Postupováním podle níže uvedených bodů krok za krokem si ušetříte spoustu problémů už na samém začátku. V případě dotazů se můžete vždy obrátit na svého zástupce EOS nebo využít pomoc dostupnou na adrese support@eosclub.app.
Už jsme platformu prošli společně a teď je čas si pohrát s vlastní zkušební verzí. Máte na to 30 dní a pro ostrou verzi platformy vám v ní pak můžeme ponechat všechna vytvořená data.
Pokud si chcete Platformu EOS ještě proletět nebo ji ukázat kolegům, použijte toto video:
Na úvod bude třeba nastavit oprávnění pro další členy, přidat bankovní účet a propojit ho s bankovnictvím, nastavit platformu, ať vyhovuje vašim potřebám.
První kroky pro nastavení platformy
Instrukce pro základní nastavení Platformy EOS – pokud jste si ji právě pořídili nebo si potřebujete možnosti základního nastavení oživit.
Další členy, kteří budou platformu testovat, můžete vytvořit ručně. Pro vytvoření členské databáze je později nejefektivnější využít hromadný import. Druhou možností je nechat členy zaregistrovat přes online registrační formulář vaší platformy.
Import členů
Hromadný import členů je jedním z prvním kroků po pořízení platformy EOS. Je ale užitečný také kdykoli později, když potřebujete do databáze snadno přidat více členů najednou.
Online registrace člena
Prostřednictvím online registračního formuláře se členové klubu mohou zaregistrovat do vaší klubové platformy.
Týmy jsou de facto skupiny členů a jejich vedoucích rozdělené tak, jak s nimi potřebujete fungovat – posílat jim zprávy, tvořit pro ně události, rozesílat jim hromadně platby.
Tvorba týmu/zdi a jejich přehled
Díky týmům si vaše členy rozdělte do jednotlivých skupin – tak, jak spolu reálně fungují. S každým týmem také vznikne komunikační zeď týmu v Členské sekci.
Soupisky / Složení týmů
Vytvořte složení jednotlivých týmů – přiřaďte do týmů jak běžné členy, tak realizační tým neboli správce týmů, kteří potom mají na zdi týmu v členské sekci více pravomocí.
Než členy do platformy pozvete, můžete jim připravit kalendáře – vytvořit opakované události, e-přihlášky na akce nebo třeba nominace/pozvánky.
Obecné události
Obecná událost je jednou ze čtyř druhů událostí, které lze v platformě EOS vytvořit. Lze u nich nastavit pravidelné opakování. Událost může být určená pro jednotlivé týmy/skupiny, vybrané podskupiny nebo pro celý klub. Lze u ní sledovat statistiky docházky. Po vytvoření a aktivaci se událost rovnou zobrazí členům, pro které je určená.
E-přihlášky
E-přihláška je jednou ze čtyř druhů událostí, které lze v platformě EOS vytvořit. Je možné je propojit s automatickou platbou pro účastníky a jejich nejčastější využití je na soustředění, kempy nebo třeba semináře.
Nominace/Pozvánky
Nominace (v nesportovní variantě platformy Pozvánka) je jednou ze čtyř druhů událostí, které lze v platformě vytvořit. Hodí se především v případě, kdy na danou akci chcete pozvat konkrétní lidi napříč organizací.
Pořádání
Pořádání je jednou ze čtyř druhů událostí, které lze v platformě EOS vytvořit. Hodí se, pokud organizujete nějakou akci a potřebujete si zajistit pomoc od vašich členů, popř. je za pomoc odměnit.
Také můžete rovnou vytvořit pro členy platby, třeba hromadně právě pomocí nadefinovaných týmů – členské příspěvky, platbu za nějakou akci atp. Doporučujeme platby nejdříve vytvořit jako neaktivní, aby se členům ještě nerozeslaly notifikace.
Platby
Platforma EOS umožňuje tvořit platební předpisy pro vaše členy, evidovat všechny příchozí platby, generovat potvrzení o úhradě, tvořit přehledy a exporty. To vše s napojením na internetové bankovnictví pro automatické párování plateb z účtu.
Pokud budete přes platformu EOS sbírat souhlasy, je třeba je připravit s předstihem. Nastavte si a aktivujte souhlas Registrace člena (dlouhodobý souhlas s registrací do organizace vycházející ze stanov). Můžete taky vytvořit libovolné další souhlasy, třeba se zpracováním osobních údajů.
Rozhodli jste se přejít do ostré verze a zanedlouho už hromadně do EOS pozvete členy a rodiče. Vyřešíme společně smlouvu a platformu přehodíme k vám na doménu (např. clen.vasedomena.cz). Pro to stačí nastavit DNS záznam na vaší doméně, konkrétně takto:
typ záznamu: CNAME
název (hostname): clen/klub/eos/cokoli
TTL: 1800
hodnota: gw.eosclub.zone
Toto je jeden z nejdůležitějších bodů. Chystáte se do platformy pozvat členy a/nebo jejich zástupce. Nejhorší cesta je jim bez upozornění rozeslat pozvánky a předpokládat, že se ochotně a bez problémů zaregistrují. Dejte si s nimi schůzku nebo jim alespoň váš záměr začít používat EOS vysvětlete v e-mailové zprávě. Sdílejte s nimi podrobné, přímočaré instrukce. Šablonu jsme pro vás připravili:
Jak začít s EOS – instrukce pro členy/zástupce
Tento článek obsahuje šablony, které můžete sdílet s vašimi členy a/nebo jejich zástupci. Jsou to instrukce, jak začít fungovat v Platformě EOS. Šablonu si případně upravte dle svých potřeb. Efektivní způsob je vyvěsit ji jako článek na váš web, popř. ji sdílet jinou cestou, která vám vyhovuje.
A je to tady! Hromadnou akcí v modulu Členové už můžete všem rozeslat pozvánky, přes které si vytvoří uživatelské účty.
Databáze členů
Databáze všech vašich členů včetně jejich případných zástupců – aktivních i neaktivních. V ní je k dispozici vyhledání, pokročilé filtrování, import a nejrůznější exporty.
Možná jste se rozhodli neimportovat členy hromadně, ale nechat je zaregistrovat samostatně přes online registrační formulář. Tento postup má oproti importu o dva kroky navíc – členové se musí aktivně přes formulář zaregistrovat a vy musíte nové registrace schvalovat. Poté členům přijde pozvánka do platformy a další postup už je totožný.
Častým problémem je, že se zástupce (rodič) do vaší platformy zaregistruje jako člen (dítě). Jak situaci řešit se dočtete v samostatných článcích:
Řešení problémů: S dokončením registrace ti musí pomoct tvůj zástupce
Hlásí vám člen nebo jeho zástupce, že mu nejde dokončit registrace? Že se nemůže přihlásit?
Řešení problémů: Přístup člena vs. zástupce
Platforma rozlišuje přístupy členů a jejich zástupců. Také je snadno možné řešit situace, kdy zástupce já sám zároveň členem nebo má v klubu více dětí. Jak správně pracovat s přístupy člena a zástupce?
Kdykoli v průběhu zkušební verze nebo využívání platformy se můžete ozvat svému EOS zástupci, popř. napsat na podporu na support@eos.cz.
Články k jednotlivým částem podpory a také chytrého EOSbota, který také se vším poradí, najdete v databázi EOS Help.
