Pořádání

Umístění modulu

Pro přístup k modulu přejděte do Správa > Události.

Použití Pořádání

Typické použití Pořádání je např. brigáda nebo pomoc s organizací jakékoli události, např. zápasu, turnaje, konference, …. Hlavní rozdíl oproti e-přihlášce nebo nominaci/pozvánce je, že tu nenajdete možnost propojit akci s platbou, kterou má účastník za akci hradit. Zůstává tu však zásadní funkce nastavení bonusu (v penězích nebo bodech), který se účastníkovi za pomoc načte na jeho členské konto.

Vytvoření nového Pořádání

• Klikněte na tlačítko s ikonou “+“.

• Vyberte buď Nová událost a poté Pořádání nebo rovnou zvolte Pořádání.

Základní údaje

• Typ události – vyberte z typů vytvořených v Nastavení > Události > Typy událostí.

  Typy událostí

  Vytvořte a nastavte si vlastní typy událostí vhodné pro vaši organizaci. Ty budete přiřazovat jednotlivým událostem, které se tak budou chovat dle parametrů nastavených v jednotlivých typech.

  

  Pro pořádání lze vybrat pouze typ události, pro který se nesleduje docházka.
  

  Pokud pořádání přiřadíte typ události bez sledování docházky, ale později docházku u daného typu zapnete, nebude možné se na takovou událost přihlašovat – zájemcům o událost se při přihlášení zobrazí chyba.

• Název – název události zobrazovaný zájemcům

• Krátký popis – prostor pro základní informace, které jsou vidět u události v Členské sekci bez nutnosti otevření detailu události

• Popis pro veřejné obrazovky – při využití funkce Veřejné obrazovky lze přidat popis události, který se bude na veřejné obrazovce zobrazovat

• Začátek a Konec (datum a čas) události

• Místo

  • vyberete místo předvytvořené v sekci Správa > Místa

    Místa událostí

    Vytvořte si katalog vlastních míst, která následně můžete přiřazovat k událostem. Místa si můžete sdružovat i do kategorií.

  • po zaškrtnutí Vyplnit místo ručně můžete vepsat libovolné vlastní

• Popis – prostor pro podrobnější informace o události

Kdo událost uvidí

• Zvolte, zda událost bude pro celou organizaci nebo pro konkrétní tým/y.

• Také ji můžete omezit jen na určité podskupiny, pokud je máte vytvořené.

Členové pak událost vidí ve své Členské sekci / mobilní appce pod samostatnou položkou Pořádání. Popř. událost může být i viditelná v kalendáři týmu, pokud je to u události nastaveno.

Parametry pro přihlašování

• Určete kapacitu (neomezená nebo konkrétní počet s počtem náhradníků).

  

  Pokud je kapacita plná a někdo z přihlášených je dodatečně zamítnut, první přihlášený náhradník se automaticky posune mezi hlavní účastníky.

• Nastavte datum, od kdy do kdy se bude možné přihlašovat. Pokud datum nenastavíte, přihlašování probíhá od aktivování události až do jejího začátku.

Bonus pro účastníky

• Zvolte typ bonusu, který členové za účast dostanou:

  • žádný

  • za účast – částka není ovlivněná délkou události

  • za hodinu – konečná částka se vypočítává dle délky trvání události

• Při výběru za účast / za hodinu je třeba vybrat Členské konto, na které se bonus po skončení události a potvrzení účasti připíše.

  Práce s členskými konty

  Členská konta jsou virtuální účty členů organizace, na něž je možné ručně nebo automaticky zaznamenávat plusové a minusové transakce. Je tak možné evidovat např. odměny nebo bonusy pro členy za jejich činnost, nebo naopak strhávat účastnické poplatky nebo pokuty. To vše transakcemi vytvořenými ručně nebo i automaticky.

• Následně vepište Výši bonusu (v korunách / v bodech – dle nastavení Členského konta).

V pořádání není možné nastavit více rolí/pozic, na které sháníte pomoc, ani více různých odměn. Bližší informace o tom, co potřebujete, můžete pro zájemce uvést do pole Popis.

Automatické akce

• Zařadit na soupisku – člen bude po potvrzení účasti automaticky zařazen do vybraného týmu.

Další nastavení

• Seznam účastníků viditelný členům (netýká se správců týmů – ti vidí vždy omluvené včetně omluvenek):

  • ne – běžní členové mezi sebou neuvidí, kdo se události účastní a kdo ne.

  • ano, bez omluvenek – členové mezi sebou vidí, kdo se události účastní a kdo ne, ale nevidí důvod neúčasti.

  • ano, včetně omluvenek – členové mezi sebou vidí, kdo se události účastní a kdo ne. U omluvených pak vidí i důvod.

• Povolit komentáře k události – při zaškrtnutí členové mohou k události přidávat komentáře.

• Zobrazit událost v kalendáři na zdi – při zaškrtnutí se událost zobrazuje v kalendáři týmů vybraných v bloku Kdo událost uvidí. V opačném případě se událost členům zobrazuje pouze v Členské sekci pod položkou Pořádání.

  E-přihlášky, nominace, pořádání

  E-přihlášky, nominace a pořádání jsou vedle obecných událostí dalšími druhy událostí v platformě EOS.

• Zobrazovat událost na webu – pokud používáte EOS web, je možné událost zobrazovat i na webu.

• Vytvořit událost jako aktivní – zaškrtněte, pokud rovnou chcete, aby se událost členům zobrazovala a mohli se na ni přihlašovat (pokud už je termín přihlašování). Můžete ji taky vytvořit jako neaktivní a aktivovat později. Členové ji do té doby neuvidí.

Notifikace

• Nastavte Připomenutí před událostí – jak dlouho před začátkem události se členům její konání notifikací připomene:

  • nepřipomínat nikomu

  • připomenout účastníkům a nevyjádřeným – notifikace připomínající událost přijde všem, kteří vyjádřili kladnou účast + těm, pro které je událost určená, ale zatím svou účast nevyjádřili.

  • připomenout jen nevyjádřeným – notifikace připomínající událost přijde jen těm, kteří zatím svou účast nevyjádřili.

• Vyberte, zda Zaslat členům notifikaci na novou událost – ta přijde hned, jakmile událost vytvoříte, popř. aktivujete, pokud ji chcete aktivovat později.

• Při úpravě události tady můžete vybrat, jestli chcete zaslat notifikaci na změnu události – přijde všem, kterých se událost týká (tedy všem přihlášeným nebo nevyjádřeným účastníkům).

  Notifikace na události

  Platforma EOS zasílá všem členům řadu užitečných notifikací – včetně těch týkajících se událostí. Notifikace chodí do mobilní appky, potažmo do e-mailu.

Dokončete proces kliknutím na Vytvořit.

Detail události a přílohy

• Kliknutím na název události se dostanete do jejího detailu se všemi podrobnostmi na jednom místě.

• Kliknutím na Upravit v bloku Přílohy nebo na stránce kliknutím na Další > Přílohy můžete k události přidat přílohy – formou přiloženého souboru nebo dokumentu, který už máte nahrané v Platformě. Příloha se pak zobrazuje všem zájemcům a účastníkům ke stažení.

  Tvorba a sdílení dokumentů

  Sdílejte dokumenty s jednotlivými týmy. Vyberte, jestli budou určené pro běžné členy, správci týmu nebo jen správa organizace. Dokumenty se pak zobrazují v členské sekci.

Proces přihlašování a práce s účastníky

• Členům jednotlivá Pořádání, která se jich týkají, svítí v Členské sekci v záložce Pořádání.

• Na ně se mohou přihlašovat. Pokud je vyčerpána hlavní kapacita, mohou se hlásit jako náhradníci.

• Správci platformy/události přihlášené členy schvalují v Správa > Události > Pořádání > detail Pořádání > Účastníci.

  

  Aktivní pořádání a nově přihlášení účastníci jsou vidět i v Správa > Přehled > Aktivní pořádání, odkud je možné se rovnou do práce s účastníky prokliknout.

• Tam je možné si účastníky pomocí záložek filtrovat na Schválené, Zamítnuté, Čekající na schválení atp. Také v nich lze vyhledávat.

• Po kliknutí na kontextové menu (tři tečky) u každého účastníka je možné:

  • schválit účast

  • zamítnout účast

  • označit jako náhradníka (popř. mu tento příznak odebrat)

  • úplně smazat – v takovém případě se bude moct na pořádání znovu přihlásit

  • změnit bonus

  • udělit bonus

  • zamítnout bonus

• Akce jdou dělat i hromadně. Stačí zakliknout checkboxy u jednotlivých účastníků a objeví se tlačítko Hromadné akce.

• Pro ruční přidání účastníka klikněte na tlačítko "+" a Přidat nové účastníky. Vyberte účastníka a následuje klasický schvalovací proces.

• Další akce jsou k dispozici pod tlačítkem Další:

  • Přidat účastníky do e-mailu – do hromadné mailingové zprávy, kterou jste si před tím vytvořili, pokud chcete hromadně zaslat oficiální zprávy nebo instrukce k akci pouze účastníkům.

    E-mailing členům a zástupcům

    Rozesílejte jednoduše e-maily hromadně nebo pouze jednotlivým členům či jejich zástupcům. Následně sledujte jejich statistiky doručení.

  • Exportovat účastníky

Další akce a možnosti

• Přejděte do Události > Další > Pořádání.

• Záložkami se pak můžete překlikávat mezi událostmi dle jejich stavu:

  • Aktivní přihlašování

  • Nadcházející

  • Skončené

• Kliknutím na ikonu události se zobrazí její náhled s podrobnými informacemi a akcemi.

• Je k dispozici i přepínač na rychlou aktivaci nebo deaktivaci pořádání.

• Po kliknutí na kontextové menu (tři tečky) u události jsou k dispozici následující akce:

  • Kopírovat událost – pro rychlé založení nové, podobné události

  • Upravit – možnost editovat cokoli v události s možností zakliknout Zaslat členům notifikaci o změně události.

  • Přesunout do jiné sezony – pokud fungujete na sezonní bázi. Hodí se např. pro případ, kdy je událost vypsána na konci jedné sezony, ale koná se až v té následující. Aby se účastníci mohli aktivně přihlašovat i po zahájení nové sezony, je potřeba, aby pořádání bylo v této aktivní sezoně.

    Přechod do nové sezony

    Když se blíží nová sezona, můžete si v platformě vše dopředu nachystat pomocí poloautomatických akcí.

  • Zrušit

    • pokud jsou v Nastavení vytvořené některé důvody zrušení, je třeba jeden vybrat. Také je možné nechat zaslat na zrušenou událost notifikaci všem členům, kterých se týká.

      

      V případě zrušení události uvidí členové v Členské sekci akci červeně přeškrtnutou s nápisem Zrušeno. Účast už jim nepůjde vyjádřit.

      Důvody zrušení událostí

      Ke zrušení událostí vedou různé důvody. V tomto nastavení si tyto důvody můžete sami definovat pro svůj lepší přehled. Jakmile budete mít důvody zrušení vytvořené, platforma se bude vždy při akci zrušení události na důvod ptát.

      Notifikace na události

      Platforma EOS zasílá všem členům řadu užitečných notifikací – včetně těch týkajících se událostí. Notifikace chodí do mobilní appky, potažmo do e-mailu.

    • Zaslat členům notifikaci o změně – přijde všem, kterých se událost týká (tedy všem přihlášeným nebo nevyjádřeným účastníkům).

  • Smazat – beze stopy smaže celou událost včetně účastníků

  • Obnovit – u zrušených událostí

Další druhy událostí

Oprávnění a přístup

• Oprávnění pro správu: Pro správu pořádání je vyžadováno oprávnění do modulu Události.

• Historie změn: Uživatelé s přístupem k modulu Logy mohou si zobrazit historii všech změn provedených ve kterémkoli záznamu.