Organizacija

Navigacija: 🜲 → Dogodki

Uporaba

Tipični primeri uporabe Prostovoljstva so delovne akcije, čiščenja klubskih prostorov ali pomoč pri izvedbi katere koli prireditve — tekme, turnirja, klubske konference ipd. Glavna razlika v primerjavi z e-prijavami ali nominacijami/vabili je v tem, da tu dogodka ni mogoče povezati s plačilom, ki bi ga udeleženec moral poravnati. V polnosti pa ostaja ključna funkcija nastavitve bonusa (v denarju ali točkah), ki se članu za pomoč samodejno pripiše na njegov članski račun.

Ustvarjanje dogodka

• Kliknite gumb z ikono "+".

• Izberite Nov dogodek in nato Prostovoljstvo, ali pa neposredno kliknite možnost Prostovoljstvo.

Osnovni podatki

• Vrsta dogodka — izberite med vrstami, ki ste jih predhodno ustvarili v Nastavitve > Dogodki > Vrste dogodkov.

  Vrste dogodkov

  Ustvarite in nastavite lastne vrste dogodkov, primerne za vašo organizacijo. Dodelite jih posameznim dogodkom, ki se nato obnašajo skladno s parametri, nastavljenimi pri posamezni vrsti.

  

  Pomembno: Za Prostovoljstvo lahko izberete samo tisto vrsto dogodka, pri kateri je sledenje prisotnosti izklopljeno.
  

  Opozorilo: Če Prostovoljstvu dodelite vrsto dogodka brez sledenja prisotnosti, a kasneje pri tej vrsti v nastavitvah sledenje prisotnosti vklopite, se člani na ta dogodek ne bodo mogli več prijaviti — sistem jim bo ob poskusu prijave javil napako.

• Naziv — ime dogodka, ki bo prikazano zainteresiranim članom.

• Kratek opis — prostor za osnovne informacije, ki so vidne v Članski sekciji brez odpiranja podrobnosti dogodka.

• Opis za javne zaslone — pri uporabi funkcije Javni zasloni lahko dodate opis, ki se bo izpisoval na zaslonu v prostorih kluba.

• Začetek in konec (datum in čas) dogodka.

• Kraj — izberite kraj, ki ste ga predhodno ustvarili v Upravljanje > Kraji.

  Lokacije dogodkov

  Ustvarite si katalog lastnih lokacij, ki jih lahko nato pripisujete dogodkom. Lokacije lahko združujete tudi v kategorije.

• Z obkljukanjem možnosti Vnesi kraj ročno lahko vpišete poljuben naslov ali lokacijo.

• Opis — prostor za podrobnejše informacije in navodila o dogodku.

Kdo bo videl dogodek

• Izberite, ali bo dogodek veljal za celotno organizacijo ali za konkretno ekipo oz. ekipe.

• Po želji ga omejite samo na določene podskupine, če jih imate ustvarjene.

Člani, ki jim je dogodek za Prostovoljstvo namenjen, ga v Članski sekciji in mobilni aplikaciji vidijo pod ločenim zavihkom Prostovoljstvo. Dogodek je lahko viden tudi v koledarju ekipe, če vklopite to nastavitev.

Parametri za prijavo

• Določite Kapaciteto (neomejena ali konkretno število mest z možnostjo rezervnih mest / čakalne liste).

  

  Če je kapaciteta zapolnjena in je kateri od potrjenih pomožnih članov naknadno zavrnjen, sistem prvega člana z liste rezerv samodejno premakne med glavne udeležence.

• Nastavite natančen datum in čas, od kdaj do kdaj so prijave odprte. Če teh datumov ne določite, prijavljanje poteka od trenutka aktivacije dogodka pa vse do njegovega začetka.

Bonus za udeležence

• Izberite vrsto bonusa (finančnega nadomestila ali točk), ki ga člani prejmejo za svojo pomoč:

  • brez bonusa

  • za udeležbo — fiksni znesek, ki ni odvisen od dolžine dogodka.

  • na uro — končni znesek se samodejno izračuna glede na trajanje dogodka.

• Pri izbiri bonusa določite Članski račun, na katerega se bonus po koncu dogodka in potrditvi opravljenega dela samodejno pripiše.

  Delo s članskimi računi

  Članski računi so izjemno prilagodljivi virtualni računi članov vaše organizacije, na katere lahko ročno ali povsem samodejno beležite pozitivne in negativne transakcije. Predstavljajo popolno orodje za evidentiranje nagrad, bonusov za dejavnost članov ali pa za preprosto odtegovanje udeležnin in morebitnih klubskih kazni. Vse to poteka znotraj sistema prek transakcij, ki se ustvarijo ročno ali avtomatizirano.

• Vpišite Višino bonusa (v valuti ali točkah — glede na nastavitev izbranega članskega računa).

Pomembno: Pri dogodku za Prostovoljstvo ni mogoče vnaprej nastaviti več različnih specifičnih vlog/položajev (npr. ločeno za zapisnikarja, redarja ipd.) ali več različnih višin nagrad znotraj enega dogodka. Podrobnejše informacije o tem, kakšno specifično pomoč potrebujete, vpišite neposredno v polje Opis.

Samodejne akcije

• Dodaj v sestavo ekipe — udeleženec bo po potrditvi udeležbe samodejno dodan v izbrano ekipo ali skupino v sistemu.

Dodatne nastavitve

• Seznam udeležencev viden članom (ne velja za skrbnike in vodje — ti vedno vidijo vse udeležence):

  • ne — navadni člani med seboj ne vidijo, kdo se na akcije prijavlja.

  • da, brez opravičil — člani vidijo seznam prijavljenih, ne vidijo pa osebnih razlogov za morebitne odjave.

  • da, vključno z opravičili — člani med seboj vidijo celoten seznam ter pri odjavljenih tudi njihove navedene razloge.

• Dovoli komentarje k dogodku — člani lahko pod dogodkom pišejo komentarje in se dogovarjajo o podrobnostih.

• Prikaži dogodek v koledarju na zidu — obkljukajte, če želite, da se dogodek poleg zavihka Prostovoljstvo izpiše tudi v koledarju ekip, ki ste jih izbrali v bloku Kdo bo videl dogodek. Sicer bo viden le v Članski sekciji pod zavihkom Prostovoljstvo.

  E-prijave, nominacije, organizacija

  E-prijave, nominacije in organizacija so poleg splošnih dogodkov nadaljnje vrste dogodkov v platformi EOS.

• Prikaži dogodek na spletu — če uporabljate EOS klubsko spletno stran, se bo dogodek javno prikazal tudi tam.

• Ustvari dogodek kot aktiven — če možnost obkljukate, se bo dogodek takoj prikazal članom in prijave se bodo odprle (če je prijavni rok že nastopil). Če kljukico odstranite, bo dogodek neaktiven (v pripravi) in ga člani ne bodo videli, dokler ga kasneje ročno ne aktivirate.

Obvestila

• Nastavite opomnik pred dogodkom — določite, koliko časa pred začetkom dogodka sistem članom pošlje opomnik z obvestilom:

  • ne opomni nikogar — opomnik se ne pošlje.

  • opomni prijavljene in neopredeljene — obvestilo prejmejo vsi, ki so udeležbo že potrdili, ter vsi tisti, ki jim je dogodek namenjen, a se še niso izjasnili.

  • opomni samo neopredeljene — obvestilo prejmejo izključno člani, ki se še niso prijavili ali odjavili.

• Pošlji članom obvestilo o novem dogodku — obvestilo se pošlje takoj, ko dogodek ustvarite oz. aktivirate.

• Pošlji obvestilo o spremembi dogodka — pri naknadnem urejanju dogodka lahko izberete to možnost, da sistem obvesti vse vpletene o novih spremembah.

  Obvestila o dogodkih

  Platforma EOS vsem članom pošilja vrsto uporabnih obvestil – vključno s tistimi, ki se nanašajo na dogodke. Obvestila prihajajo v mobilno aplikacijo oziroma na e-pošto.

Postopek zaključite s klikom na gumb Ustvari.

Podrobnosti dogodka in priloge

• S klikom na naziv dogodka v seznamu odprete njegove podrobnosti (detail) z vsemi informacijami na enem mestu.

• S klikom na Uredi v razdelku Priloge (ali prek gumba Dodatno > Priloge) lahko k dogodku dodaš priloge — v obliki priložene datoteke ali dokumenta, ki ga imate že naloženega v platformi. Priloga bo takoj na voljo za prenos vsem vpletenim članom.

  Ustvarjanje in deljenje dokumentov

  Delite dokumente s posameznimi ekipami. Izberite, ali bodo namenjeni navadnim članom, skrbnikom ekip ali samo upravi organizacije. Dokumenti se nato prikazujejo v članskem oddelku.

Postopek prijave in delo z udeleženci

• Člani vidijo posamezno Prostovoljstvo v svoji Članski sekciji pod zavihkom Prostovoljstvo, kjer se lahko nanj prijavijo. Če je glavna kapaciteta že polna, se lahko prijavijo na čakalno listo kot rezervni udeleženci.

• Skrbniki platforme oziroma vodje dogodka prijavljene člane pregledujejo in potrjujejo na lokaciji: Upravljanje > Dogodki > Prostovoljstvo > klik na dogodek > razdelek Udeleženci.

  

  Hiter dostop: Aktivni dogodki za Prostovoljstvo in novi prijavljeni člani, ki čakajo na odobritev, so pregledno vidni tudi na nadzorni plošči v Upravljanje > Pregled > Aktivna prostovoljstva, od koder lahko z enim klikom skočite neposredno na urejanje udeležencev.

• Udeležence lahko enostavno filtrirate po statusu prek priročnih zavihkov: Potrjeni, Zavrnjeni, Čakajo na potrditev, ali pa med njimi iščete po imenu.

• S klikom na kontekstni meni (tri pike) ob posameznem udeležencu lahko izvedete naslednje akcije:

  • potrdi udeležbo

  • zavrni udeležbo

  • označi kot rezervnega (oz. mu ta status odvzamete)

  • popolnoma izbriši — udeleženec se odstrani s seznama in se lahko po želji ponovno prijavi.

  • spremeni bonus — ročno prilagodite višino nagrade za posameznika.

  • podeli bonus — ročno odobrite in pripišete nagrado na račun.

  • zavrni bonus — onemogočite izplačilo nagrade za dotičnega člana.

  • Akcije lahko izvajate tudi skupinsko: obkljukajte več udeležencev hkrati in prikaže se gumb Skupinske akcije.

  • Za ročno dodajanje udeleženca (če želite člana dodati sami) kliknite gumb "+" ➔ Dodaj nove udeležence. Izberite člana in sledite klasičnemu postopku potrjevanja.

  • Pod gumbom Dodatno so na voljo še naslednje napredne možnosti:

    • Dodaj udeležence v e-mail — udeležence dodate v skupinsko e-poštno sporočilo, ki ste ga predhodno pripravili, ter jim tako masovno pošljete uradna navodila, urnike ali operativne informacije.

    Mailing članom in zastopnikom

    Pošiljajte sporočila skupinsko ali posameznim članom oziroma njihovim zakonitim zastopnikom ter natančno spremljajte statistiko dostave in branja.

  • Izvozi udeležence — prenos seznama prijavljenih prostovoljcev v Excelovi tabeli.

Ostale akcije in možnosti

Pojdite v meni Dogodki > Dodatno > Prostovoljstvo. S pomočjo zgornjih zavihkov se lahko hitro premikate med dogodki glede na njihov trenutni status:

• Aktivno prijavljanje

• Prihajajoči

• Zaključeni

S klikom na ikono dogodka se odpre hitri predogled s podrobnimi informacijami in hitrimi akcijami. Tukaj najdete tudi stikalo za ekspresno aktivacijo ali deaktivacijo dogodka.

V kontekstnem meniju (tri pike) pri posameznem dogodku so na voljo naslednje možnosti:

• Kopiraj — za bliskovito podvajanje in ustvarjanje novega, podobnega dogodka.

• Uredi — urejanje vseh nastavitev dogodka z možnostjo Pošlji članom obvestilo o spremembi dogodka.

• Prestavi v drugo sezono — priročno, če delujete na sezonski osnovi. Primer: dogodek za veliko prostovoljno čistilno akcijo je objavljen ob koncu trenutne sezone, sama izvedba pa se zgodi šele v naslednji sezoni. Da se lahko člani nemoteno prijavljajo tudi po uradnem prehodu v novo obdobje, preprosto premaknete dogodek v to novo aktivno sezono.

  Prehod v novo sezono

  Ko se bliža nova sezona, si lahko v platformi vse pripravite vnaprej s pomočjo polavtomatskih akcij.

• Prekliči — če imate v splošnih nastavitvah definirane razloge za odpoved, izberite ustreznega. Ob tem lahko vsem vpletenim pošljete obvestilo o odpovedi.

  

  V primeru odpovedi bodo člani v članski sekciji videli dogodek rdeče prečrtan z oznako Preklicano, prijavljanje pa se trajno onemogoči.

  Razlogi za odpoved dogodkov

  K odpovedi dogodkov lahko vodijo različni razlogi. V teh nastavitvah si lahko te razloge sami poljubno definirate za boljši in natančnejši pregled nad odpovedanimi aktivnostmi. Ko so razlogi za odpoved ustvarjeni, vas bo platforma ob vsaki odpovedi dogodka samodejno pozvala k izbiri ustreznega razloga.

  Obvestila o dogodkih

  Platforma EOS vsem članom pošilja vrsto uporabnih obvestil – vključno s tistimi, ki se nanašajo na dogodke. Obvestila prihajajo v mobilno aplikacijo oziroma na e-pošto.

• Pošlji članom obvestilo o spremembi — obvesti vse vpletene (vse prijavljene ali še neopredeljene udeležence).

• Izbriši — trajno in brez sledi izbriše celoten dogodek skupaj z vsemi vpisanimi prostovoljci.

• Obnovi — omogoča ponovno aktivacijo predhodno preklicanega dogodka.

Druge vrste dogodkov

Potrebna dovoljenja

• Dovoljenja za upravljanje: Za kreiranje in celotno upravljanje modulov Prostovoljstva je potreben omogočen dostop za pisanje v modulu Dogodki.

• Zgodovina sprememb: Uporabniki z dodeljenim dostopom do modula Dnevniki (Logi) si lahko podrobno ogledajo revizijsko sled in zgodovino vseh sprememb pri vsakem posameznem zapisu.