Pomalu se blíží konec současné sezony, stále máte pro členy ještě vypsané tréninky/lekce a potřebujete s nimi komunikovat v aktuálních týmech, zároveň ale potřebujete rozjet přihlašování na novou sezonu a zjistit, kdo bude pokračovat a v jakém týmu/skupině? A také řešíte přihlašování nových zájemců na novou sezonu?
Pokud potřebujete v současné sezoně zjistit, kdo chce kam chodit další rok, je pro to ideální modul Přihlášky. Jejich zobrazení členům totiž narozdíl od událostí není vázané na sezonu. Pro každý tým/kurz/skupinu, které budete otevírat v nové sezoně, vytvoříte jednu přihlášku.
Úvodní nastavení
Správa > Nastavení > Přihlášky > Kategorie > + (nová) > název: Přihlašování na kroužky/kurzy 20XY/20XY > zaškrtnout: Aktivní
Tvorba Přihlášek
Založení přihlášky a přehled
Díky přihláškám se na vaši akci nebo událost může přihlásit kdokoliv, ať už je členem vaší organizace (platformy), nebo patří mezi veřejnost. Vytvořte přihlášky s několika kroky a zcela vlastními formuláři.
Správa > Přihlášky > +
Pro každý kroužek/kurz vytvoříte samostatnou přihlášku.
Obecné údaje:
Zařadíte přihlášku do kategorie Přihlašování na kroužky/kurzy 20XY/20XY a případně do příslušné podkategorie.
Název bude odpovídat kroužku/kurzu. Další možnosti nastavení využijte dle potřeby (doporučujeme nastavit třeba kapacitu).
Kroky přihlášky:
Pokud budete přihlašovat takto jen současné členy, první krok můžete ponechat beze změny (jméno, příjmení a e-mail budou mít následně všichni členové vyplněný a skutečně kliknou jen na „Přihlásit“).
Pokud budete přes Přihlášky řešit i nové zájemce (nečleny), je potřeba první krok upravit a přidat tam pole tak, abyste zjistili všechny potřebné informace.
Pokud chcete, aby přihlášení dostali rovnou podklady k platbě, vytvoříte druhý krok, kam přidáte předem vytvořenou skupinu plateb.
Nastavení přihlášky a vytvoření kroků
Po založení přihlášky je třeba nastavení jejích podrobností a vytvoření jednotlivých kroků, které budou zájemci vyplňovat.
Informace členům
Správa > Přihlášky > Další > Odkaz na katalog > Pro členy
Na Zeď celé organizace či příslušných týmů napíšete nový příspěvek, ve kterém budete členy informovat o možnosti se přihlašovat na nové pololetí/rok (= sezonu), kam připojíte i odkaz. Členové taky katalog přihlášek najdou v členské sekci v lište vlevo pod ikonou bloku, příp. v mobilní aplikaci.
S vašimi současnými členy potřebujete ještě třeba měsíc fungovat v současné sezoně, ale zároveň se vám už hlásí zájemci na nový rok/pololetí (= sezonu)? Potom EOS nabízí dvě možnosti.
Využijete přihlášky připravené pro členy (viz. výše)
Cena za přihlášené – kreditní systém
Modul Přihlášky je pro všechny organizace dostupný v rámci standardní licence. Přihlašování členů je také zdarma. Přihlašování externích účastníků (veřejnost) je zpoplatněna kredity.
Správa > Přihlášky > Další > Odkaz na katalog > Pro veřejnost - tento link dáte na webové stránky, sociální sítě apod.
V jedné přihlášce se tak budou scházet jak vaši současní členové, tak noví zájemci, kapacita se hlídá automaticky.
Správa > Týmy a zdi > v aktivní sezoně: vypnete aktuální týmy z registračního formuláře
V aktivní sezoně vytvoříte nové týmy označené sezonou, ke které se vztahují a do názvu dáte více informací (např. o městě a o termínu).
Založení týmu/zdi a jejich přehled
Díky týmům si vaše členy rozdělte do jednotlivých skupin – tak, jak spolu reálně fungují. S každým týmem také vznikne komunikační zeď týmu v Členské sekci.
Tyto nové týmy zveřejníte v registračním formuláři. Noví zájemci pak už vybírají z kroužků/kurzů na novou sezonu.
V Správa > Nastavení > Sezony > + založíte novou sezonu (NECHÁTE JI NEAKTIVNÍ)
Vytvoření a správa sezon/období
Rozčleňte si vaše fungování pro snazší organizaci událostí a komunikace na jednotlivé sezony/období. Můžete však fungovat také na nesezonní bázi, bez jakéhokoli časového ohraničení.
V Správa > Týmy a zdi > nová sezona > + - vytvoříte nové týmy
Následně je třeba přidat lidi na soupisku.
Všechny přihlášené na novou sezonu máte na jednom místě vždy v konkrétní přihlášce.
Z externích zájemců uděláte jednoduše přes tři tečky člena (Převést na člena) a pošlete mu pozvánku.
Označením všech členů v přihlášce > Akce > Přidat na soupisku je hromadně přidáte následně do týmů vytvořených v nové sezoně.
Posledním krokem je v čase, kdy už v původní sezoně nic řešit nepotřebujete, aktivovat novou sezonu.
Členy z přihlášek přidáte na soupisku nových týmů (do kterých se už hlásí noví zájemci přes registrační formulář). Všechny je označíte > Akce > Přidat na soupisku. Doporučuji je tam dávat průběžně kvůli hlídání kapacity!
Nově registrovaní se do toho týmu zařadí automaticky.
Posledním krokem je v čase, kdy už v původní sezoně nic řešit nepotřebujete je aktivovat novou sezonu.
