Praca z uczestnikami zapisu

Lokalizacja modułu

Aby uzyskać dostęp do modułu, przejdź do sekcji Zarządzanie > Zapisy.

Przegląd uczestników

Kliknij na wydarzenie, aby przejść do szczegółów, gdzie znajdziesz kilka kafelków przeglądowych z podstawowymi liczbami. Kliknij, aby przefiltrować interesujące Cię elementy.

• Uczestnicy – przegląd wszystkich uczestników na wszystkich etapach rejestracji

• Zgłoszneni– uczestnicy pomyślnie zarejestrowani = przeszli cały proces i wszystkie kroki zostały zatwierdzone

• W toku – kandydat przeszedł część kroków, ale pozostałe nadal są przed nim

• Wymagana działania– kandydat wypełnił jeden z kroków, który czeka na reakcję administratora platformy lub wydarzenia

  

  Jeśli w danym kroku jest ustawione ręczne zatwierdzanie kroków, będzie konieczne ich zatwierdzanie / odrzucanie / wysyłanie do uzupełnienia. Jeśli zatwierdzanie nie jest ustawione jako konieczne, kandydat będzie mógł przejść przez wszystkie kroki bez twojej ingerencji.

  Utworzenie Zapisu i podgląd

  Dzięki Zapisu na wydarzenie może się zapisać każdy, niezależnie czy jest członkiem organizacji (platformy), czy to zewnętrzy członek. Utwórz Zapisy z kilkoma krokami i całkowicie własnymi formularzami.

• Niezweryfikowany – zewnętrzni uczestnicy, którzy się zarejestrowali (wypełnili 1. krok), ale nie zweryfikowali swojego e-maila.

  

  Każdy zewnętrzny uczestnik, który wypełni 1. krok rejestracji, otrzyma e-mail z linkiem weryfikacyjnym – wystarczy kliknąć w link, by zweryfikować i zostać prawidłowo zgłoszony. Jeśli do zapisu przystępuje jeden z twoich członków, weryfikacja nie jest wymagana.

• Odrzuceno – uczestnicy, których administrator zgłoszenia odrzucił na którymś z etapów

  

  Odrzuconych uczestników można w dowolnym momencie rejestracji przywrócić.

• Pobrane punkty– liczba punktów pobrana w danym zapisie za zewnętrznych uczestników

Zatwierdzanie uczestników

Dla każdego kroku w zapisie można ustawić, czy dany krok wymaga ręcznego zatwierdzenia przez administratora. W takim przypadku zawsze przy zgłoszonych zobaczysz pomarańczowy link Wymaga działania.

Działanie musi zostać wykonane, aby zgłoszony mógł przejść do kolejnego kroku lub uzupełnić wymagane dane w bieżącym kroku.

• Kliknij w Wymaga działania (lub w pomarańczową ikonę z wykrzyknikiem przy danym kroku), a otworzy się okno dialogowe z danymi wypełnionymi przez członka.

• Kliknij Zatwierdź, jeśli wszystko się zgadza.

• Kliknij Odrzuć, jeśli dane są niepoprawne i uzupełnij Rodzaj odrzucenia:

  • poprosić o zmianę – członek otrzyma powiadomienie z prośbą o uzupełnienie/zmianę informacji w danym kroku (konieczne jest również podanie Powodu prośby o zmianę)

  • odrzuć trwale – odrzucenie, które można zmienić wyłącznie poprzez przywrócenie uczestnika przez administratora wniosku – możesz podać Powód odrzucenia

Dalsza praca z uczestnikami

Ze zapisanymi można pracować albo pojedynczo, albo grupowo.

Indywidualna praca ze zapisanym

• Kliknij prawym przyciskiem lub w menu kontekstowym (3 kropki) i pojawią się następujące opcje:

  • Oznaczyć jako rezerwowego

  • Przekształcić na członka (dla zewnętrznych uczestników) – możliwość przekształcenia zewnętrznego uczestnika na członka Twojej organizacji

    • Pojawi się okno dialogowe, w którym należy wypełnić dodatkowe wymagane dane do utworzenia członka

    • Kliknij Zapisz i członek zostanie utworzony w bazie danych członków

  Baza danych członków

  Baza danych wszystkich członków, w tym opiekunówżrodziców - aktywnych lub nieaktywnych. Posiada funkcje wyszukiwania, zaawansowanego filtrowania, importu i eksportu.

• Odrzuć – zostanie poinformowany o odrzuceniu i nie będzie zajmować miejsca

W przeciwieństwie do akcji Odrzuć, którą można wykonać podczas przeglądania wypełnionego przez członka kroku, tutaj nie otrzymasz opcji poproszenia o zmianę danych. To trwałe odrzucenie, które można cofnąć tylko przez jego przywrócenie.

• Przywróć (dla odrzuconych) – akcja umożliwiająca przywrócenie trwale odrzuconego zapisu i członka

Masowe działania z zapisanymi i członkami

Zaznacz pola obok nazwiska członka, na których chcesz zastosować działania masowe, i kliknij Masowe działania. Wyświetlą się następujące opcje:

• Dodaj do składu drużyny / do grupy – dodaj zarejestrowanych na dany zapis do wcześniej utworzonej drużyny/grupy w platformie EOS.

• Dodaj tag (tylko dla członków, których masz już w bazie danych, nie dla zewnętrznych uczestników) – do zarejestrowanych możesz dodać tagi, które wcześniej utworzysz w Ustawienia - Zapisy - Tagi.

  

  Te działania dotyczą tylko członków w twojej bazie danych w platformie EOS, nie zewnętrznych uczestników zapisu. Jeśli chcesz dodać tagi lub przypisać do drużyny także zewnętrznych uczestników, musisz najpierw utworzyć członków platformy. Nie chodzi tutaj np. o tagowanie zapisanych tylko na potrzeby zapisu.

• Trwale odrzuć – masowa opcja odrzucenia, w której zainteresowana osoba zostanie poinformowana o odrzuceniu i nie będzie blokować pojemności.

• Przywróć – przywrócenie wybranych odrzuconych uczestników.

Eksport

• Eksport uczestników zgłoszenia będzie wkrótce dostępny.

Powiadomienia

Członkowie otrzymują powiadomienia tradycyjnie w aplikacji mobilnej lub mailem. Zewnętrzni uczestnicy otrzymują powiadomienia mailowe.

Uprawnienia i Dostęp

Do pracy z wnioskiem wymagane jest uprawnienie do modułu Zapisy.