Jak vytvořit CSV
Vzorový soubor si můžete stáhnout níže, vyplnit a importovat do EOS. Jen je třeba myslet na to, že je třeba ho po úpravách vyexportovat ve formátu CSV (UTF-8). V Excelu využijte volbu Uložit jako místo Exportovat. Jedině tak je zaručen správný formát a přenos dat do platformy. Aplikace jako např. Excel, Numbers nebo Google Sheets budou jako výchozí formát používat např. XLSX, .numbers apod., které importovat možné není.
Vzorové tabulky pro základní a pokročilý import
Ve většině případů je vhodný a dostačující základní import – stačí pro něj jméno, příjmení, datum narození a e-mailová adresa. Zbytek údajů vám členové/zástupci vyplní sami při prvním přihlášení do platformy.
Stáhnout vzorový soubor pro základní import
V některých případech je potřeba o členech/zástupcích rovnou importovat více údajů.
Stáhnout vzorový soubor pro pokročilý import
Pravidla pro CSV
Platný CSV soubor – kdyby se soubor uložil např. do klasického XLS, tabulka by se v platformě ani nenačetla.
Jednoznačně definované sloupce – nesmí jich mít více stejný název.
Na pořadí sloupců nezáleží.
Soubor nemusí obsahovat všechny sloupce, stačí ty povinné.
Datum narození musí být v klasickém formátu s tečkami, např. 12.11.2000
Pro každého člena musí být uvedena pouze jedna e-mailová adresa (ale jedna e-mailová adresa může být uvedena u více členů – např. e-mail rodiče u jeho třech dětí, na kterou mu poté zašlete pozvánky).
Oddělovač polí musí být středník, nikoli čárka – toto ale Excel nebo Numbers při ukládání nabízejí jako hlavní nebo jedinou volbu, tak to většinou nemusíte ani řešit.
Kódování textu UTF-8. Při ukládání souboru zvolte CSV ve variantě UTF-8, pokud vám to program nabídne.
Údaje pro import
Jsou tři kategorie údajů, které můžete s každým členem importovat:
Povinné – ty jsou pro správné založení člena v databázi klíčové, bez nich import neproběhne.
Nepovinné – údaje, které mají u člena v členské databázi svá předdefinovaná pole, do nichž se informace z importu nahrají.
Vlastní pole – naimportujte ke členům libovolné další údaje do vlastních polí. Ty je pak možné si v databázi zobrazit jako sloupce a dále s nimi pracovat.
Volitelné – jakékoli další údaje/poznámky, které chcete u člena textově evidovat – naimportují se do jeho Infokarty, ve kterých však nelze vyhledávat, filtrovat apod.
Import údajů do vlastních polí
Přejděte do Správa > Nastavení > Vlastní pole > Členové.
Pomocí tlačítka "+" přidejte nové vlastní pole.
Vyplňte jeho název, typ a kdo k němu bude mít přístup.
Klikněte na tlačítko Přidat další možnosti a vyberte Sloupec v importu.
Vyplňte název, který bude sloupec ve vašem importu mít (povolené jsou malá písmena bez diakritiky, číslice a podtržítka).
Hodnota z daného sloupce importu se poté ke členovi zapíše do vytvořeného vlastního pole.
Vlastní pole
Vytvořte si různé typy vlastních polí, díky kterým budete moct zaznamenávat a spravovat libovolné dodatečné informace o členech nebo jejich zástupcích. Vlastní pole je možné si přidat jak k samotným členům/zástupcům, tak do formuláře registrace nového člena. Hodnoty v polích se navíc automaticky kontrolují dle typu pole, které vytvoříte.
Přehled jednotlivých sloupců pro import
Povinné údaje
first_name / křestní jméno člena
last_name / příjmení člena
birth_date /datum narození člena (vyžadováno, pouze pokud není v konfiguraci organizace platformy daného organizace nastaveno jinak)
Nepovinné údaje
email / kontaktní e-mail – importujte hned společně s povinnými údaji, pokud chcete člena/zástupce do platformy následně pozvat. Později e-mailové adresy hromadně doimportovat nelze! U dětí pod 16 let importujte kontaktní e-mail na rodiče.
phone_number / telefonní číslo člena
birth_number / rodné číslo (CZ, SK)
import_id / ID člena z jiné platformy nebo svazu – do EOS se naimportuje do pole "Externí ID"
insurance_company / číselný kód zdravotní pojišťovny (např. 111)
medical_records / případné zdravotní omezení člena nebo další údaje týkající se zdraví
health_checkup_expiration_date / datum vypršení aktuálně platné zdravotní prohlídky
club_registration_date / datum registrace/vstupu člena do vaší organizace
position / pozice na soupisce (pouze pro hráče) – hodnota musí odpovídat pozici nastavené v Správa > Nastavení > Členové > Pozice
jersey_number / číslo dresu (pouze pro hráče)
nationality / státní příslušnost (např. CZE, SVK aj. – ISO 3166-1 alpha-3)
gender / pohlaví (m/f nebo male/female, velikost písmene nerozhoduje)
street / ulice
city / město
postal_code / PSČ
country / země (např. CZE, SVK aj. – ISO 3166-1 alpha-3)
register_id / ID místa z databáze RÚIAN (pokud je zadáno a ověřeno, manuálně zadaná adresa bude nahrazena)
internal_note / interní poznámka
deleted_at / datum smazání/deaktivace člena (YYYY-MM-DD HH:MM:SS, DD.MM.YYYY HH:MM:SS, D.M.YYY HH:MM:SS)
r1_first_name / křestní jméno prvního zákonného zástupce
r1_last_name / příjmení prvního zákonného zástupce
r1_phone_number / tel. číslo prvního zákonného zástupce
r1_email / e-mail prvního zákonného zástupce
r2_first_name / křestní jméno druhého zákonného zástupce
r2_last_name / příjmení druhého zákonného zástupce
r2_phone_number / tel. číslo druhého zákonného zástupce
r2_email / e-mail druhého zákonného zástupce
Vlastní pole
název sloupce vlastního pole / libovolný údaj, který se propíše do vytvořeného vlastního pole vytvořeného v Správa > Nastavení > Vlastní pole > Členové
Volitelné údaje
libovolný název sloupce / jakýkoli další libovolný údaj, který se v textové podobě nahraje do tzv. Infokarty člena s názvem "Import dat"
Rozšířená oprávnění
team_groups / název konkrétního organizačního celku (popř. více celků oddělených čárkou), jak jsou vytvořené v platformě EOS – člen se rovnou přiřadí k danému celku a kdo má k celku oprávnění, bude moct člena přiřadit do příslušného týmu celku (pouze pro placenou funkci rozšířených oprávnění)
Jak import provést
V části Správa > Členové klikněte na tlačítko Další > Import.
Klikněte na "+" a nahrajte soubor.
Hotový import si rozklikněte a zkontrolujte. Pomocí záložek si můžete jednotlivé záznamy filtrovat dle toho, jestli jsou platné, nekompletní, duplicitní nebo je nemožné je importovat.
Všechny záznamy je možné ještě před zahájením importu upravit a doplnit, popř. pomocí tlačítka Přidat nový přidat další položku (dalšího člena).
Import do členské databáze provedete tlačítkem Zahájit import.
Oprávnění a přístup
Oprávnění pro správu: Pro správu importů členů je vyžadováno oprávnění pro zápis v modulu Členové.