Použití e-přihlášek
Typické použití e-přihlášek je např. soustředění, letní kemp, seminář, exkurze apod. U e-přihlášek je možné nastavit více podrobných parametrů než u obecných událostí – např. vybrat, od kdy do kdy se dá na akci přihlašovat, nebo ji propojit s konkrétní platbou. E-přihláška je vždy určena pro celé týmy, organizační celky nebo všechny členy. Dá se také omezit ročníky nebo pohlavím.
Umístění modulu
Pro přístup k modulu přejděte do Management > Události.
Vytvoření nové e-přihlášky
V pravém horním rohu obrazovky klikněte na tlačítko s ikonou „+“.
Vyberte buď Nová událost a poté E-přihláška nebo rovnou zvolte E-přihláška.
V bloku Základní údaje vyplňte následující údaje, které se budou zobrazovat účastníkům:
Typ události – vyberte z typů vytvořených v Nastavení > Události > Typy událostí
Název události
Krátký popis události
Začátek a konec (datum a čas)
Místo (vytvořené v Nastavení nebo vlastní text po zaškrtnutí Vyplnit místo ručně)
Popis (podrobný popis formátovaným textem)
V bloku Kdo událost uvidí nastavíte, pro koho bude e-přihláška určena, tzn. kdo se na ni bude moct přihlašovat. Můžete ji určit pro celý klub nebo pro konkrétní tým/y. Dále její viditelnost můžete omezit podle nejstaršího ročníku, nejmladšího ročníku a/nebo pohlaví.
Podle nejstaršího ročníku: Když vyberete nejstarší ročník např. 1989, budou zahrnuti pouze členové tohoto roku narození a všichni mladší (1990, 1991 atd.).
Podle nejmladšího ročníku: Když vyberete nejmladší ročník např. 2008, budou zahrnuti pouze členové tohoto roku narození a všichni starší (2007, 2006 atd.).
Podle pohlaví.
V bloku Parametry pro přihlašování určete kapacitu přihlášky:
Kapacita může být neomezená (když nezadáte žádnou hodnotu).
Konkrétní počet i s počtem náhradníků.
Pokud je kapacita plná a někdo z přihlášených je dodatečně zamítnut, první přihlášený náhradník se automaticky posune mezi hlavní účastníky.
Nastavte datum od kdy do kdy se bude možné přihlašovat. Pokud datum nenastavíte, přihlašování probíhá od zaktivnění e-přihlášky až do začáteku události.
V bloku Bonus pro účastníky můžete vybrat typ bonusu, který každý z účastníků po události získá – buď žádný, nebo za účast, popř za hodinu.
V bloku Automatické akce můžete:
Přiřadit konkrétní skupinu plateb, do níž se každému potvrzenému účastníkovi vygeneruje platba.
Nejprve je třeba si vytvořit a nastavit skupinu plateb, poté ji teprve přiřazujete k e-přihlášce. Skupinu vytvořte prázdnou a plátci vám do ní budou automaticky přibývat, když jim někdo schválí na e-přihlášce účast.Plateb může být na událost napojených i více, takže je možné nechat automaticky generovat např. zálohovou platbu a hlavní platbu zvlášť – s různými splatnostmi. K tomu je potřeba vytvořit různé skupiny plateb a k přihlášce je přiřadit.Pokud přiřadíte e-přihlášce platbu, můžete k ní přidat i možnost Dobrovolného příspěvku. Členovi se po potvrzení zájmu o událost zobrazí žádost o dobrovolný příspěvek. Bude moct zadat libovolnou částku, o kterou se automaticky navýší vygenerovaná platba.
Zařadit člena na soupisku – člen bude po potvrzení účasti automaticky zařazen na soupisku vybraného týmu.
Dá se využít např. jako interní přihláška do týmu/skupiny nebo na nějaký kurz pro současné členy. Pro daný účel si vytvoříte tým a přihlášení a potvrzení účastníci se vám automaticky do týmu přidávají. Poté s nimi můžete dále pracovat, např. s nimi komunikovat na týmové zdi, tvořit pro ně konkrétní události apod.
V bloku Další nastavení máte dodatečné možnosti:
Seznam účastníků viditelný členům: ne, ano, bez/s omluvenkami.
Povolení komentářů k události – možnost povolit členům psát k této události komentáře a diskutovat.
Zobrazovat událost v kalendáři na zdi – událost se bude zobrazovat na zdech všech týmů, pro které e-přihlášku určíte. Pokud možnost nevyberete, událost bude v členské sekci členům svítit pouze v záložce E-přihlášky.
Zobrazování na webu – pokud máte EOS web, je možné událost zobrazovat i na webu.
Vytvořit událost jako aktivní – událost můžete vytvořit jako neaktivní a aktivovat ji až později na výpisu e-přihlášek. Členové ji do té doby neuvidí.
V bloku Notifikace nastavte připomenutí před událostí:
nepřipomínat nikomu
připomenout účastníkům a nevyjádřeným
připomenout jen nevyjádřeným.
Při tvorbě nové e-přihlášky můžete vybrat, zda chcete členům zaslat notifikaci na novou událost.
Při úpravě události tady můžete vybrat, jestli chcete zaslat notifikaci na změnu události – přijde všem, kterých se událost týká (tedy všem přihlášeným nebo nevyjádřeným účastníkům).
Dokončete tvorbu e-přihlášky kliknutím na Vytvořit.
Proces přihlašování a práce s účastníky
Členům jednotlivé e-přihlášky, které se jich týkají, svítí v Členské sekci v záložce E-přihlášky.
Na ně se mohou přihlašovat. Pokud je vyčerpána hlavní kapacita, mohou se hlásit jako náhradníci.
Management přihlášené členy schvaluje v Management > Události > E-přihlášky > Účastníci.
Aktivní e-přihlášky a nově přihlášení účastníci jsou vidět i v Management > Přehled > Aktivní e-přihlášky, odkud je možné se rovnou do práce účastníky prokliknout.Tam možné si účastníky pomocí záložek filtrovat na potvrzení, čekající na schválení atd. Také v nich lze vyhledávat.
Po kliknutí na kontextové menu (tři tečky) u každého účastníka je možné ho:
schválit
zamítnout
označit jako náhradníka (popř. mu tento příznak odebrat)
úplně smazat – v takovém případě se bude moct na e-přihlášku znovu přihlásit
Akce jdou dělat i hromadně. Stačí zakliknout boxy u jednotlivých účastníků a objeví se tlačítko hromadné akce. Krom běžných akcí je tam možné účastníkům i hromadně generovat platby.
Pro ruční přidání účastníka klikněte na tlačítko "+"a následuje klasický schvalovací proces.
Další akce jsou k dispozici pod tlačítkem Další:
Přidat účastníky do e-mailu - do hromadné mailingové zprávy, kterou jste si před tím vytvořili, pokud chcete hromadně zaslat oficiální zprávy nebo instrukce k akci pouze účastníkům.
Přidat účastníky na soupisku – v takovém případě je možné si vytvořit nový tým, pokud potřebujete intenzivně nebo po delší dobu být s účastníky v kontaktu, a takto si do něj přidat členy. Pak je možné týmovou zeď využít se všemi jejími funkcemi a výhodami.
Exportovat účastníky
Další akce a možnosti
Najeďte na Události a znaménko ">", zvolte E-přihlášky, nebo klikněte na Události > Další > E-přihlášky. V horní liště se pak můžete překlikávat mezi e-přihláškami dle jejich stavu: Aktivní přihlašování, Nadcházejících nebo Skončené.
Je k dispozici i přepínač na rychlou aktivaci nebo deaktivaci e-přihlášky.
Po kliknutí na kontextové menu (tři tečky) jsou k dispozici některé výše zmíněné hromadné akce, ale i některé další funkce:
Zkopírovat událost – pro rychlé založení nové, podobné události
Přesunout do jiné sezony – pokud fungujete na sezonní bázi. Hodí se např. pro případ, je e-přihláška na soustředení vypsána na konci jedné sezony, ale soustředění se koná až v té následující. Aby se účastníci mohli aktivně přihlašovat i po zahájení nové sezony, je potřeba, aby e-přihláška byla v této aktivní sezoně.
Zrušit – pokud jsou vytvořené některé důvody zrušení, je třeba jeden vybrat. Také je možné nechat zaslat na zrušenou událost notifikaci všem členům, kterých se týká.
Důvody zrušení událostí
Ke zrušení událostí vedou různé důvody. V tomto nastavení si tyto důvody můžete sami definovat pro svůj lepší přehled. Jakmile budete mít důvody zrušení vytvořené, platforma se bude vždy při akci zrušení události na důvod ptát.
Notifikace na události
Platforma EOS zasílá všem členům řadu užitečných notifikací – včetně těch týkajících se událostí. Notifikace chodí do mobilní appky, potažmo do e-mailu.
Smazat – v případě opakované události s možností zrušit i všechny opakování
Oprávnění a Přístup
Oprávnění pro správu: Pro správu e-přihlášek je vyžadováno oprávnění do modulu Události.
Historie změn: Uživatelé s přístupem k modulu Log mohou si zobrazit historii všech změn provedených ve kterémkoli záznamu.