Soglasje je pravno dopustno samo takrat, kadar je obdelava resnično neobvezna – torej kadar lahko posameznik reče "ne" in ostane član pod enakimi pogoji. Tipičen primer je objava fotografij in videov na spletni strani ali družbenih omrežjih. Ker gre za resnično izbiro, mora imeti soglasje vedno dve možnosti (potrdi/zavrni), mora biti prostovoljno, specifično (za en konkreten namen), informirano (kdo obdeluje, zakaj, kako dolgo, koga lahko podatki dosežejo) in nedvoumno (aktivno dejanje, ne vnaprej obkljukano polje). Kadar koli ga lahko oseba prekliče, brez posledic in brez obrazložitve.
Predloga A - Soglasje (za neobvezno obdelavo osebnih podatkov) - SL
Uporabite za vse, kar NI pogoj za članstvo: fotografije/video, e-novice, obveščanje po SMS, posredovanje podatkov tretjim za promocijske namene ipd. Vedno z dvema gumboma (potrdi/zavrni), ker gre za resnično izbiro.
Izjava o seznanjenosti pa je primerna, kadar je obdelava nujna za to, da nekdo sploh lahko postane ali ostane član – ime, datum rojstva, naslov, kontakt, članarina, prijave na tekmovanja. Te podatke društvo potrebuje za izvajanje članskega razmerja, zato podlaga zanje ni privolitev, temveč zakoniti interes društva pri izvajanju svoje statutarne dejavnosti. Ker odklonitev tu pomeni, da človek ne more biti član, ponudba "strinjam se / ne strinjam se" ustvari lažen vtis izbire. Pravilneje je, da društvo osebo zgolj informira in od nje pridobi potrditev, da je prebrala/razumela – en gumb, brez opcije zavrnitve.
Predloga B — Izjava o seznanjenosti (za obvezno obdelavo, pogoj za članstvo) - SL
Uporabite za osnovne članske podatke, brez katerih članstvo ni mogoče: ime, naslov, kontakt, članarina, prijave na tekmovanja. En sam gumb, brez opcije zavrnitve – ker ne gre za soglasje, temveč za potrditev, da je oseba prebrala obvestilo.
Zakon o društvih (ZDru-1) društvom ne predpisuje natančno, katere podatke o članih morajo voditi – to prepušča vsakemu društvu, da uredi v svojem temeljnem aktu (statutu). To pomeni, da se društvo ne more sklicevati na "zakonsko obveznost" kot podlago za vodenje članske evidence, ampak na zakoniti interes oz. na to, da je obdelava nujna za izvajanje članstva, kot ga določa lastni statut.
kdo je upravljavec (ime in naslov društva, zastopnik),
natančen namen obdelave, katere vrste podatkov,
komu so lahko posredovani (npr. Facebook/Instagram = prenos v ZDA),
koliko časa se hranijo,
ter pravice posameznika (dostop, popravek, izbris, omejitev, ugovor, pritožba pri Informacijskem pooblaščencu RS).
do 15. leta soglasje/izjavo podpiše izključno starš ali zakoniti zastopnik.
od 15. do 18. leta priporočamo sopodpis mladoletnika in starša – to je usklajeno s starostno mejo, ki jo ZVOP-2 uporablja za samostojno privolitev, hkrati pa upošteva, da gre pri fotografijah tudi za osebnostne pravice, ne le za varstvo podatkov.
od 18. leta dalje član podpiše sam.
Facebook in Instagram upravlja Meta, ki podatke lahko obdeluje tudi zunaj EU/EGP (ZDA); to je treba omeniti že v besedilu soglasja. Prav tako velja opozoriti, da po objavi drugi uporabniki fotografijo lahko delijo ali shranijo, zato preklic soglasja ne pomeni, da lahko društvo zagotovi popoln izbris povsod – lahko ga umakne le s svojih lastnih strani.
Obvezni podatki (za članstvo) so oblečeni v "soglasje" z opcijo zavrnitve, ki je dejansko ni.
Ni navedeno, da se podatki prek družbenih omrežij lahko prenašajo zunaj EU.
Rok hrambe ni določen (niti približno, niti z odgovorom "do preklica/prenehanja članstva + X let").
Za mladoletne ni ločenega besedila za zakonitega zastopnika.
Checkbox je vnaprej obkljukan ali je soglasje "skrito" v splošnih pogojih.
Za klube na platformi je smiselno imeti ločena besedila: eno kratko izjavo o seznanjenosti (obvezno, en gumb) za osnovne članske podatke, in eno ali več resničnih soglasij (dva gumba, prekličljivo) za vse, kar je dejansko neobvezno – fotografije/video, novičke po e-pošti, posredovanje podatkov zvezi za promocijske namene ipd.
