Umístění modulu
Pro přístup k modulu přejděte do Správa > Události.
Vytvoření nové obecné události
Klikněte na tlačítko s ikonou “+“.
Vyberte buď Nová událost a poté Obecná nebo rovnou zvolte Obecná.
Pro koho je událost určená
Zvolte, zda událost bude pro celou organizaci nebo pro konkrétní tým/y.
Také ji můžete omezit jen na určité podskupiny, pokud je máte vytvořené.
Základní údaje
Typ události – vyberte z typů vytvořených v Nastavení > Události > Typy událostí.
Z typu události také vychází to, jestli se pro obecnou událost bude sledovat docházka.
Typy událostí
Vytvořte a nastavte si vlastní typy událostí vhodné pro vaši organizaci. Ty budete přiřazovat jednotlivým událostem, které se tak budou chovat dle parametrů nastavených v jednotlivých typech.
Docházka týmu
Jako správce týmu můžete pracovat s docházkou členů – ukládat ji na jednotlivých událostech a zobrazovat si přehledové statistiky.
Pro obecnou událost tedy můžete vybírat jak typy události se sledováním docházky, tak bez sledování docházky. Dle vašeho výběru se potom událost chová – u docházkových mohou členové a správci vybírat z vámi nadefinovaných možností účasti, reálnou docházku správci ukládají a vznikají statistiky docházky. U nedocházkových jsou pro účastníky na výběr pouze možnosti mám zájem / nemám zájem. U takto nastavené obecné události nelze po začátku události Spravovat docházku a nevzniká statistika a přehled docházky.Definice účastí
Vytvořte si vlastní typy účastí pro docházkové události, ze kterých si pak člen vybírá svou účast na události, resp. správce týmu nastavuje účast členů při ukládání docházky.
Správa docházky
Na události, které mají nastavené sledování docházky, se členové postupně mohou přihlašovat a vy tak máte v reálném čase přehled, kdo se účastní a kdo se omlouvá. Poté můžete docházku uložit a ta se zapíše do statistik týmu.
Název – název události zobrazovaný zájemcům
Krátký popis – prostor pro základní informace, které jsou vidět u události v Členské sekci bez nutnosti otevření detailu události
Popis pro veřejné obrazovky – při využití funkce Veřejné obrazovky lze přidat popis události, který se bude na veřejné obrazovce zobrazovat
Začátek a Konec (datum a čas) události
U opakovaných událostí se jedná o Začátek a Konec první události. Frekvenci opakování nastavíte následně.
Opakování
jednorázová událost
každý týden
každé dva týdny (= 1x za 14 dní)
každý měsíc (= 1x za měsíc)
Konec opakování – vyberte datum poslední události ze série opakování
Místo
vyberete místo předvytvořené v sekci Správa > Místa
Místa událostí
Vytvořte si katalog vlastních míst, která následně můžete přiřazovat k událostem. Místa si můžete sdružovat i do kategorií.
po zaškrtnutí Vyplnit místo ručně můžete vepsat libovolné vlastní
Popis – prostor pro podrobnější informace o události
Náplň události – zde uveďte, jaký program daná událost (např. trénink) bude mít. V případě opakujících se událostí se náplň propíše do všech opakování. Pro možnost vyplnění je třeba nejdříve tuto možnost zapnout u Typu události.
Náplň události
U každé události je možné zadávat náplň činností na dané události, která je vyžadována např. pro účely dotace od NSA.
Parametry pro přihlašování
Určete kapacitu (neomezená nebo konkrétní počet s počtem náhradníků).
Pokud je kapacita plná a někdo z přihlášených se odhlásí, první přihlášený náhradník se automaticky posune mezi hlavní účastníky a přijde mu notifikace.
Bonus pro účastníky
Zvolte typ bonusu, který členové za účast dostanou:
žádný
za účast – částka není ovlivněná délkou události
za hodinu – konečná částka se vypočítává dle délky trvání události
Při výběru za účast / za hodinu je třeba vybrat Členské konto, na které se bonus po skončení události a potvrzení účasti připíše.
Následně vepište Výši bonusu (v korunách / v bodech – dle nastavení Členského konta).
Účastnický poplatek
Určete, zda bude vyžadován poplatek:
žádný
za účast
Při výběru za účast je třeba vyplnit Členské konto, ze kterého se poplatek strhne
Následně vepište Částku.
Zaklikněte Strhnout poplatek z členského konta automaticky při vyjádření účasti, pokud chcete tuto akci zautomatizovat. V opačném případě poplatek ještě potvrzujete po skončení události.
Práce s členskými konty
Členská konta jsou virtuální účty členů organizace, na něž je možné ručně nebo automaticky zaznamenávat plusové a minusové transakce. Je tak možné evidovat např. odměny nebo bonusy pro členy za jejich činnost, nebo naopak strhávat účastnické poplatky nebo pokuty. To vše transakcemi vytvořenými ručně nebo i automaticky.
Další nastavení
Seznam účastníků viditelný členům (netýká se správců týmů – ti vidí vždy omluvené včetně omluvenek):
ne – běžní členové mezi sebou neuvidí, kdo se události účastní a kdo ne.
ano, bez omluvenek – členové mezi sebou vidí, kdo se události účastní a kdo ne, ale nevidí důvod neúčasti.
ano, včetně omluvenek – členové mezi sebou vidí, kdo se události účastní a kdo ne. U omluvených pak vidí i důvod.
Povolit komentáře k události – při zaškrtnutí členové mohou k události přidávat komentáře.
Zobrazovat událost na webu – pokud používáte EOS web, je možné událost zobrazovat i na webu.
Automatické připsání odměny správci týmu / trenérovi – odměna správci týmu bude připsána automaticky v momentě uložení docházky. V opačném případě bude pro připsání odměny na členské konto potřeba krok manuálního potvrzení odměny. Výše odměny se nastavuje na soupisce / ve složení skupiny.
Možnost automatických odměn je pouze u typu události se sledováním docházky. Nejdříve je také třeba vytvořit a přiřadit roli správcům týmu.Správci týmu
Modul umožňuje definovat různé role pro členy realizačního týmu, které lze následně přiřadit členům v modulu Soupisky / Složení týmů.
Tvorba soupisky / složení týmu
Vytvořte složení jednotlivých týmů – přiřaďte do týmů jak běžné členy, tak realizační tým neboli správce týmů, kteří potom mají na zdi týmu v členské sekci více pravomocí.
Práce s členskými konty
Členská konta jsou virtuální účty členů organizace, na něž je možné ručně nebo automaticky zaznamenávat plusové a minusové transakce. Je tak možné evidovat např. odměny nebo bonusy pro členy za jejich činnost, nebo naopak strhávat účastnické poplatky nebo pokuty. To vše transakcemi vytvořenými ručně nebo i automaticky.
Notifikace
Nastavte Připomenutí před událostí – jak dlouho před začátkem události se členům její konání notifikací připomene:
nepřipomínat nikomu
připomenout účastníkům a nevyjádřeným – notifikace připomínající událost přijde všem, kteří vyjádřili kladnou účast + těm, pro které je událost určená, ale zatím svou účast nevyjádřili.
připomenout jen nevyjádřeným – notifikace připomínající událost přijde jen těm, kteří zatím svou účast nevyjádřili.
Vyberte, zda Zaslat členům notifikaci na novou událost – ta přijde hned, jakmile událost vytvoříte, popř. aktivujete, pokud ji chcete aktivovat později.
Při úpravě události tady můžete vybrat, jestli chcete zaslat notifikaci na změnu události – přijde všem, kterých se událost týká (tedy všem přihlášeným nebo nevyjádřeným účastníkům).
Dokončete proces kliknutím na Vytvořit.
Práce s obecnými událostmi
Přejděte do Správa > Události, kde najdete přehled všech událostí s možností filtrovat, řešit exporty apod. Všechny možnosti můžete prozkoumat v samostatném článku.
Přehledy událostí
V platformě si podle potřeby můžete zobrazovat různé přehledy událostí dle toho, co vás aktuálně zajímá. Můžete v nich také vyhledávat nebo je filtrovat.
Detail události a přílohy
Kliknutím na název události se dostanete do jejího detailu se všemi podrobnostmi na jednom místě.
V bloku Jednotlivá opakování události najdete seznam všech nadcházejících událostí v sérii.
Kliknutím na Upravit v bloku Přílohy nebo na stránce kliknutím na Další > Přílohy můžete k události přidat přílohy – formou přiloženého souboru nebo dokumentu, který už máte nahrané v Platformě. Příloha se pak zobrazuje všem zájemcům a účastníkům ke stažení.
Tvorba a sdílení dokumentů
Sdílejte dokumenty s jednotlivými týmy. Vyberte, jestli budou určené pro běžné členy, správci týmu nebo jen správa organizace. Dokumenty se pak zobrazují v členské sekci.
Další akce a možnosti
Po kliknutí na kontextové menu (tři tečky) u jednotlivé události jsou k dispozici tyto akce:
Účastníci – zobrazí účastníky
Zobrazí se pouze účastníci, kteří se k účasti aktivně vyjádřili, ne ti, od kterých se účast očekává. Pro kompletní přehled jak aktivně vyjádřených účastníků, tak těch očekávaných, kteří se k účasti nevyjádřili, přejdete v Členské sekci do detailu docházky události.Docházka týmu
Jako správce týmu můžete pracovat s docházkou členů – ukládat ji na jednotlivých událostech a zobrazovat si přehledové statistiky.
Kopírovat událost – pro rychlé založení nové, podobné události
Upravit – možnost editovat cokoli v události s možností zakliknout Zaslat členům notifikaci o změně události.
Historie změn – pokud k tomu má člen oprávnění, zobrazí si všechny změny, které se u dané položky odehrály
Převést na jiný druh události
Zrušit
pokud jsou v Nastavení vytvořené některé důvody zrušení, je třeba jeden vybrat. Také je možné nechat zaslat na zrušenou událost notifikaci všem členům, kterých se týká.
V případě zrušení události uvidí členové v Členské sekci akci červeně přeškrtnutou s nápisem Zrušeno. Účast už jim nepůjde vyjádřit.Důvody zrušení událostí
Ke zrušení událostí vedou různé důvody. V tomto nastavení si tyto důvody můžete sami definovat pro svůj lepší přehled. Jakmile budete mít důvody zrušení vytvořené, platforma se bude vždy při akci zrušení události na důvod ptát.
Notifikace na události
Platforma EOS zasílá všem členům řadu užitečných notifikací – včetně těch týkajících se událostí. Notifikace chodí do mobilní appky, potažmo do e-mailu.
Včetně všech budoucích opakování – v případě opakující se události budou označena jako zrušené i všechna další opakování dané události
Zaslat členům notifikaci o změně – přijde všem, kterých se událost týká (tedy všem přihlášeným nebo nevyjádřeným účastníkům).
Smazat
beze stopy smaže celou událost včetně účastníků
Včetně všech budoucích opakování – v případě opakující se události budou smazána i všechna další opakování dané události
Oprávnění a přístup
Oprávnění pro správu: Pro správu událostí je vyžadováno oprávnění do modulu Události.
Historie změn: Uživatelé s přístupem k modulu Logy mohou si zobrazit historii všech změn provedených ve kterémkoli záznamu.