Postupovaním podľa nižšie uvedených bodov krok za krokom si ušetríte množstvo problémov už na samom začiatku. V prípade otázok sa môžete vždy obrátiť na svojho zástupcu EOS alebo využiť pomoc dostupnú na adrese [email protected].
Už sme platformu prešli spoločne a teraz je čas pohrať sa s vlastnou skúšobnou verziou. Máte na to 30 dní a pre ostrú verziu platformy vám v nej potom môžeme ponechať všetky vytvorené dáta.
Ak si chcete Platformu EOS ešte preletieť alebo ju ukázať kolegom, použite toto video:
Na úvod bude potrebné nastaviť oprávnenia pre ďalších členov, pridať bankový účet a prepojiť ho s bankovníctvom, nastaviť platformu tak, aby vyhovovala vašim potrebám.
Prvé kroky pre nastavenie platformy
Inštrukcie pre základné nastavenie Platformy EOS – ak ste si ju práve zaobstarali alebo si potrebujete možnosti základného nastavenia oživiť.
Ďalších členov, ktorí budú platformu testovať, môžete vytvoriť ručne. Na vytvorenie členskej databázy je neskôr najefektívnejšie využiť hromadný import. Druhou možnosťou je nechať členov zaregistrovať sa cez online registračný formulár vašej platformy.
Import členov
Hromadný import členov je jedným z prvých krokov po zaobstaraní platformy EOS. Je však užitočný aj kedykoľvek neskôr, keď potrebujete do databázy ľahko pridať viacerých členov naraz.
Online registrácia člena
Prostredníctvom online registračného formulára sa noví členovia môžu zaregistrovať do vašej platformy.
Takisto je potrebné s EOS oboznámiť trénerov, ktorí potom platformu pomôžu predstaviť členom a rodičom.
Ako na onboarding trénerov
Tréneri sú srdcom každého klubu – a zároveň kľúčom k tomu, aby sa EOS v klube skutočne uchytil. Keď tréner platformu používa, prirodzene ju začnú používať aj rodičia a členovia v jeho kategórii. Tento článok zhŕňa osvedčené postupy od klubov, ktoré si onboardingom trénerov už prešli. Je určený tak správcom, ktorí zavedenie pripravujú, ako aj trénerom samotným. Prinášame tipy z praxe organizácií, ktoré EOS úspešne implementovali.
Tímy sú de facto skupiny členov a ich vedúcich rozdelené tak, ako s nimi potrebujete fungovať – posielať im správy, tvoriť pre ne udalosti, rozosielať im hromadne platby.
Založenie tímu/steny a ich prehľad
Vďaka tímom si vašich členov rozdeľte do jednotlivých skupín – tak, ako spolu reálne fungujú. S každým tímom tiež vznikne komunikačná stena tímu v Členskej sekcii.
Tvorba súpisky / zloženia tímu
Vytvorte zloženie jednotlivých tímov – priraďte do tímov tak bežných členov, ako aj realizačný tím čiže správcov tímov, ktorí potom majú na stene tímu v členskej sekcii viac právomocí.
Skôr než členov do platformy pozvete, môžete im pripraviť kalendáre – vytvoriť opakované udalosti, e-prihlášky na akcie alebo napríklad nominácie/pozvánky.
Všeobecné udalosti
Všeobecná udalosť je jedným zo štyroch druhov udalostí, ktoré je možné v platforme EOS vytvoriť. Je možné pri nich nastaviť pravidelné opakovanie. Udalosť môže byť určená pre jednotlivé tímy/skupiny, vybrané podskupiny alebo pre celý klub. Je možné pri nej sledovať štatistiky dochádzky. Po vytvorení a aktivácii sa udalosť rovno zobrazí členom, pre ktorých je určená.
E-prihlášky
E-prihláška je jedným zo štyroch druhov udalostí, ktoré je možné v platforme EOS vytvoriť. Je možné ich prepojiť s automatickou platbou pre účastníkov a ich najčastejšie využitie je na sústredenia, kempy alebo napríklad semináre.
Nominácie/Pozvánky
Nominácia (v nešportovej variante platformy Pozvánka) je jedným zo štyroch druhov udalostí, ktoré možno v platforme vytvoriť. Hodí sa predovšetkým v prípade, keď na danú akciu chcete pozvať konkrétnych ľudí naprieč organizáciou.
Organizovanie
Organizovanie je jedným zo štyroch druhov udalostí, ktoré je možné v platforme EOS vytvoriť. Hodí sa, ak organizujete nejakú akciu a potrebujete si zaistiť pomoc od vašich členov, príp. ich za pomoc odmeniť.
Takisto môžete rovno vytvoriť pre členov platby, napríklad hromadne práve pomocou nadefinovaných tímov – členské príspevky, platbu za nejakú akciu a pod. Odporúčame platby najprv vytvoriť ako neaktívne, aby sa členom ešte nerozoslali notifikácie.
Platby
Platforma EOS umožňuje tvoriť platobné predpisy pre vašich členov, evidovať všetky prichádzajúce platby, generovať potvrdenia o úhrade, tvoriť prehľady a exporty. To všetko s napojením na internetové bankovníctvo pre automatické párovanie platieb z účtu.
Ak budete cez platformu EOS zbierať súhlasy, je potrebné pripraviť ich s predstihom. Nastavte si a aktivujte súhlas Registrácia člena (dlhodobý súhlas s registráciou do organizácie vychádzajúci zo stanov). Môžete tiež vytvoriť ľubovoľné ďalšie súhlasy, napríklad so spracovaním osobných údajov.
Rozhodli ste sa prejsť do ostrej verzie a onedlho už hromadne do EOS pozvete členov a rodičov. Vyriešime spoločne zmluvu a platformu prehodíme k vám na doménu (napr. clen.vasedomena.cz). Na to stačí nastaviť DNS záznam na vašej doméne, konkrétne takto:
typ záznamu: CNAME
názov (hostname): clen/klub/eos/čokoľvek
TTL: 1800
hodnota: gw.eosclub.zone
Toto je jeden z najdôležitejších bodov. Chystáte sa do platformy pozvať členov a/alebo ich zástupcov. Najhoršia cesta je rozoslať im bez upozornenia pozvánky a predpokladať, že sa ochotne a bez problémov zaregistrujú. Dohodnite si s nimi stretnutie alebo im aspoň váš zámer začať používať EOS vysvetlite v e-mailovej správe. Zdieľajte s nimi podrobné, priamočiare inštrukcie. Šablónu sme pre vás pripravili:
Ako na onboarding rodičov
Rodičia sú koncovými používateľmi EOS – práve oni dostávajú informácie o tréningoch, platbách a akciách. Ich adopcia však úzko súvisí s tým, ako EOS používajú tréneri. Kluby, ktoré majú pre zapojenie rodičov jasný postup, hlásia výrazne lepšie výsledky. Tento článok zhŕňa osvedčené postupy od klubov, ktoré si onboardingom rodičov už prešli. Je určený tak správcom, ako aj trénerom, ktorí rodičom s rozbehom pomáhajú. Prinášame tipy z praxe organizácií, ktoré EOS úspešne implementovali.
Začíname s EOS – ako odovzdať inštrukcie členom/zástupcom
Tento článok obsahuje šablóny, ktoré môžete zdieľať s vašimi členmi a/alebo ich zástupcami. Sú to inštrukcie, ako začať fungovať v Platforme EOS. Šablónu si prípadne upravte podľa svojich potrieb. Efektívny spôsob je vyvesiť ju ako článok na váš web, príp. ju zdieľať inou cestou, ktorá vám vyhovuje.
A je to tu! Hromadnou akciou v module Členovia už môžete všetkým rozoslať pozvánky, cez ktoré si vytvoria používateľské účty.
Databáza členov
Databáza všetkých vašich členov vrátane ich prípadných zástupcov – aktívnych aj neaktívnych. Je v nej k dispozícii vyhľadávanie, pokročilé filtrovanie, import a najrôznejšie exporty.
Možno ste sa rozhodli neimportovať členov hromadne, ale nechať ich zaregistrovať sa samostatne cez online registračný formulár. Tento postup má oproti importu o dva kroky navyše – členovia sa musia aktívne cez formulár zaregistrovať a vy musíte nové registrácie schvaľovať. Potom členom príde pozvánka do platformy a ďalší postup je už totožný.
Informujte členov, že prístup do EOS je osobný a je potrebné s ním zaobchádzať rovnako opatrne ako napríklad s internetovým bankovníctvom. Každý by mal mať silné heslo, nikomu ho neoznamovať a nepoužívať rovnaké heslo ako inde. Ak má niekto podozrenie, že sa k jeho účtu dostal niekto iný, mal by si ihneď zmeniť heslo a informovať vašu organizáciu. Všetko, čo sa v účte vykoná, sa totiž berie ako konanie daného používateľa. Ochrana prístupových údajov je základný krok k ochrane osobných dát všetkých členov.
Častým problémom je, že sa zástupca (rodič) do vašej platformy zaregistruje ako člen (dieťa). Ako situáciu riešiť sa dočítate v samostatných článkoch:
Riešenie problémov: S dokončením registrácie ti musí pomôcť tvoj zástupca
Hlási vám člen alebo jeho zástupca, že sa mu nedá dokončiť registrácia? Že sa nemôže prihlásiť?
Riešenie problémov: Prístup člena vs. zástupcu
Platforma rozlišuje prístupy členov a ich zástupcov. Tiež je ľahko možné riešiť situácie, keď je zástupca sám zároveň členom alebo má v organizácii viac detí. Ako správne pracovať s prístupmi člena a zástupcu?
Ak členov alebo ich zástupcov zaujíma otázka citlivých údajov, konkrétne kto má prístup k ich dokumentom zdravotných prehliadok, môžete ich odkázať na tento článok.
Kedykoľvek v priebehu skúšobnej verzie alebo využívania platformy sa môžete ozvať svojmu EOS zástupcovi, prípadne napísať na podporu na [email protected].
Články k jednotlivým častiam podpory a takisto chytrého EOSbota, ktorý tiež so všetkým poradí, nájdete v databáze EOS Help.
