Umístění modulu
Správu souborů členů najdete v části Správa > Členové > Soubory členů.
Jedná se o stránku pro přehlednou práci se všemi soubory všech členů. Pro práci se soubory jednotlivých členů můžete přejít do detailu člena.
Databáze členů
Databáze všech vašich členů včetně jejich případných zástupců – aktivních i neaktivních. V ní je k dispozici vyhledání, pokročilé filtrování, import a nejrůznější exporty.
Vytvoření nového souboru
Nový soubor se vytvoří, když člen odešle požadavek obsahující soubor – ten si můžete ke členovi rovnou uložit.
Požadavky na management
Prostřednictvím požadavků na management můžete vytvářet tickety na jednotlivé členy a získávat tak od nich různé informace nebo dokumenty. Členové zase mohou vytvářet tickety na management, pokud potřebují o něco požádat.
Nový soubor k jednotlivému členovi vytvoříte také v Správa > Členové > Detail člena > Soubory anebo právě na přehledové stránce Soubory členů:
Klikněte na Nový soubor (nebo tlačítko “+”) a soubor nahrajte.
Vyberte Člena, ke kterému soubor nahráváte.
Pro lepší organizaci vyplňte Název souboru, vyberte Štítky a/nebo vyplňte Interní poznámku.
Štítky souborů
Pro lepší organizaci souborů členů si můžete vytvořit vlastní štítky pro následné označování a filtrování souborů.
Nastavte Přístup – zdali soubor bude viditelný jen správě organizace, realizačnímu týmu nebo i členovi samotnému.
Člen pak své vlastní soubory, které mu nastavíte jako viditelné, vidí v Členská sekce > Můj přehled > Profil člena > Soubory.Při tvorbě nebo úpravě souboru vyberte, jestli chcete členovi zaslat na upozornění na jemu přístupný soubor / změnu v souboru.
Seznam souborů a akce
Vyhledávání a filtrování
Pomocí vyhledávacího řádku vyhledávejte soubory dle jména člena, názvu souboru, interní poznámky.
Filtrujte ve všech souborech dle těchto parametrů:
Datum vytvoření – filtrujte si soubory členů dle data a času vytvoření.
Poslední změna – filtrujte si soubory členů dle data poslední změny souboru.
Přístup – zafiltrujte si v souborech členů dle toho, jestli do nich má přístup správa organizace, realizační tým nebo i sám člen ve svém profilu.
Štítky – filtrujte si soubory dle přiřazených štítků. Můžete zároveň kombinovat přiřazené a vyloučené štítky a zobrazit si např. soubory, které mají přiřazený štítek A, ale zároveň nemají štítek B.
Další akce
V seznamu najdete v jednotlivých sloupcích důležité informace o souborech, včetně možnosti náhledu a stažení.
Klikněte pravým tlačítkem na řádek se souborem (popř. kontextové menu tři tečky) a k dispozici jsou akce:
Rychlý náhled dokumentu
Stáhnout dokument
Historie změn
Upravit
Smazat – kompletně smaže dokument od člena
Oprávnění a přístup
Oprávnění pro správu: Pro správu souborů členů je vyžadováno oprávnění pro zápis v modulu Členové.
Historie změn: Uživatelé s přístupem k modulu Logy mají možnost zobrazit historii všech změn v kterémkoli záznamu.