Souhlasy členů

Umístění modulu

Do modulu se dostanete v části Správa > Souhlasy a GDPR.

Použití souhlasů

Místo papírových přihlášek do organizace nebo třeba souhlasů s pořizováním fotografií si můžete v platformě vytvořit souhlasy elektronické. Nastavte si u nich nejrůznější parametry včetně toho, pro koho jsou určené nebo zdali je uděluje člen, nebo jeho zástupce. Souhlas pak po své aktivaci bude vyžadován při následném přihlášení členem/zástupcem do platformy. U každého souhlasu si kdykoli můžete zkontrolovat, kdo ho ne/udělil, kdy a z jaké IP adresy. Máte k dispozici všechny náležitosti, které k doložení udělení souhlasu potřebujete.

Souhlas Registrace člena

Hlavní souhlas organizace, který je nutné udělit, aby člen mohl v organizaci/platformě vůbec fungovat. Pokud takový máte, vyplňte si jeho text a souhlas aktivujte.

Jedná se o jediný předdefinovaný souhlas, který můžete pouze upravovat. Je pevně spjatý s procesem zcela prvního přihlášení člena do platformy. Doporučujeme ho tedy vyplnit a aktivovat na samém začátku používání platformy. Pokud ho aktivujete ve chvíli, kdy už v platformě máte přihlášené členy, nepůjde už od nich dovybrat.

Obsah souhlasu se velmi liší organizace od organizace a měl by vycházet z vašich stanov. I proto v EOS nenajdete konkrétní šablonu. Někdo používá jen čestný souhlas o několika větách, někdo kompletní souhlas, který má jinak např. běžně spjatý s přihláškou do organizace. A někdo ho nemá vůbec.

Vlastní souhlasy

Kdykoli si můžete vytvořit libovolné vlastní souhlasy. U nich si můžete nastavit všechny parametry popsané níže. Takový souhlas lze kdykoli aktivovat a deaktivovat, i dovybrat od členů, kteří ho ještě neudělili.

Vytvoření nového souhlasu

• Klikněte na tlačítko s ikonou “+”.

• Následně si zvolte název a interní název souhlasu.

• Napište text souhlasu ve formě formátovaného textu.

• V bloku Nastavení souhlasu můžete

  • Zvolit organizační celek, pro který bude souhlas určen. Pokud organizační celek nevyberete, bude sloužit pro celou platformu / organizaci. Pro každý organizační celek je tedy možné si nadefinovat různé souhlasy.

  • Můžete zaškrtnout checkbox Vyžadovat souhlas pro vpuštění do platformy – souhlas bude nutný pro to, aby člen ve vaší platformě mohl fungovat. V případě, že políčko nezaškrtnete, bude člen moct vyjádřit i svůj nesouhlas a do platformy pokračovat.

    • Vyžadovat dodatečné potvrzení e-mailem – zaškrtněte, pokud chcete zapnout tzv. double-opt-in, tedy ověřovací potvrzení souhlasu, které členovi dorazí e-mailem, aby potvrdil, že souhlas skutečně uděluje on sám.

• Platnost souhlasu – v letech

• Dále určete, kdo bude souhlas udělovat:

  • člen nebo odpovědný zástupce – mohou oba

  • člen

  • odpovědný zástupce

  • dle věku pro změnu údajů – jako výchozí stav nastaveno na 16 let

  • dle rozhodného věku – jako výchozí stav nastaveno na 19 let
    
    Co věky znamenají si můžete přečíst v samostatném článku:

    Řešení problémů: Přístup člena vs. zástupce

    Platforma rozlišuje přístupy členů a jejich zástupců. Také je snadno možné řešit situace, kdy zástupce já sám zároveň členem nebo má v klubu více dětí. Jak správně pracovat s přístupy člena a zástupce?

• Vyžadovat věk od–do: Nastavte rozmezí věku členů, po kterých bude daný souhlas vyžadován.

• Povolit odvolání souhlasu – možnost pro člena/zástupce svůj souhlas ve svém Profilu kdykoli odvolat.

  Profil člena

  Na obrazovce svého Profilu najdeš všechny své osobní údaje pohromadě. Můžeš je také upravovat a odeslat ke schválení na management.

• Nastavený souhlas uložíte kliknutím na Uložit.

Detaily souhlasu

• Proklikněte se do vytvořeného souhlasu a zobrazí se jeho detail s možností úpravy.

• V záložce Nastavení vidíte parametry, které jste souhlasu vytvořili.

• V záložce Souhlasy členů vidíte seznam členů, kteří už vám souhlas udělili nebo neudělili se všemi náležitostmi včetně verze souhlasu.

  • Pomocí vyhledávacího pole můžete v souhlasech vyhledávat dle jména nebo IP adresy.

  • Pomocí tlačítko Pokročilé filtrování souhlasy filtrujte dle vybraných kritérií:

    • Expirace souhlasu – zobrazte si udělené souhlasy podle stavu jejich platnosti – buď ty stále platné, anebo ty, které už expirovaly.

    • Stav souhlasu – zobrazte si souhlasy podle jejich stavů – čeká na ověření, udělen, neudělen, odvolán. Je možné vybrat více možností. Je také možné vypsat souhlasy, které nemají žádný stav.

    • Týmy – zobrazte si souhlasy členů, kteří jsou zařazeni na soupisce daného týmu. Můžete vybrat i více týmů. Také je možné vybrat, jestli chcete filtrovat jen běžné členy, správci týmu nebo oboje.

  • V záložce Verze souhlasu si zobrazte jednotlivé verze do historie souhlasu.

Úprava souhlasu

• V detailu souhlasu klikněte na Upravit a editujte cokoli potřebujete.

• Pod polem Text souhlasu můžete zakliknout Uložit jako novou verzi souhlasu. Pokud chcete zachovat historii verzí a ne jen bez upozornění změnit text souhlasu.

  • Také můžete zakliknout volbu Znovu od všech vyžadovat odsouhlasení nového textu souhlasu, pokud chcete novou verzi souhlasu znovu vybrat ode všech, kdo odsouhlasil předchozí verzi.

Seznam souhlasů a další akce

Ve výpisu souhlasů jsou možné tyto akce:

• Řazení souhlasů: Souhlasy můžete v seznamu řadit pomocí funkce „drag-and-drop“. Chyťte levý okraj řádku se souhlasem a přesuňte jej na požadované místo v tabulce.

  

  Pořadí se projeví i v seznamu souhlasů, které po členovi budou vyžadovány, bude-li jich více naráz.

• Klikněte na souhlas pravým tlačítkem, popř. na kontextové menu (3 tečky) a zobrazí se následující možnosti:

  • Detail souhlasu

  • Upravit

  • Historie změn – seznam a detaily všech změn a úprav dané položky

  • Smazat – souhlas zmizí se všemi svými záznamy!

• Přepínač Aktivní – můžete jednoduše jednotlivé souhlasy de/aktivovat. Deaktivovaný odkaz okamžitě přestane být po členech vyžadovaný.

Pokud to nastavení daného souhlasu umožňuje, člen může kdykoli dříve udělený souhlas ve svém profilu odvolat.

Oprávnění a přístup

• Oprávnění pro správu: Pro správu Souhlasů a GDPR je vyžadováno oprávnění pro zápis do modulu Souhlasy.

• Historie změn: Uživatelé s přístupem k modulu Logy si mohou zobrazit historii všech změn provedených v kterémkoli záznamu.