Export pro Informační systém ČUS

Stručný postup

1. Připravte si seznam členů a zkontrolujte údaje, které se do IS ČUS přenášejí.

2. Vyfiltrujte si členy, které budete chtít z EOS do IS ČUS exportovat a proveďte export dat.

3. Zkontrolujte si vyexportovaná data a doplňte či upravte vybrané údaje.

4. Otevřete si IS ČUS a proveďte import dat.

Postup krok za krokem

Níže najdete podrobné kroky a tipy, jak provést export z EOS, ale i jak na import do IS ČUS.

Než začnete s exportem

• Připravte si seznam členů, které budete do IS ČUS chtít importovat. To nemusí být všichni členové, které evidujete ve své databázi. Doporučujeme všechny členy – tedy sportovce i trenéry, které evidujete v IS ČUS, označit štítkem. Štítky můžete v Správa > Členové přiřadit hromadně a pak dle nich filtrovat pro export.

• Zkontrolujte si údaje u všech členů, které se do IS ČUS přenášejí, abyste předešli chybám při importu a validaci v IS ČUS. Zkontrolujte zejména položky, které jsou označeny v seznamu polí níže jako povinné.

Pokud zjistíte, že potřebujete některé údaje doplnit/aktualizovat a neznáte je, můžete si data od aktivních členů ručně vyžádat. Tuto možnost najdete v Správa > Členové > detail člena nebo jako hromadnou akci ve Členech. Člen tak po přihlášení do platformy/appky bude muset projít kompletní kontrolou údajů.

EOS také umožňuje přímo importovat databázi IS ČUS. Tím se na členy v EOS naváží údaje, které v platformě evidovány nejsou (typicky ID systému ČUS), a při exportu pro IS ČUS se následně použijí. Výhledovým cílem EOS však je, abyste v platformě měli kompletně všechna data potřebná pro import do IS ČUS a tedy import externí databáze a navázání zbylých dat potřeba nebyl.

Export dat z EOS

• Vyberte členy, které chcete exportovat. Pokud nebudete exportovat všechny, výběr můžete provést pomocí filtrů na nastavený štítek. Zejména pokud vaše organizace má více oddílů, pak je nutné pro každý oddíl provést samostatný export a ten následně v IS ČUS importovat do příslušného oddílu.

  

  Takový aplikovaný filtr (pohled) si můžete uložit pro příští použití.

• Klikněte na tlačítko exportu v modulu Členové a zvolte Typ exportu ČUS a Formát exportu CSV.

Kontrola a úprava dat

• Otevřete si vyexportovaný soubor (např. v aplikaci Excel nebo Numbers).

  

  Při otevírání můžete dozvat na výběr, zdali chcete provést převod dat – zvolte Nepřevádět.

• Zkontrolujte, že všichni občané ČR mají uvedeno Rodné číslo a všichni cizinci Datum narození a Bydliště. Případné chyby opravte v EOS a proveďte export znovu.

• Zkontrolujte, že jsou příznakem správně označeni sportovci a trenéři, včetně data „Od“.

• Zkontrolujte Roli člena. Chybějící doplňte, chybné opravte.

• Pokud jste provedli nějaké úpravy, změny uložte.

Import do IS ČUS

Import nedohrává členy, ale importovaný soubor nahrazuje celou členskou základnu. Importem do IS ČUS se tedy veškerá původní data smažou a vloží se pouze ta, která se podaří importovat. Důrazně doporučujeme abyste si nejprve z IS ČUS členskou databázi exportovali do souboru jako zálohu.

Datová komunikace v IS ČUS (export a import) probíhá vždy samostatně za každý oddíl (sport). Organizace (zpravidla TJ), které mají více oddílů/sportů proto musí export z EOS provést za každý samostatně a poté je samostatně importovat k jednotlivým oddílům.

Přehled sloupců pro import – povinné údaje

• Jméno – křestní jméno

• Příjmení – příjmení

• Rodné číslo – formát čísla bez lomítka, není povinné pro cizince

• Občan čr – 1 = občan ČR, 0 = cizinec *1)

• Datum narození – formát DD.MM.RRRR, povinné pro cizince

• Pohlaví – Z = žena, M = muž

• Role – 3 = Ostatní; 2 = Aktivní sportovec; 1 = Aktivní sportovec v soutěžích *2) (nepřenáší se z EOS – nutno doplnit ručně v CSV)

• ID systému – NEUPRAVOVAT – Interní ID systému ČUS, u nových členů se nezadává – doplní si IS ČUS *4)

Přehled sloupců pro import – nepovinné údaje

• Město – název města / obce

• Městská část – městská část

• Ulice – název ulice

• Čp – číslo popisné

• Čo – Číslo orientační

• Psč – PSČ

• Telefon – telefon na člena nebo jeho zástupce

• Email – e-mailová adresa člena nebo jeho zástupce

• Sportovec od – datum, od něhož je osoba evidována jako sportovec *3) (EOS nastaví datum vyplněné v poli "Členem od")

• Sportovec četnost – počet sportování týdně (nepřenáší se z EOS – nutno doplnit ručně v CSV)

• Je trenér – je fyzická osoba trenér? 1 = ANO, 0 = NE (EOS nastaví 1 pokud je vyplněno pole "Správce týmu od")

• Je rozhodčí - je fyzická osoba rozhodčí? 1 = ANO, 0 = NE (nepřenáší se z EOS – nutno doplnit ručně v CSV)

• Trenér od – datum, od něhož je fyzická osoba evidována jako trenér *3) (EOS nastaví datum vyplněné v poli "Správce týmu od")

• Trenér četnost – počet trénování týdně (nepřenáší se z EOS – nutno doplnit ručně v CSV)

• ID člena ve svazu – interní číslo svazu, pokud je přidělené

• Štítky oddílu – interní štítky oddílu

• Poznámka – libovolná poznámka

V případě, že pro doplnění potřebujete i podrobný přehled docházky nebo událostí, můžete si je snadno vyexportovat v Správa > Události > Další > Export.

Poznámky:

1) Do IS ČUS se přenáší pouze informace, zdali je osoba občan ČR, nebo cizinec. Národnost se u cizinců do IS ČUS neimportuje, můžete si ji následně upravit ručně přímo v IS ČUS.

2) Definice "Role" pro "Aktivní sportovec v soutěžích" je v případě ČUS odlišná od definice NSA a nijak nesouvisí s dotační výzvou NSA.

3) Pole "Členem od" a "Správce týmu od" v detailu člena musí být vyplněné pouze jedno, tedy "Členem od" pro sportovce nebo "Správce týmu od" pro trenéry.

4) Interní ID pocházející z IS ČUS se dle manuálu k IS ČUS nemá měnit. Testováním bylo ověřeno, že pokud se importuje člen, který již v IS ČUS existuje, tak se úspěšně importuje i v případě, že pole "ID systému – NEUPRAVOVAT" nebude vyplněné.

Obecná pravidla pro CSV

• Pokud soubor otevíráte např. v aplikaci Excel, nenechávejte provádět žádné převody dat.

• Neměňte nijak strukturu dokumentu, tedy formát buněk, záhlaví či pořadí sloupců. Změna šířky sloupce nevadí.

• Kódování textu je UTF-8. Při ukládání souboru zvolte CSV ve variantě UTF-8, pokud vám to program nabídne.