Každá platba dostane při vytvoření číslo dokladu z číselné řady, kterou má přiřazenou její typ platby. Z čísla dokladu platforma odvodí variabilní symbol a podle něj páruje platbu s transakcí z banky. Vlastní číselnou řadou určíte, jak budou čísla dokladů a variabilní symboly nových plateb vypadat.
Ve Správě otevřete Nastavení a v části Platby klikněte na Číselné řady.
Vpravo nahoře klikněte na +. Otevře se okno Vytvořit.
Do pole Název napište název řady, například „Soustředění“.
V části Nastavení řady vyberte, z čeho se číslo dokladu skládá:
Předpona: písmena bez diakritiky nebo číslice na začátku čísla, nejvýš 10 znaků.
Číslo roku: volba „YY“ přidá rok dvěma číslicemi, „YYYY“ čtyřmi. První volba zleva rok vynechá.
Index: číslo 0–99, kterým odlišíte například organizační celky nebo oblasti.
Číslo měsíce: „ano“ přidá do čísla měsíc. Použijete ho pouze spolu s číslem roku.
Počet faktur: kolik míst má pořadové číslo. Například „Do 1000“ dává čísla 001–999.
Pole Formát číselné řady se podle vašich voleb vyplní samo.
Zkontrolujte pole Náhled čísla. Ukazuje první dvě a poslední číslo řady, například „SO2611001, SO2611002, …, SO2611999“.
Klikněte na Uložit.
S modulem Rozšířená oprávnění (placený modul) má okno navíc pole Organizační celek. V něm řadu omezíte na jeden organizační celek.
Řada se začne používat, až ji přiřadíte typu platby.
V Nastavení v části Platby klikněte na Typy plateb.
Klikněte na název typu platby, například Výchozí. Otevře se okno Typ platby. Nový typ platby vytvoříte tlačítkem + vpravo nahoře.
V poli Číselná řada vyberte svou řadu.
Klikněte na Uložit.
Typ platby pak vyberete při vytváření skupiny plateb v poli Typ platby.
Nové platby s tímto typem dostanou číslo dokladu z vaší řady. Variabilní symbol najdete na obrazovce Všechny platby ve sloupci VS.
Variabilní symbol se z čísla dokladu odvodí podle účtu, na který se platba účtuje:
U bankovního účtu vedeného v Česku nebo na Slovensku obsahuje pouze číslice, nejvýš posledních 10. Z čísla dokladu „SO2611001“ je variabilní symbol „2611001“.
U pokladny je variabilní symbol stejný jako číslo dokladu.
S číslem roku začíná pořadové číslo každý rok znovu od 1, s číslem měsíce každý měsíc.
Už vytvořené platby si číslo dokladu i variabilní symbol ponechají, i když později změníte formát řady nebo řadu u typu platby. Výjimkou je neuhrazená platba, u které v okně Upravit platbu změníte účet: variabilní symbol se odvodí znovu podle nového účtu.
Variabilní symbol u platby ručně nezměníte. V okně Upravit platbu je pouze ke čtení.
Dvě platby mají stejný variabilní symbol. Čísla dokladů, která se liší pouze předponou, například „CP1234“ a „ST1234“, dají u účtu v Česku nebo na Slovensku stejný variabilní symbol. Pokud jsou obě platby neuhrazené na stejném účtu, transakce se s nimi automaticky nespáruje a musíte ji spárovat ručně (viz Související). Řady proto odlišujte indexem, ne pouze předponou.
Pod polem Náhled čísla je upozornění, že formát nemá začínat nulou. Variabilní symbol by začínal nulou a některé banky nuly na začátku odstraní. Platba by se pak automaticky nespárovala. Vyberte číslo roku, nebo vyplňte index, který nezačíná nulou.
Variabilní symboly nejdou po sobě. Pokud má řada v poli Pořadové číslo vybrané „ID platby“, číslo se řídí pořadím všech plateb v organizaci, ne pouze plateb této řady. Čísla jdou po sobě s volbou „Číselná řada“, zpět na „ID platby“ už řadu nepřepnete. Mezera v řadě vznikne také po smazání platby, která v řadě nebyla poslední.
Typy plateb
Vytvořte si vlastní typy plateb, abyste si dle nich mohli například platby filtrovat.
Platby
Platforma EOS umožňuje tvořit platební předpisy pro vaše členy, evidovat všechny příchozí platby, generovat potvrzení o úhradě, tvořit přehledy a exporty. To vše s napojením na internetové bankovnictví pro automatické párování plateb z účtu.
Transakce
Transakce jsou v EOS samostatným modulem, který umožňuje natahovat výpis transakcí z účtu do platformy – ať už automaticky přes bankovní API, nebo ručním importem. Jednotlivé transakce jdou ale vytvořit i ručně. Transakce se párují na platby vytvořené v EOS.
Bankovní účty a pokladny
Do platebního profilu přidejte své bankovní účty nebo pokladnu pro hotovost, abyste následně mohli generovat platby členům.
