Přístup do platformy EOS je možný na základě e-mailové adresy a vytvořeného hesla. EOS rozlišuje dva druhy přístupů – přístup člena a přístup zástupce. Člen samotný má tedy svůj vlastní přístup (pokud už má svou mailovou adresu) a jeho zástupci, typicky rodiče, mají do platformy také své vlastní přístupy. Jsou pak ke členovi, kterého zastupují, přidružení.
Věky, od kterých má platforma považovat člena za plnoletého, může mít každá organizace nastavené libovolně. Výchozí stav dvou zásadních věků je 16 (tzv. věk pro změnu údajů) a 19 let (rozhodný věk). Věkové nastavení pro vaši platformu si můžete zkontrolovat v části Správa > Nastavení > Konfigurace platformy. Na požádání vám tyto věky můžeme změnit my – napište na support@eos.cz.
Je to hranice, po jejímž dovršení může člen sám měnit své kontaktní a jiné údaje, resp. zasílat požadavky na jejich změnu. Také je to věk, od kterého za sebe člen může udělovat souhlasy (to však závisí na nastavení konkrétního souhlasu). S tím souvisí to, že jakmile je člen pod touto věkovou hranicí, je pro první přihlášení do platformy přístup zástupce, který údaje a souhlasy vyřeší. Proto je také při prvním importu členů třeba, abyste u dětí pod touto hranicí naimportovali jako kontaktní mailovou adresu e-mail zástupce. Ten projde procesem a poté může sám pozvat své dítě, popř. to může udělat někdo ze správy organizace.
Jedná se o hranici plnoletosti pro účely platformy EOS – tedy věk, do jehož dovršení jsou u člena vyžadovány kontaktní údaje alespoň na jednoho zástupce.
Když vezmeme v potaz výchozí věkové hranice 16 a a 19 let, jsou možné tyto varianty:
člen starší 19 let má svůj členský přístup a nepotřebuje ani uvádět zástupce.
člen mezi 16 do 19 lety má svůj členský přístup a musí uvést alespoň jednoho zástupce, který může, ale nemusí mít svůj aktivní zástupcovský přístup.
člen mladší 16 let má svůj členský přístup a musí uvést alespoň jednoho zástupce, který musí mít také svůj aktivní zástupcovský přístup.
člen mladší 16 let nemá členský přístup, zastupuje ho jeden nebo více zástupců, kteří mají každý své vlastní přístupy.
Spravuje se v detailu člena v Správa > Členové. Na řádku s názvem Uživatel člena můžete vidět:
Tlačítko Pozvat člena (když nemá vytvořený přístup a nikdo mu ani nezaslal pozvánku).
Žlutě zbarvenou e-mailovou adresu (byla mu poslána pozvánka, ale ještě pozvánkou neprošel (při najetí myší na tuto adresu se zobrazí i datum a čas odeslání pozvánky). Tento stav ukazuje i žlutá tečka vedle jména člena ve výpisu členů.
Zeleně zbarvenou e-mailovou adresu (člen má vytvořený aktivní uživatelský přístup). Jediné, co mu může bránit v přihlášení, by byla situace, kdy se jedná o dítě, za které se nejdříve musí přihlásit jeho zástupce (viz výše).
Pokud se něco nepovedlo (někdy se stává, že rodič si omylem přes pozvánku vytvoří členský přístup místo rodičovského), je možné tady pozvánku zrušit a poslat znovu, popř. zcela odebrat členský přístup a začít znovu.
Pokud je členovi méně, než je rozhodný věk, najdete v detailu člena dole správu zástupců. Tam se objeví zástupce, který dostal za člena pozvánku, kterou prošel a vybral v ní, že je zástupce. Popř. tu rodiče můžete vytvořit i ručně a pozvánku mu poslat. Člen může mít více zástupců, přičemž každý má svůj vlastní přístup. Při najetí na ikonku před jménem zástupce uvidíte informaci, zda už zástupce má, nebo nemá vytvořený svůj uživatelský účet, případně jestli už mu byla poslána pozvánka. Zvláště u členů mezi věkem pro změnu údajů a rozhodným věkem tu mohou být zástupci, kteří nemají svůj aktivní přístup – pouze tam o nich máte záznam s kontakty (červená ikonka). Jakmile člen překročí hranici rozhodného věku, není už vyžadováno, aby u sebe měl záznam o zástupci.
Pokud je nějaký váš člen (sportovec, trenér, sekretář) zároveň i zástupce dítěte, které je také členem organizace, stačí tomuto zástupci ke všemu pouze jeden uživatelský účet. Stačí, když je do platformy pozvaný jak za sebe, tak za dítě pod stejnou mailovou adresou. Účty se spárují a zástupce se bude moct mezi sebou a dítětem snadno přepínat.
Platí to stejné jako v předchozím odstavci – jeden zástupce může být pod stejnou mailovkou přiřazen k více dětem a pak se mezi nimi přepínat.
Rozeslané pozvánky (a další maily z platformy) můžete přehledně sledovat v položce Log e-mailů. Tam uvidíte i to, zda byly v pořádku doručeny a přečteny.
