E-přihlášky

Umístění modulu

Pro přístup k modulu přejděte do Správa > Události.

Použití e-přihlášek

Typické použití e-přihlášek je např. soustředění, letní kemp, seminář, exkurze atp. U e-přihlášek je možné nastavit více podrobných parametrů než u obecných událostí – např. vybrat, od kdy do kdy se dá na akci přihlašovat, nebo ji propojit s konkrétní platbou, která bude automaticky členům vytvořena. E-přihláška je vždy určena pro celé týmy, organizační celky nebo všechny členy organizace. Dá se také omezit ročníky nebo pohlavím. 

E-přihláška je interní událost pro členy vaší organizace. V Platformě EOS lze také vytvořit tzv. Přihlášku, kterou je možné určit jak pro členy, tak pro veřejnost. Je také možné jí nastavit více kroků se zcela vlastními formuláři.

Vytvoření nové e-přihlášky

• Klikněte na tlačítko s ikonou “+“.

• Vyberte buď Nová událost a poté E-přihláška nebo rovnou zvolte E-přihláška.

Základní údaje

• Typ události – vyberte z typů vytvořených v Nastavení > Události > Typy událostí.

  Typy událostí

  Vytvořte a nastavte si vlastní typy událostí vhodné pro vaši organizaci. Ty budete přiřazovat jednotlivým událostem, které se tak budou chovat dle parametrů nastavených v jednotlivých typech.

  

  Pro e-přihlášku lze vybrat pouze typ události, pro který se nesleduje docházka.
  

  Pokud e-přihlášce přiřadíte typ události bez sledování docházky, ale později docházku u daného typu zapnete, nebude možné se na takovou událost přihlašovat – zájemcům o událost se při přihlášení zobrazí chyba.

• Název – název události zobrazovaný zájemcům

• Krátký popis – prostor pro základní informace, které jsou vidět u události v Členské sekci bez nutnosti otevření detailu události

• Popis pro veřejné obrazovky – při využití funkce Veřejné obrazovky lze přidat popis události, který se bude na veřejné obrazovce zobrazovat

• Začátek a Konec (datum a čas) události

• Místo

  • vyberete místo předvytvořené v sekci Správa > Místa

    Místa událostí

    Vytvořte si katalog vlastních míst, která následně můžete přiřazovat k událostem. Místa si můžete sdružovat i do kategorií.

  • po zaškrtnutí Vyplnit místo ručně můžete vepsat libovolné vlastní

• Popis – prostor pro podrobnější informace o události

Kdo událost uvidí

• Zvolte, zda událost bude pro celou organizaci nebo pro konkrétní tým/y.

• Také ji můžete omezit jen na určité podskupiny, pokud je máte vytvořené.

• Dále můžete viditelnost / možnost přihlašování e-přihlášky omezit:

  • Podle nejstaršího ročníku: Když vyberete nejstarší ročník např. 1989, budou zahrnuti pouze členové tohoto roku narození a všichni mladší (1990, 1991 atd.).

  • Podle nejmladšího ročníku: Když vyberete nejmladší ročník např. 2008, budou zahrnuti pouze členové tohoto roku narození a všichni starší (2007, 2006 atd.).

  • Podle pohlaví.

Členové pak událost vidí ve své Členské sekci / mobilní appce pod samostatnou položkou E-přihlášky. Popř. událost může být i viditelná v kalendáři týmu, pokud je to u události nastaveno.

Parametry pro přihlašování

• Určete kapacitu (neomezená nebo konkrétní počet s počtem náhradníků).

  

  Pokud je kapacita plná a někdo z přihlášených je dodatečně zamítnut, první přihlášený náhradník se automaticky posune mezi hlavní účastníky.

• Nastavte datum, od kdy do kdy se bude možné přihlašovat. Pokud datum nenastavíte, přihlašování probíhá od aktivování události až do jejího začátku.

Bonus pro účastníky

• Zvolte typ bonusu, který členové za účast dostanou:

  • žádný

  • za účast – částka není ovlivněná délkou události

  • za hodinu – konečná částka se vypočítává dle délky trvání události

• Při výběru za účast / za hodinu je třeba vybrat Členské konto, na které se bonus po skončení události a potvrzení účasti připíše.

• Následně vepište Výši bonusu (v korunách / v bodech – dle nastavení Členského konta).

Automatické akce

• Vygenerovat platby – přiřadit konkrétní skupinu plateb, do níž se každému potvrzenému účastníkovi vygeneruje platba.

  

  Nejprve je třeba si vytvořit a nastavit skupinu plateb, poté ji teprve přiřazujete k e-přihlášce. Skupinu vytvořte prázdnou a plátci vám do ní budou automaticky přibývat, když jim správce schválí na e-přihlášce účast.

  Platby

  Platforma EOS umožňuje tvořit platební předpisy pro vaše členy, evidovat všechny příchozí platby, generovat potvrzení o úhradě, tvořit přehledy a exporty. To vše s napojením na internetové bankovnictví pro automatické párování plateb z účtu.

  

  Plateb může být na událost napojených i více, takže je možné nechat automaticky generovat např. zálohovou platbu a hlavní platbu zvlášť – s různými splatnostmi. K tomu je potřeba vytvořit různé skupiny plateb a k e-přihlášce je přiřadit.

  • Pokud přiřadíte e-přihlášce platbu, můžete k ní přidat i možnost Dobrovolného příspěvku. Členovi se po potvrzení zájmu o událost zobrazí žádost o dobrovolný příspěvek. Bude moct zadat libovolnou částku, o kterou se automaticky navýší vygenerovaná platba.

• Zařadit na soupisku – člen bude po potvrzení účasti automaticky zařazen do vybraného týmu.

  

  Dá se využít např. jako interní přihláška do týmu/skupiny nebo na nějaký kurz pro současné členy. Pro daný účel si vytvoříte tým a přihlášení a potvrzení účastníci se vám automaticky do týmu přidávají. Poté s nimi můžete dále pracovat, např. s nimi komunikovat na týmové zdi, tvořit pro ně konkrétní události apod.

Další nastavení

• Seznam účastníků viditelný členům (netýká se správců týmů – ti vidí vždy omluvené včetně omluvenek):

  • ne – běžní členové mezi sebou neuvidí, kdo se události účastní a kdo ne.

  • ano, bez omluvenek – členové mezi sebou vidí, kdo se události účastní a kdo ne, ale nevidí důvod neúčasti.

  • ano, včetně omluvenek – členové mezi sebou vidí, kdo se události účastní a kdo ne. U omluvených pak vidí i důvod.

• Povolit komentáře k události – při zaškrtnutí členové mohou k události přidávat komentáře.

• Zobrazit událost v kalendáři na zdi – při zaškrtnutí se událost zobrazuje v kalendáři týmů vybraných v bloku Kdo událost uvidí. V opačném případě se událost členům zobrazuje pouze v Členské sekci pod položkou E-přihlášky.

  E-přihlášky, nominace, pořádání

  E-přihlášky, nominace a pořádání jsou vedle obecných událostí dalšími druhy událostí v platformě EOS.

• Zobrazovat událost na webu – pokud používáte EOS web, je možné událost zobrazovat i na webu.

• Vytvořit událost jako aktivní – zaškrtněte, pokud rovnou chcete, aby se událost členům zobrazovala a mohli se na ni přihlašovat (pokud už je termín přihlašování). Můžete ji taky vytvořit jako neaktivní a aktivovat později. Členové ji do té doby neuvidí.

Notifikace

• Nastavte Připomenutí před událostí – jak dlouho před začátkem události se členům její konání notifikací připomene:

  • nepřipomínat nikomu

  • připomenout účastníkům a nevyjádřeným – notifikace připomínající událost přijde všem, kteří vyjádřili kladnou účast + těm, pro které je událost určená, ale zatím svou účast nevyjádřili.

  • připomenout jen nevyjádřeným – notifikace připomínající událost přijde jen těm, kteří zatím svou účast nevyjádřili.

• Vyberte, zda Zaslat členům notifikaci na novou událost – ta přijde hned, jakmile událost vytvoříte, popř. aktivujete, pokud ji chcete aktivovat později.

• Při úpravě události tady můžete vybrat, jestli chcete zaslat notifikaci na změnu události – přijde všem, kterých se událost týká (tedy všem přihlášeným nebo nevyjádřeným účastníkům).

  Notifikace na události

  Platforma EOS zasílá všem členům řadu užitečných notifikací – včetně těch týkajících se událostí. Notifikace chodí do mobilní appky, potažmo do e-mailu.

Dokončete proces kliknutím na Vytvořit.

Detail události a přílohy

• Kliknutím na název události na výpisu e-přihlášek se dostanete do jejího detailu se všemi podrobnostmi na jednom místě.

• Kliknutím na Upravit v bloku Přílohy nebo na stránce kliknutím na Další > Přílohy můžete k události přidat přílohy – formou přiloženého souboru nebo dokumentu, který už máte nahrané v Platformě. Příloha se pak zobrazuje všem zájemcům a účastníkům ke stažení.

  Tvorba a sdílení dokumentů

  Sdílejte dokumenty s jednotlivými týmy. Vyberte, jestli budou určené pro běžné členy, správci týmu nebo jen správa organizace. Dokumenty se pak zobrazují v členské sekci.

Proces přihlašování a práce s účastníky

• Členům jednotlivé e-přihlášky, které se jich týkají, svítí v Členské sekci v záložce E-přihlášky.

• Na ně se mohou přihlašovat. Pokud je vyčerpána hlavní kapacita, mohou se hlásit jako náhradníci.

• Správci platformy/události přihlášené členy schvalují v Správa > Události > E-přihlášky > detail e-přihlášky > Účastníci.

  

  Aktivní e-přihlášky a nově přihlášení účastníci jsou vidět i v Správa> Přehled > Aktivní e-přihlášky, odkud je možné se rovnou do práce účastníky prokliknout.

• Tam je možné si účastníky pomocí záložek filtrovat na Schválené, Zamítnuté, Čekající na schválení atp. Také v nich lze vyhledávat.

• Po kliknutí na kontextové menu (tři tečky) u každého účastníka je možné ho:

  • schválit

  • zamítnout

  • označit jako náhradníka (popř. mu tento příznak odebrat)

  • úplně smazat – v takovém případě se bude moct na e-přihlášku znovu přihlásit

• Akce jdou dělat i hromadně. Stačí zakliknout checkboxy u jednotlivých účastníků a objeví se tlačítko Hromadné akce.

  • Máte k dispozici standardní akce jako u jednotlivých účastníků.

  • Navíc je tu možnost hromadně vygenerovat platby.

    

    V případě, že je e-přihláška propojená s konkrétní platbou, ta se automaticky schváleným účastníkům generuje. Pokud je ale potřeba nějakou později přiřazenou platbu přihlášeným vytvořit zpětně, hodí se pro to hromadná akce. Tu využijete i v případě, kdy jste platbu zapomněli e-přihlášce přiřadit a mezitím jste už některé účastníky potvrdili.

• Pro ruční přidání účastníka klikněte na tlačítko "+"a následuje klasický schvalovací proces.

• Další akce jsou k dispozici pod tlačítkem Další:

  • Přidat účastníky do e-mailu – do hromadné mailingové zprávy, kterou jste si před tím vytvořili, pokud chcete hromadně zaslat oficiální zprávy nebo instrukce k akci pouze účastníkům.

    E-mailing členům a zástupcům

    Rozesílejte jednoduše e-maily hromadně nebo pouze jednotlivým členům či jejich zástupcům. Následně sledujte jejich statistiky doručení.

  • Přidat účastníky na soupisku – pokud např. potřebujete intenzivně nebo po delší dobu být s účastníky v kontaktu, je možné si vytvořit nový tým a takto si do něj přidat členy. Pak je možné týmovou zeď využít se všemi jejími funkcemi a výhodami.

    Založení týmu/zdi a jejich přehled

    Díky týmům si vaše členy rozdělte do jednotlivých skupin – tak, jak spolu reálně fungují. S každým týmem také vznikne komunikační zeď týmu v Členské sekci.

    Zeď, nástěnka, dokumenty

    Každý tým má svou komunikační zeď s nástěnkou. Na tato místa má přístup jen ten, kdo je daného týmu součástí.

• Exportovat účastníky

Další akce a možnosti

• Přejděte do Události > Další > E-přihlášky.

• Záložkami se pak můžete překlikávat mezi událostmi dle jejich stavu:

  • Aktivní přihlašování

  • Nadcházející

  • Skončené

• Kliknutím na ikonu události se zobrazí její náhled s podrobnými informacemi a akcemi.

• Je k dispozici i přepínač na rychlou aktivaci nebo deaktivaci e-přihlášky.

• Po kliknutí na kontextové menu (tři tečky) u události jsou k dispozici následující akce:

  • Kopírovat událost – pro rychlé založení nové, podobné události

  • Upravit – možnost editovat cokoli v události s možností zakliknout Zaslat členům notifikaci o změně události.

  • Přesunout do jiné sezony – pokud fungujete na sezonní bázi. Hodí se např. pro případ, kdy je e-přihláška na soustředění vypsána na konci jedné sezony, ale soustředění se koná až v té následující. Aby se účastníci mohli aktivně přihlašovat i po zahájení nové sezony, je potřeba, aby e-přihláška byla v této aktivní sezoně.

    Přechod do nové sezony

    Když se blíží nová sezona, můžete si v platformě vše dopředu nachystat pomocí poloautomatických akcí.

  • Zrušit

    • pokud jsou v Nastavení vytvořené některé důvody zrušení, je třeba jeden vybrat. Také je možné nechat zaslat na zrušenou událost notifikaci všem členům, kterých se týká.

      

      V případě zrušení události uvidí členové v Členské sekci akci červeně přeškrtnutou s nápisem Zrušeno. Účast už jim nepůjde vyjádřit.

      Důvody zrušení událostí

      Ke zrušení událostí vedou různé důvody. V tomto nastavení si tyto důvody můžete sami definovat pro svůj lepší přehled. Jakmile budete mít důvody zrušení vytvořené, platforma se bude vždy při akci zrušení události na důvod ptát.

      Notifikace na události

      Platforma EOS zasílá všem členům řadu užitečných notifikací – včetně těch týkajících se událostí. Notifikace chodí do mobilní appky, potažmo do e-mailu.

    • Zaslat členům notifikaci o změně – přijde všem, kterých se událost týká (tedy všem přihlášeným nebo nevyjádřeným účastníkům).

  • Smazat – beze stopy smaže celou událost včetně účastníků

  • Obnovit – u zrušených událostí

Oprávnění a přístup

• Oprávnění pro správu: Pro správu e-přihlášek je vyžadováno oprávnění do modulu Události.

• Historie změn: Uživatelé s přístupem k modulu Logy mohou si zobrazit historii všech změn provedených ve kterémkoli záznamu.