Platforma EOS je vaša - a sedaj pride zelo pomemben korak: načrtovanje njene uvedbe. Spodaj najdete seznam, ki bo postopek naredil preprostejši in hitrejši.
Z upoštevanjem korakov si boste prihranili veliko časa na samem začetku. V primeru vprašanj se lahko vedno obrnete na svojega EOS zastopnika ali uporabite tehnično pomoč, ki je na voljo na naslovu [email protected]
Platformo smo vam predstavili, zdaj pa je čas, da se preizkusite v lastni testni različici. Uživajte 30 dni platforme in si jo personalizirajte po svojem okusu. Po pretečenem obdobju lahko vnešene podatke prenesemo na vašo uradno različico platforme in takoj začnete z uporabo.
Če želite platformo EOS še enkrat na hitro pregledati ali jo pokazati kolegom, uporabite spodnji video
Za začetek bo treba nastaviti pooblastila za ostale člane, dodati bančni račun in ga povezati z vašo banko ter prilagoditi nastavitve platforme vašim potrebam.
Osnovna navodila za nastavitev platforme EOS [VIDEO]
Koristen članek tako za tiste, ki platformo šele spoznavate, kot tudi za tiste, ki želite zgolj preveriti in osvežiti osnovne nastavitve sistema.
Člane, ki bodo platformo testirali, lahko dodate ročno. Za ustvarjanje celotne baze članov je pozneje najučinkoviteje uporabiti množični uvoz preko šablone. Lahko pa se člani kar sami registrirajo prek obrazca na uvodni strani vaše platforme.
Uvoz članov
Skupinski uvoz članov je eden izmed prvih korakov po tem, ko dobiš platformo EOS. Prav tako je uporaben kadarkoli kasneje, ko moraš v bazo enostavno dodati več članov naenkrat.
Spletna registracija člana
Prek spletnega registracijskega obrazca se lahko novi člani registrirajo sami neposredno v vašo klubsko platformo.
Ključnega pomena je, da s platformo EOS najprej podrobno seznanite svoje trenerje. Ti bodo namreč vaša desna roka na igrišču in bodo kasneje bistveno pomagali pri uspešni predstavitvi platforme članom ter staršem.
Kako izvesti onboarding trenerjev
Ta članek povzema preverjene pristope iz prakse uspešnih klubov, ki so uvajanje trenerjev že izpeljali. Namenjen je tako skrbnikom, ki zagon pripravljajo, kot trenerjem samim.
Člane razdelite v skupine, ki so ustvarjene za individualizirano upravljanje (selekcije, trenerji, prostovoljci) – za pošiljanje sporočil, ustvarjanje dogodkov ali množična plačila.
Ustvarjanje ekip in zidov ter pregled
Razdelite č v posamezne skupine natanko tako, kot delujete v klubu. Z vsako ekipo se v članski sekciji samodejno ustvari tudi njihov lasten komunikacijski zid.
Ustvarjanje sestave ekipe
Ustvarite sestavo posameznih ekip — vanje dodajte tako redne člane kot strokovno vodstvo (realizacijsko ekipo oz. skrbnike ekipe), ki imajo v članski sekciji večja pooblastila za upravljanje.
Preden povabite člane, jim lahko pripravite koledarje – ustvarite ponavljajoče se dogodke, e-prijave na akcije ali nominacije/vabila.
Splošni dogodki
Splošni dogodek je ena od štirih vrst dogodkov, ki jih lahko ustvarite v platformi EOS. Zanje je mogoče nastaviti redno ponavljanje, namenjeni pa so lahko posameznim ekipam, izbranim podskupinam ali celotnemu klubu. Sistem omogoča natančno sledenje statistiki prisotnosti. Po ustvaritvi in aktivaciji se dogodek takoj prikaže članom, za katere je namenjen.
Nominacije
Nominacija (v nešportni različici platforme Vabilo) je ena od štirih vrst dogodkov, ki jih lahko ustvarite v platformi. Izjemno prav pride takrat, ko želite na določeno akcijo uradno povabiti točno določene posameznike iz celotne organizacije.
E-prijave
E-prijava je ena od štirih vrst dogodkov, ki jih lahko ustvarite v platformi EOS. Omogoča povezavo s samodejnim generiranjem plačil za udeležence, najpogosteje pa se uporablja za klubske priprave, tabore, kampe ali seminarje.
Prostovoljstvo
Prostovoljstvo je ena od štirih vrst dogodkov, ki jih lahko ustvarite v platformi EOS. Izjemno prav pride takrat, ko organizirate določeno akcijo in potrebujete pomoč svojih članov oziroma jih želite za njihov trud in pomoč nagraditi.
Za člane lahko vnaprej pripravite plačilne naloge (npr. članarine), pri čemer si pomagate z že definiranimi ekipami. Priporočamo, da plačila najprej ustvarite kot neaktivna, da člani še ne prejmejo obvestil.
Plačila
Platforma EOS celovito pokriva vodenje vaših financ. Omogoča vam enostavno ustvarjanje plačil za člane, spremljanje vseh prilivov, samodejno izdajanje potrdil o plačilu ter pripravo preglednih analiz in izvozov. Vse to deluje z neposredno povezavo na vaše spletno bančništvo, kar zagotavlja samodejno usklajevanje plačil z vašega računa.
Če boste prek EOS-a zbirali soglasja (npr. GDPR ali splošna registracija v klub), jih pripravite vnaprej. Nastavite in aktivirajte soglasje "Registracija člana", ki temelji na vašem statutu.
Ko se odločite za prehod na polno različico, bomo platformo prestavili na vašo domeno (npr. clan.vasadomena.si). Za to je treba v vaših DNS zapisih nastaviti:
Tip zapisa: CNAME
Ime (hostname): clan / klub / eos / karkoli
TTL: 1800
Vrednost: gw.eosclub.zone
To je eden najpomembnejših korakov celotnega procesa. Najslabša pot je, da članom brez opozorila pošljete sistemska vabila in pričakujete, da bodo takoj natančno vedeli, kaj storiti. Pred tem organizirajte kratek sestanek ali pa jim namen uvedbe EOS-a podrobno pojasnite v e-sporočilu. Delite z njimi jasna navodila – predlogo smo že pripravili za vas:
Začenjamo z EOS-om – kako predati navodila članom/zastopnikom
Ta članek vsebuje predloge, ki jih lahko delite s svojimi člani in/ali njihovimi zastopniki. To so navodila, kako začeti uporabljati platformo EOS. Predlogo po potrebi prilagodite svojim potrebam. Učinkovit način je, da jo objavite kot novico na svoji spletni strani ali jo delite prek drugih kanalov, ki vam ustrezajo.
Zdaj gre zares! Prek modula Člani pošljite množična vabila, s katerimi si bodo uporabniki ustvarili račune.
Baza članov
Članska baza združuje vse vaše člane in njihove zastopnike – tako aktivne kot neaktivne. Na enem mestu so vam na voljo hitro iskanje, napredno filtriranje, uvoz podatkov ter različne oblike izvozov.
Če se odločite, da članov ne boste uvozili množično, ampak jim boste prepustili samostojno registracijo prek spletnega obrazca, bo postopek zahteval dva koraka več: člani izpolnijo obrazec, vi njihovo vlogo v sistemu odobrite, šele nato pa sistem članu pošlje vabilo za aktivacijo računa.
Opozorite svoje člane, da je dostop do platforme EOS oseben in da je treba z njim ravnati enako previdno kot z dostopom do spletne banke. Vsak uporabnik naj si nastavi močno geslo, ki ga ne uporablja nikjer drugje, in ga ne deli z nikomer. Če kdo posumi, da je v njegov račun vstopila tuja oseba, mora nemudoma spremeniti geslo in o tem obvestiti klub. Vsa dejanja v računu se namreč beležijo pod imenom danega uporabnika. Skrb za varnost gesel je prvi in ključni korak pri varovanju osebnih podatkov celotnega kluba.
V praksi se pogosto zgodi, da se starš (zastopnik) v platformo pomotoma registrira kot član (otrok). Kako enostavno rešiti to in podobne zagate, si lahko preberete v naslednjih namenskih člankih:
Reševanje težav: Pri dokončanju registracije ti mora pomagati tvoj zastopnik
Vam član ali njegov zastopnik sporoča, da ne more dokončati registracije ali pa se sploh ne more prijaviti v sistem? Spodaj so opisani najpogostejši primeri in njihove rešitve.
Reševanje težav: Dostop člana vs. dostop zastopnika
Platforma EOS jasno razlikuje med dostopi članov in dostopi njihovih zastopnikov. Prav tako sistem omogoča preprosto reševanje situacij, ko je zastopnik hkrati tudi sam član organizacije ali ko ima v njej vpisanih več otrok. Kako torej pravilno upravljati dostope članov in zastopnikov?
Če vaše člane ali njihove starše zanimajo vprašanja glede varnosti občutljivih podatkov (npr. kdo vse ima dostop do naloženih zdravniških potrdil), jih lahko usmerite na ta pojasnjevalni članek.
Kadar koli med preizkušanjem poskusne različice ali med redno uporabo platforme se lahko brez oklevanja obrnete na svojega EOS zastopnika ali pišete neposredno na našo podporo na [email protected].
Podrobne članke o posameznih funkcijah ter našega pametnega pomočnika EOS bota, ki vam zna svetovati v nekaj sekundah, najdete v celoviti bazi znanja EOS Help.
