Export pro Rejstřík sportu NSA

Stručný postup

1. Připravte si seznam členů a zkontrolujte údaje, které se do Rejstříku sportu (RS) přenášejí.

2. Vyfiltrujte si členy, které budete chtít z EOS do RS exportovat a proveďte export dat.

3. Zkontrolujte si vyexportovaná data a doplňte či upravte vybrané údaje.

4. Otevřete si RS a proveďte import dat.

Z vlastní zkušenosti s importem dat do RS doporučujeme nové členy přidávat už v průběhu roku, a ne jen jedním importem před podáním žádosti. Tzn. členy nově zaregistrované do EOS rovnou zadat i do RS (ať už jednotlivě, nebo importem). Tak budete mít jistotu, že členové byli RS ověřeni (nalezeni v registru obyvatel), a budete mít prostor získat případné správné osobní údaje včas. Před samotným podáním žádosti jen provedete aktualizační import s počtem tréninků a soutěží jednotlivých členů.

Postup krok za krokem

Níže najdete podrobné kroky a tipy, jak provést export z EOS, ale i jak na import do RS.

Než začnete s exportem

• Připravte si seznam členů, které budete do RS chtít importovat. To nemusí být všichni členové z vaší databáze. Doporučujeme všechny členy – tedy sportovce i trenéry, které v RS evidujete, označit štítkem. Štítky můžete v Správa > Členové přiřadit hromadně a pak dle nich filtrovat pro export.

• Zkontrolujte si údaje u všech členů, které se do RS přenášejí, abyste předešli chybám při importu a validaci v RS. Zkontrolujte zejména položky, které jsou označeny v seznamu polí níže jako povinné.

Pokud zjistíte, že potřebujete některé údaje doplnit/aktualizovat a neznáte je, můžete si data od aktivních členů ručně vyžádat. Tuto možnost najdete v Správa > Členové > detail člena nebo jako hromadnou akci ve Členech. Člen tak po přihlášení do platformy/appky bude muset projít kompletní kontrolou údajů.

Export dat z EOS

• Vyberte členy, které chcete exportovat. Pokud nebudete exportovat všechny, výběr můžete provést pomocí filtrů na nastavený štítek.

  

  Zafiltrovaný pohled na databázi členů si můžete uložit pro příští použití.

• Klikněte na tlačítko exportu v modulu Členové a zvolte Typ exportu Rejstřík NSA a Formát exportu CSV.

Kontrola a úprava dat

• Otevřete si vyexportovaný soubor (např. v aplikaci Excel nebo Numbers).

  

  Při otevírání můžete dozvat na výběr, zdali chcete provést převod dat – zvolte Nepřevádět.

• Zkontrolujte, že všichni občané ČR mají uvedeno Rodné číslo a všichni cizinci Datum narození a Bydliště. Případné chyby opravte v EOS a proveďte export znovu.

• Zkontrolujte, že jsou příznakem správně označeni sportovci a trenéři, včetně data „Od“.

• Zkontrolujte druh sportu, četnost sportování a zařazení do soutěží. Chybějící v tabulce doplňte.

• Pokud je člen sportovcem i trenérem současně, je nutné jeho záznam duplikovat (zkopírovat řádek) a upravit políčka (buňky) na každém řádku příslušející pouze jeho roli.

• Pokud jste provedli nějaké úpravy, změny uložte.

Import do RS

Před zahájením importu doporučujeme změnit název souboru tak, aby obsahoval např. pořadové číslo. Pokud byste prováděli v RS import znovu, nesmí mít nově importovaný soubor stejný název jako některý předešlý.

• Po provedení importu zkontrolujte, které záznamy (členy) RS přijal a které odmítl jako chybné. Seznam chybných záznamů lze z RS exportovat a podrobit kontrole.

• Následně můžete importní soubor opravit, upravit jeho název tak, aby byl pro RS unikátní a znovu provést import.

• Pokud se některého člena nepodaří importovat, zkuste jej do RS zadat ručně.

Přehled sloupců pro import – povinné údaje

• JMENO – křestní jméno *1)

• PRIJMENI – příjmení *1)

• RODNE_CISLO – formát čísla bez lomítka, není povinné pro cizince

• OBCANSTVI – kód občanství, musí odpovídat číselníku RS

• DATUM_NAROZENI - formát DD.MM.RRRR, povinné pro cizince

• POHLAVI – Ž = žena, M = muž – povinné pouze pro nově registrované, jinak musí být shodné se stávajícím záznamem

• NAZEV_OBCE – povinné pro cizince *2)

• CISLO_POPISNE – povinné pro cizince *2)

  

  Narazili jsme na výjimečné případy týkající se čísla evidenčního, kdy v EOS je adresa ve tvaru např. Slovenská ev. č. 25; Karlovy Vary; 36001, a číslo se v ověřené adrese dle RÚIAN do pole CISLO_POPISNE zapíše včetně fráze "ev.č.". To bohužel RS vyhodnotí jako chybu, kterou je třeba opravit v souboru ručně – vymazat z pole veškerý text a ponechat jen samotné číslo.

• PSC – povinné pro cizince *2)

• SPORTOVEC – je fyzická osoba sportovec? 1 = ANO, 0 = NE *3) (EOS nastaví 1 pokud je vyplněno pole "Členem od")

• SPORTOVCEM_OD – datum, od kterého je osoba evidována jako sportovec, povinné pro sportovce *3) (EOS nastaví datum vyplněné v poli „Členem od“)

• SPORTOVEC_DRUH_SPORTU – číslo druhu sportu dle číselníku NSA, pokud nelze zařadit, pak kód 999, povinné pro sportovce *4) (nepřenáší se z EOS – nutno doplnit ručně v CSV)

• SPORTOVEC_UCAST_SOUTEZE_POCET – číslo = Počet soutěžních dnů (0 = neúčastní se soutěží) Důležité pro správné zařazení do dotační kategorie NSA *5) (nepřenáší se z EOS – nutno doplnit ručně v CSV)

• TRENER – je fyzická osoba trenér? 1 = ANO, 0 = NE *3) (EOS nastaví 1 pokud je vyplněno pole "Správce týmu od")

• TRENEREM_OD – datum, od kterého data je fyzická osoba evidována jako trenér, povinné pro trenéry *3) (EOS nastaví datum vyplněné v poli "Správce týmu od")

• TRENER_DRUH_SPORTU – číslo druhu sportu dle číselníku NSA, pokud nelze zařadit, pak kód 999, povinné pro sportovce *4) (nepřenáší se z EOS – nutno doplnit ručně v CSV)

Přehled sloupců pro import – nepovinné údaje

• TITUL PŘED

• TITUL PŘED

• NAZEV_CASTI_OBCE *2)

• NAZEV_ULICE *2)

• CISLO_ORIENTACNI *2)

• SPORTOVCEM_DO – Pokud členství trvá, toto pole se nevyplňuje

• SPORTOVEC_CETNOST – Počet sportování týdně (celé číslo), Důležité pro správné zařazení do dotační kategorie NSA *5) (nepřenáší se z EOS – nutno doplnit ručně v CSV)

• TRENEREM_DO – Pokud členství trvá, toto pole se nevyplňuje

• TRENER_CETNOST - Počet trénování týdně (celé číslo) (nepřenáší se z EOS – nutno doplnit ručně v CSV, ale není povinné)

• EXT_ID – Vlastní identifikátor sportovní organizace

• SVAZ_ICO_SKTJ – Vyplňují pouze sportovní svazy

V případě, že pro doplnění potřebujete i podrobný přehled docházky nebo událostí, můžete si je snadno vyexportovat v Správa > Události > Další > Export.

Poznámky:

1) Jméno a Příjmení je v RS kontrolováno na registr obyvatel. Jméno musíte mít v EOS zapsáno přesně tak, jak je v matrice, tedy občanském průkazu či rodném listu. Pozor na více křestních jmen (někdy nemusí být zapsána) či jména u cizinců, kdy musí odpovídat záznamu víza nebo položce "matriční záznam" na kartě povolení k pobytu.

2) Adresa musí odpovídat adrese trvalého pobytu a je kontrolována na registr adres. Tuto kontrolu na registr provádí i EOS. Pokud adresa zadaná v EOS odpovídá registru, je u ní uvedeno "Ověřená adresa".

3) Pole "Členem od" a "Správce týmu od" v detailu člena – musí být vyplněné pouze jedno, tedy Členem od pro sportovce nebo "Správce týmu od" pro trenéry, popř. oboje, pokud je osoba současně sportovcem i trenérem.

4) "Číselník druhu sportů" NSA si můžete stáhnout na webu: https://rejstriksportu.cz/dashboard/public/dokumentace – v sekci "Formulář pro vyplnění sportovců a trenérů".
Pokud má člen více než jeden druh sportu (novinka od roku 2024), je třeba, aby pro daného sportovce bylo v importní tabulce tolik řádků, kolik má sportů, a lišit se bude jen druh sportu, četnost tréninků a počet soutěží.

5) Nastavení "Sportovec v soutěžích" a "Četnost tréninků" je nutné vyplnit vždy v souladu s podmínkami aktuální dotační výzvy NSA. Za správnost odpovídá vždy žadatel o dotaci.

Obecná pravidla pro CSV

• Pokud soubor otevíráte např. v aplikaci Excel, nenechávejte provádět žádné převody dat.

• Neměňte nijak strukturu dokumentu, tedy formát buněk, záhlaví či pořadí sloupců. Změna šířky sloupce nevadí.

• Kódování textu je UTF-8. Při ukládání souboru zvolte CSV ve variantě UTF-8, pokud vám to program nabídne.