E-prijave

Navigacija: 🜲 → Dogodki

Uporaba e-prijav

Tipični primeri uporabe e-prijav so klubske priprave, poletni tabori, seminarji, ekskurzije ipd. Pri e-prijavah lahko nastavite več podrobnih parametrov kot pri splošnih dogodkih — npr. določite točno obdobje, v katerem so prijave odprte, ali pa dogodek povežete s konkretnim plačilom, ki se članom ob prijavi samodejno izda. E-prijava je vedno namenjena celotnim ekipam, organizacijskim enotam ali vsem članom organizacije, njeno vidnost pa je mogoče dodatno omejiti po letnikih ali spolu.

Razlika med e-prijavo in javno prijavo: E-prijava je interni dogodek, namenjen izključno članom vaše organizacije. V platformi EOS pa lahko ustvarite tudi t. i. Prijavo, ki je lahko namenjena tako članom kot zunanji javnosti, omogoča pa tudi napredne večstopenjske prijavne obrazce po meri.

Ustvarjanje nove e-prijave

• Kliknite gumb z ikono "+".

• Izberite Nov dogodek in nato E-prijava, ali pa kar neposredno E-prijava.

Osnovni podatki

• Vrsta dogodka — izberite med vrstami, ki ste jih predhodno ustvarili v Nastavitve → Dogodki → Vrste dogodkov

  Vrste dogodkov

  Ustvarite in nastavite lastne vrste dogodkov, primerne za vašo organizacijo. Dodelite jih posameznim dogodkom, ki se nato obnašajo skladno s parametri, nastavljenimi pri posamezni vrsti.

  

  Za e-prijavo lahko izberete samo tisto vrsto dogodka, pri kateri je sledenje prisotnosti izklopljeno.
  

  Če e-prijavi dodelite vrsto dogodka brez sledenja prisotnosti, a kasneje pri tej vrsti v nastavitvah sledenje prisotnosti vklopite, se člani na ta dogodek ne bodo mogli več prijaviti — sistem jim bo ob poskusu prijave javil napako.

• Naziv — ime dogodka, ki bo prikazano zainteresiranim članom.

• Kratek opis — prostor za osnovne informacije, ki so vidne v Članski sekciji brez odpiranja podrobnosti dogodka.

• Opis za javne zaslone — pri uporabi funkcije Javni zasloni lahko dodate opis, ki se bo izpisoval na zaslonu v prostorih kluba.

• Začetek in konec (datum in čas) dogodka.

• Kraj — izberite kraj, ki ste ga predhodno ustvarili v Upravljanje > Kraji.

Kraji dogodkov — Ustvarite katalog lastnih krajev, ki jih nato dodeljujete dogodkom. Kraje je mogoče združevati v kategorije.

• Z obkljukanjem možnosti Vnesi kraj ročno lahko vpišete poljuben naslov ali lokacijo.

• Opis — prostor za podrobnejše informacije in navodila o dogodku.

  Lokacije dogodkov

  Ustvarite si katalog lastnih lokacij, ki jih lahko nato pripisujete dogodkom. Lokacije lahko združujete tudi v kategorije.

Kdo bo videl dogodek

• Izberite, ali bo dogodek veljal za celotno organizacijo ali za konkretno ekipo oz. ekipe.

• Po želji ga omejite samo na določene podskupine, če jih imate ustvarjene.

• Vidljivost in možnost prijave na e-prijavo lahko dodatno omejite:

  • Po najstarejšem letniku: če izberete npr. letnik 1989, bodo vključeni samo člani tega letnika in vsi mlajši (1990, 1991 itd.).

  • Po najmlajšem letniku: če izberete npr. letnik 2008, bodo vključeni samo člani tega letnika in vsi starejši (2007, 2006 itd.).

  • Po spolu.

Člani, ki jim je e-prijava namenjena, jo v Članski sekciji in mobilni aplikaciji vidijo pod ločenim zavihkom E-prijave. Dogodek je lahko viden tudi v koledarju ekipe, če vklopite to nastavitev.

Parametri za prijavo

• Določite Kapaciteto (neomejena ali konkretno število mest z možnostjo rezervnih mest / čakalne liste).

  

  Če je kapaciteta zapolnjena in je kateri od potrjenih udeležencev naknadno zavrnjen ali se odjavi, sistem prvega člana z liste rezerv samodejno premakne med glavne udeležence.

• Nastavite natančen datum in čas, od kdaj do kdaj so prijave odprte. Če teh datumov ne določite, prijavljanje poteka od trenutka aktivacije dogodka pa vse do njegovega začetka.

Bonus za udeležence

• Izberite vrsto bonusa (finančnega nadomestila ali točk), ki ga člani prejmejo za udeležbo:

  • brez bonusa

  • za udeležbo — fiksni znesek, ki ni odvisen od dolžine dogodka.

  • na uro — končni znesek se samodejno izračuna glede na trajanje dogodka.

• Pri izbiri bonusa določite Članski račun, na katerega se bonus po koncu dogodka in potrditvi udeležbe samodejno pripiše.

• Vpišite Višino bonusa (v valuti ali točkah — glede na nastavitev izbranega članskega računa).

Samodejne akcije

• Ustvari plačila — dogodku dodelite vnaprej pripravljeno skupino plačil. Vsakemu udeležencu, ki mu skrbnik potrdi prijavo, sistem v tej skupini samodejno generira plačilni nalog.

  

  Skupino plačil morate najprej ustvariti in nastaviti v modulu Plačila, šele nato jo lahko dodelite e-prijavi. Skupino ustvarite kot prazno — plačniki se bodo vanjo samodejno dodajali sproti, ko boste potrjevali njihove prijave.

  Plačila

  Platforma EOS celovito pokriva vodenje vaših financ. Omogoča vam enostavno ustvarjanje plačil za člane, spremljanje vseh prilivov, samodejno izdajanje potrdil o plačilu ter pripravo preglednih analiz in izvozov. Vse to deluje z neposredno povezavo na vaše spletno bančništvo, kar zagotavlja samodejno usklajevanje plačil z vašega računa.

  

  Na eno e-prijavo je mogoče vezati tudi več ločenih plačil — tako lahko sistem samodejno generira npr. akontacijo (predplačilo) in končni znesek ločeno, z različnimi roki zapadlosti. V ta namen ustvarite različne skupine plačil in jih dodelite e-prijavi.

  • Če je e-prijava povezana s plačilom, lahko vklopite možnost Prostovoljnega prispevka. Članu se ob prijavi prikaže polje za vnos poljubnega zneska prostovoljnega prispevka, za katerega se nato samodejno poviša znesek generiranega plačila.

  • Dodaj v sestavo ekipe — član bo po potrditvi udeležbe na e-prijavi samodejno dodan v izbrano ekipo ali skupino v sistemu.

  

  Priročen primer uporabe: To možnost lahko uporabite za interne vpise v klubske selekcije, šole ali tečaje za obstoječe člane. Ustvarite ciljno ekipo, prijavljeni in potrjeni člani pa se bodo vanjo samodejno dodajali. Z njimi lahko nato takoj delate naprej — komunicirate na njihovem ekipnem zidu, jim ustvarjate specifične treninge, tekme ipd.

Dodatne nastavitve

• Seznam udeležencev viden članom (ne velja za skrbnike in trenerje — ti vedno vidijo vse prijavljene in opravičene članov skupaj z razlogi):

  • ne — navadni člani med seboj ne vidijo, kdo se na dogodek prijavlja.

  • da, brez opravičil — člani vidijo seznam prijavljenih in zavrnjenih, ne vidijo pa osebnih razlogov za odsotnost ali opravičil.

  • da, vključno z opravičili — člani med seboj vidijo celoten seznam ter pri odsotnih tudi njihove navedene razloge.

• Dovoli komentarje k dogodku — člani lahko pod dogodkom pišejo komentarje in vprašanja.

• Prikaži dogodek v koledarju na zidu — obkljukajte, če želite, da se e-prijava poleg zavihka E-prijave izpiše tudi v koledarju ekip, ki ste jih izbrali v bloku Kdo bo videl dogodek.

  E-prijave, nominacije, organizacija

  E-prijave, nominacije in organizacija so poleg splošnih dogodkov nadaljnje vrste dogodkov v platformi EOS.

• Prikaži dogodek na spletu — če uporabljate EOS klubsko spletno stran, se bo dogodek javno prikazal tudi tam.

• Ustvari dogodek kot aktiven — če možnost obkljukate, se bo dogodek takoj prikazal članom in prijave se bodo odprle (če je prijavni rok že nastopil). Če kljukico odstranite, bo dogodek neaktiven (v pripravi) in ga člani ne bodo videli, dokler ga kasneje ročno ne aktivirate.

Obvestila

• Nastavite opomnik pred dogodkom — določite, koliko časa pred začetkom dogodka sistem članom pošlje opomnik z obvestilom:

  • ne opomni nikogar — opomnik se ne pošlje.

  • opomni prijavljene in neopredeljene — obvestilo prejmejo vsi, ki so udeležbo že potrdili, ter vsi tisti, ki jim je dogodek namenjen, a se še niso izjasnili.

  • opomni samo neopredeljene — obvestilo prejmejo izključno člani, ki se še niso prijavili ali odjavili.

• Pošlji članom obvestilo o novem dogodku — obvestilo se pošlje takoj, ko dogodek ustvarite oz. aktivirate.

• Pošlji obvestilo o spremembi dogodka — pri naknadnem urejanju dogodka lahko izberete to možnost, da sistem obvesti vse vpletene o novih spremembah.

  Obvestila o dogodkih

  Platforma EOS vsem članom pošilja vrsto uporabnih obvestil – vključno s tistimi, ki se nanašajo na dogodke. Obvestila prihajajo v mobilno aplikacijo oziroma na e-pošto.

Postopek zaključite s klikom na gumb Ustvari.

Podrobnosti dogodka in priloge

• S klikom na naziv e-prijave v seznamu odprete njene podrobnosti (detail) z vsemi informacijami na enem mestu.

• S klikom na Uredi v razdelku Priloge (or prek gumba Dodatno > Priloge) lahko k dogodku dodate datoteke ali dokumente, ki jih imate že naložene v platformi. Priloga bo takoj na voljo za prenos vsem vpletenim članom.

  Ustvarjanje in deljenje dokumentov

  Delite dokumente s posameznimi ekipami. Izberite, ali bodo namenjeni navadnim članom, skrbnikom ekip ali samo upravi organizacije. Dokumenti se nato prikazujejo v članskem oddelku.

Postopek prijave in delo z udeleženci

• Člani, ki jim je e-prijava namenjena, jo vidijo v svoji Članski sekciji pod zavihkom E-prijave, kjer oddajo svojo prijavo. Če je glavna kapaciteta že polna, se lahko prijavijo na čakalno listo kot rezervni udeleženci.

• Skrbniki platforme oziroma vodje dogodka prijavljene člane pregledujejo in potrjujejo na lokaciji: Upravljanje > Dogodki > E-prijave > klik na dogodek > razdelek Udeleženci.

  

  Hiter dostop: Vse aktivne e-prijave in nove prijave, ki čakajo na odobritev, so pregledno vidne tudi na nadzorni plošči v Upravljanje > Pregled > Aktivne e-prijave, od koder lahko z enim klikom skočite neposredno na urejanje udeležencev.

• Udeležence lahko enostavno filtrirate po statusu prek priročnih zavihkov: Potrjeni, Zavrnjeni, Čakajo na potrditev, Rezervni, ali pa med njimi iščete po imenu.

• S klikom na kontekstni meni (tri pike) ob posameznem udeležencu lahko izvedete naslednje akcije:

  • potrdi

  • zavrni

  • označi kot rezervnega (oz. mu ta status odvzamete)

  • popolnoma izbriši — udeleženec se odstrani s seznama in se lahko na e-prijavo po želji ponovno prijavi.

• Akcije lahko izvajate tudi skupinsko: obkljukajte več udeležencev hkrati in kliknite na gumb Skupinske akcije, kjer so na voljo enake standardne možnosti kot pri posameznikih, dodatno pa lahko izberete tudi možnost Skupinsko generiraj plačila.

  

  Če je e-prijava povezana s specifičnim plačilom, se to potrjenim udeležencem generira samodejno. Če pa skupino plačil dogodku dodelite naknadno (ko so nekateri člani že potrjeni), ali pa ste nanjo ob ustvarjanju pozabili, vam bo ta skupinska akcija prišla izjemno prav za naknadni masovni izid plačilnih nalogov.

• Za ročni vnos udeleženca (če želite člana dodati sami) kliknite na gumb "+" in izvedite klasičen postopek potrditve.

• Pod gumbom Dodatno so na voljo še naslednje napredne možnosti:

  • Dodaj udeležence v e-mail — udeležence dodate v skupinsko e-poštno sporočilo, ki ste ga predhodno pripravili, ter jim tako masovno pošljete uradna navodila, urnike ali potovalne informacije.

    Mailing članom in zastopnikom

    Pošiljajte sporočila skupinsko ali posameznim članom oziroma njihovim zakonitim zastopnikom ter natančno spremljajte statistiko dostave in branja.

  • Dodaj udeležence v sestavo ekipe — če boste z udeleženci dogodka v stiku dlje časa ali intenzivneje, jim lahko hitro ustvarite namensko začasno ekipo v sistemu. Tako boste lahko v polnosti izkoristili prednosti ekipnega zidu za komunikacijo, objavo dokumentov in usklajevanje.

    Ustvarjanje ekipe/stene in njihov pregled

    Razdelite člane v posamezne skupine natanko tako, kot delujete v klubu. Z vsako ekipo se v članski sekciji samodejno ustvari tudi njihov lasten komunikacijski zid.

    Komunikacijska stena, oglasna deska, dokumenti

    Vsaka ekipa ima svojo komunikacijsko steno z oglasno desko. Do teh mest ima dostop le tisti, ki je del dane ekipe.

• Izvozi udeležence — prenos seznama prijavljenih v Excelovi tabeli.

Ostale akcije in možnosti

• Pojdite v meni Dogodki > Dodatno > E-prijave. S pomočjo zgornjih zavihkov se lahko hitro premikate med dogodki glede na njihov trenutni status:

  • Aktivno prijavljanje

  • Prihajajoči

  • Zaključeni

  S klikom na ikono dogodka se odpre hitri predogled s podrobnimi informacijami in hitrimi akcijami. Tukaj najdete tudi stikalo za ekspresno aktivacijo ali deaktivacijo e-prijave.

  V kontekstnem meniju (tri pike) pri posameznem dogodku so na voljo naslednje možnosti:

  • Kopiraj — za bliskovito podvajanje in ustvarjanje novega, podobnega dogodka.

  • Uredi — urejanje vseh nastavitev dogodka z možnostjo Pošlji članom obvestilo o spremembi dogodka.

  • Prestavi v drugo sezono — priročno, če delujete na sezonski osnovi. Primer: e-prijava za poletne klubske priprave je objavljena ob koncu trenutne sezone, same priprave pa se izvedejo šele v naslednji sezoni. Da se lahko člani nemoteno prijavljajo tudi po uradnem prehodu v novo obdobje, preprosto premaknete e-prijavo v to novo aktivno sezono.

    Prehod v novo sezono

    Ko se bliža nova sezona, si lahko v platformi vse pripravite vnaprej s pomočjo polavtomatskih akcij.

  • Prekliči — če imate v splošnih nastavitvah definirane razloge za odpoved, izberite ustreznega. Ob tem lahko vsem prijavljenim pošljete obvestilo o odpovedi.

    

    V primeru odpovedi bodo člani v članski sekciji videli dogodek rdeče prečrtan z oznako Preklicano, oddaja novih prijav pa se trajno onemogoči.

    Razlogi za odpoved dogodkov

    K odpovedi dogodkov lahko vodijo različni razlogi. V teh nastavitvah si lahko te razloge sami poljubno definirate za boljši in natančnejši pregled nad odpovedanimi aktivnostmi. Ko so razlogi za odpoved ustvarjeni, vas bo platforma ob vsaki odpovedi dogodka samodejno pozvala k izbiri ustreznega razloga.

    Obvestila o dogodkih

    Platforma EOS vsem članom pošilja vrsto uporabnih obvestil – vključno s tistimi, ki se nanašajo na dogodke. Obvestila prihajajo v mobilno aplikacijo oziroma na e-pošto.

  • Pošlji članom obvestilo o spremembi — obvesti vse vpletene (prijavljene in neopredeljene).

  • Izbriši — trajno in brez sledi izbriše celoten dogodek skupaj z vsemi prijavljenimi udeleženci.

  • Obnovi — omogoča ponovno aktivacijo predhodno preklicanega dogodka.

Druge vrste dogodkov

Potrebna dovoljenja

• Dovoljenja za upravljanje: Za kreiranje in celotno upravljanje modulov e-prijav je potreben omogočen dostop za pisanje v modulu Dogodki.

• Zgodovina sprememb: Uporabniki z dodeljenim dostopom do modula Dnevniki (Logi) si lahko podrobno ogledajo revizijsko sled in zgodovino vseh sprememb pri vsakem posameznem zapisu.