Nominace/Pozvánky

Umístění modulu

Pro přístup k modulu přejděte do Správa > Události.

Použití nominace

Hlavní rozdíl oproti obecné události a dalším druhům událostí je v tom, že správci týmu/platformy nominují jednotlivce, klidně napříč celou organizací, a nezvou celé týmy. Konkrétní vybraná jména pak nominaci potvrzují nebo zamítají. Navíc už potvrzené účastníky není třeba dále schvalovat a pokud je k nominaci připojená platba, podklad k ní se potvrzeným účastníklm rozešle ihned po přijetí nominace.

Lze také nejprve vytvořit obecnou událost bez docházky (zájemci vybírají mám zájem / nemám zájem, přes kterou zjistíte zájem o termín/akci. Obecnou událost potom převedete na nominaci a rovnou můžete automaticky nominovat ty, kteří zájem vyjádřili.

Vytvoření nové nominace

• Klikněte na tlačítko s ikonou “+“.

• Vyberte buď Nová událost a poté Nominace nebo rovnou zvolte Nominace.

Pro koho je událost určená

• Vyberte týmy, kterých se nominace bude týkat. Jednotlivé členy z těchto týmů budete na událost nominovat po vytvoření události v záložce Účastníci.

Výběr týmů má u Nominace/Pozvánky vliv pouze na to, že se vytvořená událost může zobrazovat v kalendáři na zdi daných týmů, ačkoli je určená pro jednotlivce (nastavení Zobrazit událost v kalendáři na zdi níže). Členové vybraných týmů se vám také po vytvoření události budou přednostně nabízet k nominování/pozvání.

Tento druh události z principu nelze určit Pro celou organizaci. Pokud např. událost chcete zobrazovat na zdech všech týmů, vyberte pro ni všechny týmy zvlášť.

Základní údaje

• Typ události – vyberte z typů vytvořených v Nastavení > Události > Typy událostí.

  Typy událostí

  Vytvořte a nastavte si vlastní typy událostí vhodné pro vaši organizaci. Ty budete přiřazovat jednotlivým událostem, které se tak budou chovat dle parametrů nastavených v jednotlivých typech.

  

  Pro nominaci lze vybrat pouze typ události, pro který se nesleduje docházka.
  

  Pokud nominaci přiřadíte typ události bez sledování docházky, ale později docházku u daného typu zapnete, nebude možné se na takovou událost přihlašovat – zájemcům o událost se při přihlášení zobrazí chyba.

• Název – název události zobrazovaný zájemcům

• Krátký popis – prostor pro základní informace, které jsou vidět u události v Členské sekci bez nutnosti otevření detailu události

• Popis pro veřejné obrazovky – při využití funkce Veřejné obrazovky lze přidat popis události, který se bude na veřejné obrazovce zobrazovat

• Začátek a Konec (datum a čas) události

• Místo

  • vyberete místo předvytvořené v sekci Správa > Místa

    Místa událostí

    Vytvořte si katalog vlastních míst, která následně můžete přiřazovat k událostem. Místa si můžete sdružovat i do kategorií.

  • po zaškrtnutí Vyplnit místo ručně můžete vepsat libovolné vlastní

• Popis – prostor pro podrobnější informace o události

Parametry pro přihlašování

• Určete kapacitu (neomezená nebo konkrétní počet s počtem náhradníků).

  

  Pokud je kapacita plná a někdo z účastníků, kteří nominaci přijali, ji dodatečně zamítne nebo je zamítnut správcem, první potvrzený náhradník se automaticky posune mezi hlavní účastníky. V případě, že náhradníci nejsou, může správce jednoduše donominovat další členy.

• Nastavte datum, od kdy do kdy bude možné nominaci přijímat/zamítat. Pokud datum nenastavíte, přihlašování probíhá od aktivování události až do jejího začátku.

Bonus pro účastníky

• Zvolte typ bonusu, který členové za účast dostanou:

  • žádný

  • za účast – částka není ovlivněná délkou události

  • za hodinu – konečná částka se vypočítává dle délky trvání události

• Při výběru za účast / za hodinu je třeba vybrat Členské konto, na které se bonus po skončení události a potvrzení účasti připíše.

• Následně vepište Výši bonusu (v korunách / v bodech – dle nastavení Členského konta).

Automatické akce

• Vygenerovat platby – přiřadit konkrétní skupinu plateb, do níž se každému potvrzenému účastníkovi vygeneruje platba.

  

  Nejprve je třeba si vytvořit a nastavit skupinu plateb, poté ji teprve přiřazujete k nominaci. Skupinu vytvořte prázdnou a plátci vám do ní budou automaticky přibývat, jak budou potvrzovat účast.

  Platby

  Platforma EOS umožňuje tvořit platební předpisy pro vaše členy, evidovat všechny příchozí platby, generovat potvrzení o úhradě, tvořit přehledy a exporty. To vše s napojením na internetové bankovnictví pro automatické párování plateb z účtu.

  

  Plateb může být na událost napojených i více, takže je možné nechat automaticky generovat např. zálohovou platbu a hlavní platbu zvlášť – s různými splatnostmi. K tomu je potřeba vytvořit různé skupiny plateb a k nominaci je přiřadit.

• Pokud přiřadíte nominaci platbu, můžete k ní přidat i možnost Dobrovolného příspěvku. Členovi se po potvrzení zájmu o událost zobrazí žádost o dobrovolný příspěvek. Bude moct zadat libovolnou částku, o kterou se automaticky navýší vygenerovaná platba.

• Zařadit na soupisku – člen bude po potvrzení účasti automaticky zařazen do vybraného týmu.

Dá se využít např. jako interní přihláška do týmu/skupiny nebo na nějaký kurz pro vybrané současné členy. Pro daný účel si vytvoříte tým a přihlášení a potvrzení účastníci se vám automaticky do týmu přidávají. Poté s nimi můžete dále pracovat, např. s nimi komunikovat na týmové zdi, tvořit pro ně konkrétní události apod.

Další nastavení

• Seznam účastníků viditelný členům (netýká se správců týmů – ti vidí vždy omluvené včetně omluvenek):

  • ne – běžní členové mezi sebou neuvidí, kdo se události účastní a kdo ne.

  • ano, bez omluvenek – členové mezi sebou vidí, kdo se události účastní a kdo ne, ale nevidí důvod neúčasti.

  • ano, včetně omluvenek – členové mezi sebou vidí, kdo se události účastní a kdo ne. U omluvených pak vidí i důvod.

• Povolit komentáře k události – při zaškrtnutí členové mohou k události přidávat komentáře.

• Zobrazit událost v kalendáři na zdi – při zaškrtnutí se událost zobrazuje v kalendáři týmů vybraných v bloku Kdo událost uvidí. V opačném případě se událost členům zobrazuje pouze v Členské sekci pod položkou E-přihlášky.

  E-přihlášky, nominace, pořádání

  E-přihlášky, nominace a pořádání jsou vedle obecných událostí dalšími druhy událostí v platformě EOS.

• Zobrazovat událost na webu – pokud používáte EOS web, je možné událost zobrazovat i na webu.

Notifikace

• Nastavte Připomenutí před událostí – jak dlouho před začátkem události se členům její konání notifikací připomene:

  • nepřipomínat nikomu

  • připomenout účastníkům a nevyjádřeným – notifikace připomínající událost přijde všem, kteří vyjádřili kladnou účast + těm, pro které je událost určená, ale zatím svou účast nevyjádřili.

  • připomenout jen nevyjádřeným – notifikace připomínající událost přijde jen těm, kteří zatím svou účast nevyjádřili.

Dokončete proces kliknutím na Vytvořit.

Nominace/Pozvánka bude vytvořena jako neaktivní událost – nikdo ji zatím neuvidí. Teprve po jejím vytvoření musíte členy nominovat/pozvat. Až po aktivaci události budou těmto členům rozeslány notifikace a událost se jim zobrazí.

Nominování účastníků

• Hned po vytvoření události se dostanete do detailu účastníků. Je třeba vybrat konkrétní členy, které chcete na událost pozvat.

  • Nominovat dle týmu – vyberte sezonu, tým a v něm zakliknutím vyberte členy

  

  Pokud chcete nominovat členy z více týmů, vyberte nejprve jeden tým a členy, které musíte potvrdit. Poté teprve vyberte další tým a potvrďte členy atd.

  • Nominovat vyhledáváním – vyhledejte člena dle jména a/nebo příjmení bez ohledu na tým, do kterého patří

  • v obou případech je možné členy nominovat jako náhradníky – stačí před potvrzením členů zaškrtnout Přidat do náhradníků

• Pokud máte hotovo, je třeba kliknout na Aktivovat událost a všem nominovaným rozešle notifikace a událost uvidí v kalendáři.

  

  K aktivaci však můžete přistoupit až kdykoli později v detailu události nebo přepínačem na výpisu nominací.

Detail události a přílohy

• Kliknutím na název události na výpisu nominací se dostanete do jejího detailu se všemi podrobnostmi na jednom místě.

• Kliknutím na Upravit v bloku Přílohy nebo na stránce kliknutím na Další > Přílohy můžete k události přidat přílohy – formou přiloženého souboru nebo dokumentu, který už máte nahrané v Platformě. Příloha se pak zobrazuje všem zájemcům a účastníkům ke stažení.

  Tvorba a sdílení dokumentů

  Sdílejte dokumenty s jednotlivými týmy. Vyberte, jestli budou určené pro běžné členy, správci týmu nebo jen správa organizace. Dokumenty se pak zobrazují v členské sekci.

Práce s účastníky

• Členům jednotlivé nominace/pozvánky, které se jich týkají, svítí v Členské sekci v záložce Nominace (popř. Pozvánky).

• Správci platformy/události přihlášené členy spravují v Správa > Události > Nominace > detail události > Účastníci.

• Tam je možné si účastníky pomocí záložek filtrovat na Všechny nominované, Bez vyjádření, Potvrzení, Odmítnutí, Náhradníci. Také v nich lze vyhledávat.

• Po kliknutí na kontextové menu (tři tečky) u každého účastníka je možné:

  • zamítnout účast

  • potvrdit (za člena) – v případě, že např. člen jiným kanálem sdělí, že účast potvrzuje, může ho takto potvrdit sám správce události

  • označit jako náhradníka (popř. mu tento příznak odebrat)

  • smazat účastníka

  Notifikace na události

  Platforma EOS zasílá všem členům řadu užitečných notifikací – včetně těch týkajících se událostí. Notifikace chodí do mobilní appky, potažmo do e-mailu.

• Některé akce jdou dělat i hromadně. Stačí zakliknout checkboxy u jednotlivých účastníků a objeví se tlačítko Hromadné akce.

  • Máte k dispozici standardní akce jako u jednotlivých účastníků.

  • Navíc je tu možnost hromadně vygenerovat platby.

    

    V případě, že je nominace propojená s konkrétní platbou, ta se automaticky potvrzeným účastníkům generuje. Pokud je ale potřeba nějakou později přiřazenou platbu potvrzeným účastníkům vytvořit zpětně, hodí se pro to hromadná akce. Tu využijete i v případě, kdy jste platbu zapomněli nominaci přiřadit a mezitím jste už se někteří účastníci potvrdili.

• Další akce jsou k dispozici pod tlačítkem Další:

  • Přidat účastníky do e-mailu – do hromadné mailingové zprávy, kterou jste si před tím vytvořili, pokud chcete hromadně zaslat oficiální zprávy nebo instrukce k akci pouze účastníkům.

    E-mailing členům a zástupcům

    Rozesílejte jednoduše e-maily hromadně nebo pouze jednotlivým členům či jejich zástupcům. Následně sledujte jejich statistiky doručení.

  • Exportovat účastníky

Kdykoliv v průběhu času, kdy je událost aktivní je možné na ni kdykoli nominovat další členy. Pokud náhradníka změníte na potvrzeného účastníka (nebo naopak), přijde členovi o této změně automaticky notifikace.

Další akce a možnosti

• Přejděte do Události > Další > Nominace.

• Záložkami se pak můžete překlikávat mezi událostmi dle jejich stavu:

  • Aktivní přihlašování

  • Nadcházející

  • Skončené

• Kliknutím na ikonu události se zobrazí její náhled s podrobnými informacemi a akcemi.

• Je k dispozici i přepínač na rychlou aktivaci nebo deaktivaci nominace.

• Po kliknutí na kontextové menu (tři tečky) jsou k dispozici mj. následující akce:

  • Kopírovat událost – pro rychlé založení nové, podobné události

  • Upravit – možnost editovat cokoli v události s možností zakliknout Zaslat členům notifikaci o změně události.

  • Přesunout do jiné sezony – pokud fungujete na sezonní bázi. Hodí se např. pro případ, kdy je nominace vypsána na konci jedné sezony, ale akce se koná až v té následující. Aby se účastníci mohli aktivně hlásit i po zahájení nové sezony, je potřeba, aby nominace byla v této aktivní sezoně.

    Přechod do nové sezony

    Když se blíží nová sezona, můžete si v platformě vše dopředu nachystat pomocí poloautomatických akcí.

  • Zrušit

    • pokud jsou v Nastavení vytvořené některé důvody zrušení, je třeba jeden vybrat. Také je možné nechat zaslat na zrušenou událost notifikaci všem členům, kterých se týká.

      

      V případě zrušení události uvidí členové v Členské sekci akci červeně přeškrtnutou s nápisem Zrušeno. Účast už jim nepůjde vyjádřit.

      Důvody zrušení událostí

      Ke zrušení událostí vedou různé důvody. V tomto nastavení si tyto důvody můžete sami definovat pro svůj lepší přehled. Jakmile budete mít důvody zrušení vytvořené, platforma se bude vždy při akci zrušení události na důvod ptát.

      Notifikace na události

      Platforma EOS zasílá všem členům řadu užitečných notifikací – včetně těch týkajících se událostí. Notifikace chodí do mobilní appky, potažmo do e-mailu.

    • Zaslat členům notifikaci o změně – přijde všem, kterých se událost týká (tedy všem přihlášeným nebo nevyjádřeným účastníkům).

  • Smazat – beze stopy smaže celou událost včetně účastníků

  • Obnovit – u zrušených událostí

Další druhy událostí

Oprávnění a přístup

• Oprávnění pro správu: Pro správu nominací/pozvánek je vyžadováno oprávnění do modulu Události.

• Historie změn: Uživatelé s přístupem k modulu Logy mohou si zobrazit historii všech změn provedených ve kterémkoli záznamu.