaké soupisce, je na soupisce jako běžný člen nebo správce týmu. Tento filtr ti tak např. umožňuje zobrazit všechny (aktivní) členy, kteří nejsou na žádné soupisce.

• Registrace online – Zobrazte si členy, kteří se do platformy zaregistrovali sami přes online formulář, na rozdíl od těch přidaných do sekce jinak – manuálně nebo importem.

• Rodné číslo – Vyfiltrujte si všechny členy, kteří buď mají, nebo nemají vyplněné rodné číslo. Pro užší výsledek lze nakombinovat s filtrem Výjimka z rodného čísla (ano/ne).

• Správce týmu – Zobrazte si členy podle správců týmu. Je možné vybrat i více pozic najednou. Pokud nakombinujete s filtrem Přítomnost na soupisce, můžete si vypsat např. jednu nebo více vybraných pozic za konkrétní sezonu.

• Státní příslušnost – Zobrazte si členy podle jejich státní příslušnosti – lze vybrat i více zemí naráz.

• Štítky členů – Filtrujte si členy dle jim přiřazených štítků. Můžete zároveň kombinovat přiřazené a vyloučené štítky a zobrazit si např. členy, kteří mají přiřazený štítek A, ale zároveň nemají štítek B.

• Týmy – Zobrazte si členy podle jejich přiřazení na soupisky. Můžete kombinovat týmy v rámci jedné sezony i napříč více sezonami (např. kdo prošel juniorským týmem za posledních několik sezon). Dále je možné zúžit výsledek o další parametry – pouze členové s tímto týmem jako hlavním, ti zobrazení na webu nebo jen ti se sledováním docházky.

• Věk člena – Vyfiltrujte si členy podle jejich věku. Zadané hodnoty budou ve výsledcích zahrnuty také (hodnoty 16 a 25 vyfiltrují členy od 16 do 25 let včetně těchto věků).

• Výjimka z rodného čísla – Zobrazte si všechny členy, kteří mají, nebo naopak nemají výjimku z rodného čísla. Pro lepší výsledek lze nakombinovat s filtrem rodného čísla (vyplněné/nevyplněné).

• Zdravotní pojišťovna – Zobrazte si členy podle jejich vyplněné zdravotní pojišťovny – můžete vybrat i více pojišťoven naráz.

• Zdravotní prohlídka – Filtrujte si členy dle nastavení sledování zdravotní prohlídky (sleduje se / nesleduje se). V případě sledování prohlídky lze ještě filtrovat buď podle jejího stavu (platná / neplatná / neodevzdána / všechny) nebo podle data jejího vypršení (od–do, přičemž lze vyplnit pouze jedno z těchto dat – např. nastavení horní hranice pro všechny prohlídky, které vyprší do určitého dne).

Vlastní pohledy na databázi

• Pomocí tlačítka Zobrazené sloupce si vyberte, které sloupce chcete v tabulce zobrazit, a nastavte si jejich pořadí.

• Zafiltrovaný pohled spolu s vybranými sloupci si můžete uložit si do vlastního pohledu pro použití na příště. Klikněte na tlačítko s dalekohledem, kde si váš pohled uložíte nebo upravíte ty dříve uložené.

  

  Nastavte si zobrazení databáze, jak ji používáte pravidelně, a uložte si pohled, který si během pár vteřin kdykoli načtete a vyexportujete aktuální data.

• Ke členům si můžete přidávat i vlastní pole pro evidence jakýchkoli dodatečných informací.

  Vlastní pole

  Vytvořte si různé typy vlastních polí, díky kterým budete moct zaznamenávat a spravovat libovolné dodatečné informace o členech nebo jejich zástupcích. Vlastní pole je možné si přidat jak k samotným členům/zástupcům, tak do formuláře registrace nového člena. Hodnoty v polích se navíc automaticky kontrolují dle typu pole, které vytvoříte.

Export

Klikněte na tlačítko Export, které nabízí více typu exportů:

• Obecný export členů – základní export pohledu, který jste si nastavili.

• Ukázková šablona pro import členů – vzorová tabulka pro import.

• ČUS – export přímo předdefinovaný pro import do ČUS.

• Rejstřík NSA – export přímo předdefinovaný pro import do Rejstříku sportu NSA.

Pokud byste potřebovali export, který není možné z EOS poskládat vlastním pohledem, ozvěte se na support@eos.cz. Dokážeme připravit libovolné exporty na míru.

Další akce

• Klikněte na řádek zástupce pravým tlačítkem (nebo kontextové menu přes 3 tečky), kde můžete:

  • Zobrazit Rychlý náhled člena – stejně jako při kliknutí na avatar člena

  • Zobrazit Detail člena

  • Zobrazit Historii změn

  • Upravit člena

  • Deaktivovat člena

Hromadné akce

Zafiltrujte si členskou databázi dle vybraných kritérií a pracujte s vybranými členy hromadně. Zaklikněte checkboxy u vybraných členů (nebo použijte vrchní checkbox pro vybrání všech).

• Odeslat pozvánku – vybraným členů se odešle pozvánka

  • můžete zvolit, jestli se pozvánky odešlou členům i zástupcům, nebo pouze členům, nebo pouze zástupcům

• Nastavit hlídání prohlídky – nastavení, zdali chcete u vybraných členů hlídat termín zdravotní prohlídky

• Vyžádat kontrolu údajů – ruční vyžádání kontroly údajů

  • člen/zástupce je po přihlášení vyzván ke kontrole a odeslání údajů správcům

  • Kontrolu je možné vyžádat ihned, za určitý počet dní nebo k přesnému datu

    

    Pokud nepotřebujete od členů zkontrolovat údaje co nejdříve, je dobré nastavit alespoň malou časovou prodlevu. Okamžitá žádost jim totiž znemožní využívání appky (např. přihlašování se na události), dokud kontrolu údajů neprovedou. Kontrola údajů je jinak vyžadována pravidelně automaticky (dle nastavené konfigurace vaší platformy).

• Nastavit datumy členství – od kdy a/nebo do kdy jsou daní členové běžnými členy nebo členy správců týmu organizace (údaje se poté automaticky využívají v exportech pro ČUS a NSA)

• Přidat štítky – přidání štítků pro lepší organizaci a filtrování členů

• Odebrat štítky – hromadné odebrání štítků

  Štítky

  Pro lepší organizaci členské databáze si můžete vytvořit vlastní štítky pro následné označování a filtrování.

• Přidat na soupisku / do skupiny – vybraní členové jsou přidáni do týmu

  Soupisky / Složení týmů

  Vytvořte složení jednotlivých týmů – přiřaďte do týmů jak běžné členy, tak realizační tým neboli správce týmů, kteří potom mají na zdi týmu v členské sekci více pravomocí.

• Přidat do mailingu – přidání členů do dříve vytvořené mailingové zprávy

  Mailing

  Rozesílejte jednoduše e-maily hromadně nebo i pouze jednotlivým členům. Následně sledujte jejich statistiku po doručení i kdo si e-mail otevřel.

• Vytvořit platbu – přidání plátců do dříve vytvořené skupiny plateb

• Vytvořit pohyb na konto – vytvoření nové transakce členovi na existující členské konto

• Exportovat docházku – vytvoří export docházky pouze vybraných členů

• Deaktivovat – hromadná deaktivace vybraných členů

Zástupci členů

Deaktivovaní členové

• Členy, které deaktivujete (jednotlivě nebo hromadnou akcí) najdete v Správa > Členové > Další > Deaktivovaní členové.

• V deaktivovaných členech máte podobně jako v databázi aktivních členů možnost:

  • vyhledávat

  • exportovat – ikonka exportu

  • obnovit člena – kliknutím pravým tlačítkem na řádek s deaktivovaným členem (nebo kontextové menu přes 3 tečky)

  • aplikovat hromadné akce

    • obnovit členy

    • přidat štítky

    • odebrat štítek

Deaktivované členy nelze zcela odstranit. Na členy v průběhu využívání platformy vznikají různé návaznosti, které je dobré zachovat. Data o deaktivovaných členech je pro organizace, které na členy čerpají dotace, nutné uchovat i z legislativního hlediska. V plánu je však možnost anonymizace dat členů.

Externí databáze členů

Napojte si do Platformy EOS databázi ČUS, Českého florbalu nebo Českého hokeje.

Mapa členů

Oprávnění a přístup

• Oprávnění pro správu: Pro správu členů je vyžadováno oprávnění pro zápis v modulu Členové.

• Historie změn: Uživatelé s přístupem k modulu Logy mají možnost zobrazit historii všech změn v kterémkoli záznamu.