Tvorba a sdílení dokumentů

K čemu jsou dokumenty

Dokumenty můžete tvořit a v členské sekci sdílet s běžnými členy, se členy správců týmů nebo se správci organizace. Každý v záložce Dokumenty nebo v dokumentech vybrané zdi vidí jen ty dokumenty, které jsou pro něj určené. Vytvořte si třeba jen textový dokument nebo mu přidejte soubor. Vyberte, kterým týmům se bude v členské sekci zobrazovat. Je možné takto sdílet např. papírové formuláře, tréninkové plány nebo jakékoli další dokumenty např. v PDF, DOCX nebo XLSX s libovolným popisem, kam můžete uvést třeba instrukci nebo vysvětlení, k čemu dokument slouží.

Umístění modulu

Do modulu se dostanete v části Správa > Dokumenty.

Vytvoření nového dokumentu

• V pravém horním rohu obrazovky klikněte na tlačítko s ikonou „+“.

• V zobrazeném dialogovém okně zadejte název nového dokumentu.

• Pro uložení klikněte na OK.

• Klikněte na tlačítko kontextového menu (3 tečky) > Upravit, nebo přímo na vytvořený název a zobrazí se detail dokumentu. Následně zvolte v pravém horním rohu Upravit. 

• V záložce Obsah můžete ještě upravit název dokumentu a přidat popis. Popis může být jediným obsahem dokumentu, popř. můžete přidat libovolný soubor.

• Nahrajte vybraný soubor, který může být součástí dokumentu pro stažení nebo náhled.

• Klikněte na Uložit. 

Nastavení dokumentu

V dokumentu přejděte do záložky Nastavení a nastavte další parametry.

• Zaškrtněte, jestli má být dokument Aktivní, a tedy se rovnou členům zobrazovat.

• Nastavte si, kdo bude mít k dokumentu přístup (kdo ho v členské sekci uvidí). Můžete zvolit úroveň přístupu:

  • členové

  • správci týmu

  • správci odganizace

• Dále vyberte, zda dokument bude pro danou úroveň viditelný:

  • Pro celou organizaci(všechny týmy)

  • vybrané Organizační celky (pokud nějaké máte v nastavení vytvořené)

  • vybrané Týmy z vybrané Sezony.

• Dokumenty nelze určit pro jednotlivé členy, pouze pro celou organizaci, celé týmy nebo organizační celky.

  

  Pokud chcete sdílet dokument s konkrétním členem, můžete to udělat přes modul Požadavky, ke kterým můžete přidat přílohu a požadavek se členem řešit jako ticket.

  Požadavky na management

  Prostřednictvím požadavků na management můžete vytvářet tickety na jednotlivé členy a získávat tak od nich různé informace nebo dokumenty. Členové zase mohou vytvářet tickety na management, pokud potřebují o něco požádat.

• Klikněte na Uložit pro uložení nastavení. 

Když bude dokument určený pro celou organizaci, bude se zobrazovat v záložce Dokumenty na Klubové zdi/Zdi pro všechny. Analogicky se bude zobrazovat na týmových zdech, když bude určený pro jednotlivé týmy. V nastavení jednotlivých týmů je také možné vybrat, že i dokumenty pro celou organizaci se budou zobrazovat na týmových zdech. Dokumenty z pohledu každého jednotlivého člena jsou k dispozici v levém panelu v členské sekci pod položkou Dokumenty, kde každý uvidí všechny dokumenty pro něj určené.

Správa dokumentů

• Úpravy a mazání: Záznamy o dokumentech je možné kdykoliv upravit nebo odstranit, když k tomu má člen oprávnění. Smazaný dokument nenávratně zmizí.

• Vyhledávání: Pro vyhledávání v dokumentech využijte vyhledávání pole. Vyhledávání zahrnuje názvy dokumentů i jejich popis.

Oprávnění a Přístup

• Oprávnění pro správu: Pro správu dokumentů je vyžadováno oprávnění pro zápis do modulu Dokumenty.

• Historie změn: Uživatelé s přístupem k modulu Log si mohou zobrazit historii všech změn provedených v kterémkoli záznamu.