Do modulu se dostanete v části Správa > Souhlasy a GDPR.
Místo papírových přihlášek do organizace nebo třeba souhlasů s pořizováním fotografií si můžete v platformě vytvořit souhlasy elektronické. Nastavte si u nich nejrůznější parametry včetně toho, pro koho jsou určené nebo zdali je uděluje člen, nebo jeho zástupce. Souhlas pak po své aktivaci bude vyžadován při následném přihlášení členem/zástupcem do platformy. U každého souhlasu si kdykoli můžete zkontrolovat, kdo ho ne/udělil, kdy a z jaké IP adresy. Máte k dispozici všechny náležitosti, které k doložení udělení souhlasu potřebujete.
Hlavní souhlas organizace, který je nutné udělit, aby člen mohl v organizaci/platformě vůbec fungovat. Pokud takový máte, vyplňte si jeho text a souhlas aktivujte.
Kdykoli si můžete vytvořit libovolné vlastní souhlasy. U nich si můžete nastavit všechny parametry popsané níže. Takový souhlas lze kdykoli aktivovat a deaktivovat, i dovybrat od členů, kteří ho ještě neudělili.
Klikněte na tlačítko s ikonou “+”.
Následně si zvolte název a interní název souhlasu.
Napište text souhlasu ve formě formátovaného textu.
V bloku Nastavení souhlasu můžete
Zvolit organizační celek, pro který bude souhlas určen. Pokud organizační celek nevyberete, bude sloužit pro celou platformu / organizaci. Pro každý organizační celek je tedy možné si nadefinovat různé souhlasy.
Můžete zaškrtnout checkbox Vyžadovat souhlas pro vpuštění do platformy – souhlas bude nutný pro to, aby člen ve vaší platformě mohl fungovat. V případě, že políčko nezaškrtnete, bude člen moct vyjádřit i svůj nesouhlas a do platformy pokračovat.
Vyžadovat dodatečné potvrzení e-mailem – zaškrtněte, pokud chcete zapnout tzv. double-opt-in, tedy ověřovací potvrzení souhlasu, které členovi dorazí e-mailem, aby potvrdil, že souhlas skutečně uděluje on sám.
Platnost souhlasu – v letech
Dále určete, kdo bude souhlas udělovat:
člen nebo odpovědný zástupce – mohou oba
člen
odpovědný zástupce
dle věku pro změnu údajů – jako výchozí stav nastaveno na 16 let
dle rozhodného věku – jako výchozí stav nastaveno na 19 let
Co věky znamenají si můžete přečíst v samostatném článku:
Řešení problémů: Přístup člena vs. zástupce
Platforma rozlišuje přístupy členů a jejich zástupců. Také je snadno možné řešit situace, kdy zástupce já sám zároveň členem nebo má v klubu více dětí. Jak správně pracovat s přístupy člena a zástupce?
Vyžadovat věk od–do: Nastavte rozmezí věku členů, po kterých bude daný souhlas vyžadován.
Povolit odvolání souhlasu – možnost pro člena/zástupce svůj souhlas ve svém Profilu kdykoli odvolat.
Profil člena
Na obrazovce svého Profilu najdeš všechny své osobní údaje pohromadě. Můžeš je také upravovat a odeslat ke schválení na management.
Nastavený souhlas uložíte kliknutím na Uložit.
Proklikněte se do vytvořeného souhlasu a zobrazí se jeho detail s možností úpravy.
V záložce Nastavení vidíte parametry, které jste souhlasu vytvořili.
V záložce Souhlasy členů vidíte seznam členů, kteří už vám souhlas udělili nebo neudělili se všemi náležitostmi včetně verze souhlasu.
Pomocí vyhledávacího pole můžete v souhlasech vyhledávat dle jména nebo IP adresy.
Pomocí tlačítko Pokročilé filtrování souhlasy filtrujte dle vybraných kritérií:
Expirace souhlasu – zobrazte si udělené souhlasy podle stavu jejich platnosti – buď ty stále platné, anebo ty, které už expirovaly.
Stav souhlasu – zobrazte si souhlasy podle jejich stavů – čeká na ověření, udělen, neudělen, odvolán. Je možné vybrat více možností. Je také možné vypsat souhlasy, které nemají žádný stav.
Týmy – zobrazte si souhlasy členů, kteří jsou zařazeni na soupisce daného týmu. Můžete vybrat i více týmů. Také je možné vybrat, jestli chcete filtrovat jen běžné členy, správci týmu nebo oboje.
V záložce Verze souhlasu si zobrazte jednotlivé verze do historie souhlasu.
V detailu souhlasu klikněte na Upravit a editujte cokoli potřebujete.
Pod polem Text souhlasu můžete zakliknout Uložit jako novou verzi souhlasu. Pokud chcete zachovat historii verzí a ne jen bez upozornění změnit text souhlasu.
Také můžete zakliknout volbu Znovu od všech vyžadovat odsouhlasení nového textu souhlasu, pokud chcete novou verzi souhlasu znovu vybrat ode všech, kdo odsouhlasil předchozí verzi.
Ve výpisu souhlasů jsou možné tyto akce:
Řazení souhlasů: Souhlasy můžete v seznamu řadit pomocí funkce „drag-and-drop“. Chyťte levý okraj řádku se souhlasem a přesuňte jej na požadované místo v tabulce.
Klikněte na souhlas pravým tlačítkem, popř. na kontextové menu (3 tečky) a zobrazí se následující možnosti:
Detail souhlasu
Upravit
Historie změn – seznam a detaily všech změn a úprav dané položky
Smazat – souhlas zmizí se všemi svými záznamy!
Přepínač Aktivní – můžete jednoduše jednotlivé souhlasy de/aktivovat. Deaktivovaný odkaz okamžitě přestane být po členech vyžadovaný.
Oprávnění pro správu: Pro správu Souhlasů a GDPR je vyžadováno oprávnění pro zápis do modulu Souhlasy.
Historie změn: Uživatelé s přístupem k modulu Logy si mohou zobrazit historii všech změn provedených v kterémkoli záznamu.
