E-mailing členům a zástupcům

Umístění modulu

Do modulu se dostanete v části Správa > Mailing. 

Vytvoření nového mailingu

• Klikněte na tlačítko s ikonou “+“.

• V zobrazeném dialogovém okně zadejte pracovní název nového e-mailu.

• Následně klikněte na vytvořenou položku, popřípadě vpravo přes kontextové menu (3 tečky) vyberte Upravit.

• Nastavte si odesílatele. Máte na výběr dvě možnosti:

  • vaše uživatelská e-mailová adresa, pod kterou se přihlašujete do platformy

  • výchozí e-mailová adresa vaší organizace (ta je pro vaší organizaci nastavená v konfiguraci a na požádání ji můžeme změnit)

Adresa, ze které mailing pošlete, následně slouží i jako reply-to adresa, tzn. když se člen rozhodne na e-mail odepsat, odpovídá na tuto adresu.

Obsah e-mailu a omezení příjemců

• Zvolte předmět a napište obsah e-mailu. 

• Pokud chcete k mailu připojit dokument nebo soubor, klikněte na Dokumenty nebo Soubory.

  • Dokument je dříve vytvořený dokument v platformě, který jen k mailu připojíte. Je to příloha, která bude odkazovat k danému dokumentu do platformy.

  • Soubor je klasická příloha e-mailu jako externí soubor, který vyberete např. z disku.

• Dále zde můžete omezit skupinu příjemců. E-mail můžete rozeslat:

  • pouze členům

  • pouze zákonným zástupců napárovaným u členů

  • členům i zákonným zástupcům 

• Také zde můžete rovnou zakliknout, že e-mail chcete Poslat všem aktivním členům organizace. Tím už nemusíte specifikovat příjemce a e-mail se zašle všem členům, resp. zástupcům, kteří mají do platformy aktivní přístup.

• Klikněte na Uložit.

Výběr příjemců e-mailu

• V záložce Příjemci vyberte:

  • jednotlivé týmy, kterým chcete e-mail rozeslat, přičemž se respektuje nastavení omezení příjemců ze záložky Obsah

  • konkrétní jednotlivé členy – vyberte je ze soupisky nebo napište prvních pár písmen jména pro vyhledání člena

• Klikněte na Uložit příjemce. 

Náhled a odeslání

• Klikněte na Náhled zprávy.

• Kliknutím na Počet příjemců si zkontrolujte souhrn příjemců dle jmen i jednotlivých e-mailových adres.

• Vidíte zde další informace o mailové zprávě včetně obsahu i adresy odesílatele.

• V této fázi můžete e-mail a příjemce ještě Upravit.

• Klikněte na Odeslat nebo naplánovat a následně vyberte

  • zda chcete mailingovou zprávu Odeslat nyní nebo

  • Naplánovat odeslání na později – dostanete na výběr datum a čas budoucího odeslání. 

Statistiky doručení

Jakmile mailing odešlete, uvidíte na výpisu jednotlivých mailingů datum a čas odeslání. Proklikem do odeslaného mailingu se dostanete do logu, ve kterém si můžete zkontrolovat statistiky doručení a přečtení.

Celkový počet příjemců a počet odeslaných e-mailů se nejprve nemusí shodovat. Členům, kteří aktivně používají mobilní appku, totiž nejprve mailingová zpráva přijde do Inboxu v appce. Na to jim přijde i push notifikace. Teprve až si člen zprávu v Inboxu přečte, započítá se jako doručená, ale mail jako takový už se neodešle. Teprve kdyby si člen zprávu v appce během 4 hodin od doručení nepřečetl, odešle se mu zpráva i na e-mail a započítá se jako doručená.

Hromadné statistiky všech e-mailu odeslaných z vaší platformy (včetně mailových notifikací) najdete v Správa > Přehled, pokud vám to vaše oprávnění dovoluje.

Správa mailingů

Na výpisu mailingových zpráv můžete s jednotlivými mailingy dále pracovat:

• Zobrazit Shrnutí a odeslání

• Přejmenovat zprávu

• Zkopírovat zprávu – včetně obsahu, příjemců a příloh

• Zobrazit si Historii změn

Pokud jste e-mail ještě neodeslali je možné ho kdykoliv upravit nebo smazat.

Oprávnění a Přístup

• Oprávnění pro správu: Pro tvorbu a editaci mailingů je vyžadováno oprávnění pro zápis do modulu Mailing.

• Historie změn: Uživatelé s přístupem k modulu Logy si mohou zobrazit historii všech změn provedených v kterémkoli mailingu.