Souhlasy a GDPR

Umístění modulu

Do modulu se dostanete v části Management > Souhlasy a GDPR.

K čemu jsou souhlasy

Místo papírových přihlášek do klubu nebo třeba souhlasů s pořizováním fotografií si můžete v platformě vytvořit souhlasy elektronické. Můžete si u nich nastavit, pro koho jsou určené, a budou vyžadovány při následném přihlášení členem do platformy. U každého souhlasu si kdykoli můžete zkontrolovat, kdo ho udělil, neudělil, kdy a za jaké IP adresy. Máte tam všechny náležitosti, které k doložení udělení souhlasu potřebujete.

Souhlas Registrace člena

Hlavní souhlas klubu, který je nutné udělit, aby člen mohl v klubu/platformě vůbec fungovat. Pokud takový máte, vyplňte si jeho text a souhlas aktivujte.

Jedná se o jediný předdefinovaný souhlas, který můžete pouze upravovat. Je pevně spjatý s procesem zcela prvního přihlášení člena do platformy. Doporučujeme ho tedy vyplnit a aktivovat na samém začátku používání platformy. Pokud ho aktivujete ve chvíli, kdy už v platformě máte přihlášené členy, nepůjde už od nich dovybrat.

Vlastní souhlasy

V každém momentě si můžete vytvořit libovolné vlastní souhlasy. U nich si můžete nastavit všechny parametry popsané níže. Takový souhlas lze kdykoli aktivovat a deaktivovat a dovybrat od členů, kteří ho ještě neudělili.

Vytvoření nového souhlasu

• V pravém horním rohu obrazovky klikněte na tlačítko s ikonou „+“.

• Následně si zvolte název a interní název souhlasu.

• Napište souhlas ve formě formátovaného textu.

• V nastavení souhlasu můžete zvolit organizační celek, pro který bude souhlas určen. Pokud organizační celek nevyberete, bude sloužit pro celou platformu. Můžete tak získat souhlasy např. pouze od členů, kteří spadají do týmů org. celku Házená. Pro každý oddíl je tedy možné si nadefinovat různé souhlasy.

• Následně můžete zaškrtnout políčko Vyžadovat souhlas pro vpuštění do platformy, pokud chcete, aby byl souhlas nutný pro to, aby člen ve vaší platformě mohl fungovat. V případě, že políčko nezaškrtnete, bude člen moct souhlas vyjádřit i svůj nesouhlas a pokračovat dále.

  Vyžadovat dodatečné potvrzení e-mailem – zaškrtněte, pokud chcete zapnout tzv. double-opt-in, tedy ověřovací potvrzení souhlasu, které členovi dorazí e-mailem, aby potvrdil, že souhlas skutečně uděluje on sám.

• Poté můžete nastavit délku platnosti souhlasu, po jakou dobu bude souhlas trvat.

• Dále určete, kdo bude souhlas udělovat:

  • člen nebo odpovědný zástupce – mohou oba

  • člen

  • odpovědný zástupce

  • dle věku pro změnu údajů – jako výchozí stav nastaveno na 16 let

  • dle rozhodného věku – jako výchozí stav nastaveno na 19 let

Co věky znamenají si můžete přečíst zde:

• Vyžadovat věk od–do: Nastavte rozmezí věku členů, po kterých bude daný souhlas vyžadovánA poslední je možnost zaškrtnout Povolit odvolání souhlasu. V případě zaškrtnutí bude moct člen, resp. odpovědný zástupce dříve udělený souhlas kdykoli odvolat.

• Nastavený souhlas uložíte kliknutím na Uložit.

Správa souhlasů

• Řazení souhlasů: Souhlasy můžete v seznamu řadit pomocí funkce „drag-and-drop“. Chyťte levý okraj řádku se souhlasem a přesuňte jej na požadované místo v tabulce. Pořadí se projeví i v seznamu souhlasů, které po členovi budou vyžadovány, bude-li jich více naráz.

• Úpravy, mazání, detail souhlasu: Záznamy o souhlasech je možné kdykoliv upravit nebo odstranit. V případě odstranění souhlas zmizí se všemi svými záznamy!

• Proklikem do souhlasu zobrazíte jeho detail s možností jeho úpravy. V případě úpravy již aktivního souhlasu můžete zakliknout políčko Uložit jako novou verzi souhlasu. Při následném zakliknutí volby Znovu od všech vyžadovat odsouhlasení nového textu souhlasu ho znovu vyberete od všech členů, kteří odsouhlasili předchozí verzi.

• Verze souhlasu si můžete i s jejich změním zobrazit v záložce Verze souhlasu v detailu souhlasu.

• V záložce Souhlasy členů si zobrazíte všechny doposavad ne/udělené nebo odvolané souhlasy i s jejich zněním a všechny související detaily včetně data expirace souhlasu.

• Ve výpisu souhlasů můžete ve sloupci Aktivní jednoduše jednotlivé souhlasy de/aktivovat. Deaktivovaný odkaz okamžitě přestane být po členech vyžadovaný.

Pokud to nastavení daného souhlasu umožňuje, člen může kdykoli dříve udělený souhlas ve svém profilu odvolat.

Oprávnění a Přístup

• Oprávnění pro správu: Pro správu Souhlasů a GDPR je vyžadováno oprávnění pro zápis do modulu Souhlasy.

• Historie změn: Uživatelé s přístupem k modulu Log si mohou zobrazit historii všech změn provedených v kterémkoli záznamu.