Utworzenie Zapisu i podgląd

Umiejscowienie modułu

Aby uzyskać dostęp do modułu, przejdź do części Zarządzanie > Zapisy.

Do czego służą Zapisy

Ten moduł możesz łatwo wykorzystać do zapisów kogokolwiek na cokolwiek. Jeżeli organizujesz np. półkolonie, w których mogą uczestniczyć zarówno członkowie platformy (organizacji), jak i osoby z zewnątrz, to właśnie Zapisy są tym właściwym narzędziem. Możesz ich jednak użyć również wyłącznie dla swoich wewnętrznych członków.

W przeciwieństwie do e-zapisy, w Zapisach możesz samodzielnie stworzyć własne kroki i formularze i dowolnie je skomponować.

Liczba zgłoszeń nie jest ograniczona, podobnie jak liczba kroków i pól w poszczególnych formularzach. Możesz również określić, czy dane zgłoszenie jest dostępne wyłącznie dla twoich członków, tylko dla publiczności, czy zarówno dla członków, jak i publiczności. Umieszczenie linku dla publiczności zależy wyłącznie od ciebie – może być np. na stronie internetowej lub w mediach społecznościowych.

Kategorie Zapisy

Zapisy można podzielić na różne kategorie (np. półkolonie, warsztaty, seminaria itp.). Kategorie można tworzyć w sekcji Zarządzanie.

Uwaga, aby zgłoszenia w kategorii były widoczne, dana kategoria (ewentualnie także podkategoria) musi być zawsze aktywna.

Utworzenie nowego formularza

• Kliknij przycisk “+“.

• W oknie dialogowym wpisz nazwę nowego Zapisu.

• Jeśli wcześniej utworzyłeś kategorie, wybierz odpowiednią.

• Wybierz sezon/okres, jeśli używasz.

  

  Jeśli masz w ustawieniach utworzonych więcej sezonów/okresów, upewnij się, że zgłoszenie tworzysz w aktywnym sezonie lub jako bezsezonowe.
  

  Jeśli używasz funkcji Rozszerzone uprawnienia, możesz utworzyć zgłoszenie wyłącznie dla konkretnej jednostki organizacyjnej.

• Wpisz pojemność dla danego wydarzenia.

• Wybierz Dostępność – czy i jak Zapis ma być przeznaczony dla członków/publiczności:

  • niedostępne – nie będzie widoczne nigdzie

  • katalog z możliwością zapisania się – zainteresowani znajdą ten Zapis w katalogu i będą mogli się zapisać:

    • członkowie: Sekcja członkowska > Katalog zapisów

    • publiczność w publicznym katalogu, do którego platforma wygeneruje link

  • katalog bez możliwości zapisania się – zainteresowani zobaczą wydarzenie ze wszystkimi szczegółami, ale nie będą mogli się zapisać

  • niedostępne w katalogu – zapisanie się tylko przez link – formularz nie będzie widoczny w katalogach, a aby się zapisać, trzeba będzie wysłać zainteresowanym link do niego

• Kliknij Zapisz.

  

  Jeśli wybierzesz jedną z opcji dostępnego Zapisu dla uczestników zewnętrznych, możesz zaznaczyć Zezwól na zapisanie większej liczby uczestników zewnętrznych z tym samym adresem e-mail. To ustawienie wykorzystaj np. gdy wydarzenie jest przeznaczone dla dzieci – ich rodzic będzie wtedy mógł zapisać więcej dzieci na swój jeden adres e-mail.

Przegląd zapisów i dalsze działania

• Po utworzeniu wydarzenia zobaczysz je na liście razem z innymi ewentualnymi wydarzeniami.

Kafelki

• Wymaga działania – pokazuje liczbę uczestników, wobec których wymagane jest jakieś działanie z twojej strony.

• Dostępne punkty– pokazuje liczbę dostępnych punktów, które możesz użyć do zapisania zewnętrznych uczestników.

• Do tych dwóch miejsc możesz także przejść za pomocą przycisku Więcej.

Wyszukiwanie i filtrowanie

• Funkcja Wyszukaj możesz wyszukać dowolne wydarzenia według nazwy.

• Przyciskiem Zaawansowane filtrowanie możesz filtrować zapisy według wybranych kryteriów:

  • Aktywne zapis - Wyświetl tylko te zapisy i wydarzenia, które są aktywne. Lub te, które aktywne nie są.

  • Data zakończenia - koniec – wyświetl zapisy według daty zakończenia. Możesz określić zakres dat i przefiltrować np. wszystkie zapisy kończące się w tym miesiącu. Ten filtr pozwala ustawiać jedynie zakres dat zakończenia, jeśli potrzebujesz również filtrować według daty rozpoczęcia, użyj filtra "Data rozpoczęcia". Te dwa filtry można łączyć.

  • Data rozpoczęcia - początek – wyświetl zapisy według daty rozpoczęcia. Możesz określić zakres początkowej daty i przefiltrować np. wszystkie zapisy zaczynające się w tym miesiącu. Ten filtr pozwala ustawić zakres daty rozpoczęcia, jeśli potrzebujesz filtrować także według końca, użyj filtra "Data zakończenia". Oba filtry mogą być łączone.

  • Data zapisów – do – wyświetl zapisy według daty końca zapisów. Możesz określić zakres dat i przefiltrować np. wszystkie zapisy, których zapisy kończą się w tym miesiącu. Ten filtr pozwala ustawiać tylko zakres końca zapisów, jeśli potrzebujesz filtrować także według ich początku, użyj filtra "Data zapisów – od". Oba filtry mogą być łączone.

  • Data zapisów – od – wyświetl zapisy według daty rozpoczęcia zapisów. Możesz określić początkowy zakres zapisów i przefiltrować np. wszystkie zgłoszenia, na które zapisy zaczynają się w tym miesiącu. Ten filtr pozwala ustawiać tylko początek zapisów, jeśli potrzebujesz filtrować również według końca, użyj filtra "Data zapisów – do". Oba filtry mogą być łączone.

  • Data utworzenia – filtruj zapisy według daty ich utworzenia. Możesz ustawić zakres dwóch dat lub tylko jedną z nich.

  • Dostępność dla członków – filtruj zapisy według tego, czy są one widoczne w katalogu dla członków lub czy członkowie mogą się na nie zapisywać.

  • Dostępność dla uczestników zewnętrznych – filtruj zapisy według tego, czy są widoczne w publicznym katalogu lub czy uczestnicy zewnętrzni mogą się na nie zapisywać.

  • Pojemność – filtruj zapisy według ich pojemności – zarówno głównej, jak i pojemności dla rezerwowych.

  • Kategoria – Wyświetl tylko te zapisy, które należą do określonej kategorii. Platforma pozwala na tworzenie własnych kategorii w Ustawieniach.

  • Miejsce – Filtruj zapisy według miejsca ich realizacji. Możesz wybierać spośród miejsc, które są zapisane w module Miejsca na platformie.

  • Ostatnia zmiana – filtruj zapisy według daty ostatniej zmiany. Możesz ustawić zakres dwóch dat lub tylko jedną z nich.

  • Zapisy – wyświetl tylko te zapisy, na które można się zapisać w tej chwili.

  • Tagi – filtruj według przypisanych tagów. Możesz łączyć przypisane i wykluczone tagi, aby wyświetlić np. tylko te wpisy, które mają przypisany tag A, ale jednocześnie nie mają przypisanego tagu B.

• Przyciskiem Wyświetlane kolumny możesz dostosować kolumny i ustawić własny widok tabeli.

  

  Jeśli potrzebujesz własnego eksportu, którego nie można stworzyć w EOS według własnego ekranu, napisz na support@eosclub.app. Przygotujemy dowolne eksporty na miarę.

• Klikając na przycisk z lornetką możesz pracować z ekranami– zapisać przefiltrowany ekran do przyszłego użycia lub zarządzać wcześniej zapisanymi ekranami.

  

  Wybierz dowolne filtry, których używasz regularnie, ustaw kolumny i zapisz ekran, który w kilka sekund możesz wczytać i wyeksportować aktualne dane.

Przegląd

• W poszczególnych kolumnach widzisz przejrzyście podstawowe informacje o każdym zapisie, np. liczba uczestników według stanu, stan zgłoszeń i terminy lub dostępność dla członków czy publiczności. Wyświetlane kolumny możesz dostosować według własnych potrzeb.

• Przełącznikiem w kolumnie Stan możesz łatwo dezaktywować cały zapis – przestanie być widoczne dla wszystkich.

• Przełącznikiem Zapisy możesz (na przykład czasowo) wyłączyć możliwość zapisania się – zgłoszenie będzie widoczne zgodnie z ustawieniami, ale nie będzie możliwości się na nie zapisać.

• Ikonka notatniku możesz dodać lub wyświetlić wewnętrzną notatkę.

Utworzenie treści zapisu

Aby utworzyć poszczególne kroki i formularze oraz dokonać innych ustawień, przejdź do szczegółów i edycji.

Praca z uczestnikami

Jak zatwierdzać uczestników lub jak z nimi dalej pracować, dowiesz się w osobnym artykule.

Punkty dla uczestników zewnętrznych

Uprawnienia i Dostęp

Do założenia wniosku wymagane jest uprawnienie do modułu Zapisy.