Mailing članom in zastopnikom

Navigacija: 🜲 → Mailing

Ustvarjanje novega sporočila

1. Kliknite gumb z ikono "+".

2. V prikazanem pogovornem oknu vnesite delovni naziv novega sporočila.

3. Kliknite na ustvarjeno postavko ali v kontekstnem meniju (tri pike) izberite možnost Uredi.

4. Nastavite pošiljatelja. Na voljo sta dve možnosti:

   • vaš uporabniški e-poštni naslov, s katerim se prijavljate v platformo;

   • privzeti e-poštni naslov vaše organizacije (določen v konfiguraciji sistema, po potrebi ga na vašo zahtevo spremenimo).

E-poštni naslov pošiljatelja deluje tudi kot naslov za odgovore (reply-to) — ko prejemnik odgovori na e-pošto, se njegov odgovor pošlje na ta naslov.

Vsebina sporočila in omejitev prejemnikov

1. Vnesite zadevo in napišite vsebino sporočila.

2. Če želite sporočilu priložiti datoteko, kliknite na Dokumenti ali Datoteke:

   • Dokument: Predhodno ustvarjen dokument v platformi. Prejemnika preusmeri na ustrezen dokument neposredno znotraj platforme.

   • Datoteka: Klasična e-poštna priloga (zunanja datoteka, ki jo naložite z računalnika).

3. Omejite skupino prejemnikov. Sporočilo lahko pošljete:

   • samo članom,

   • samo zakonitim zastopnikom, vezanim na člane,

   • članom in zakonitim zastopnikom hkrati.

4. Možnost Pošlji vsem aktivnim članom organizacije: Ob izbiri te možnosti prejemnikov ni treba določati ročno, saj se sporočilo samodejno pošlje vsem članom oziroma zastopnikom z aktivnim dostopom do platforme.

5. Kliknite Shrani.

Izbor prejemnikov

V zavihku Prejemniki izberite:

• posamezne ekipe, katerim želite poslati sporočilo (sistem pri tem upošteva nastavitve omejitve prejemnikov iz zavihka Vsebina);

• konkretne posameznike — izberite jih iz sestave ali jih poiščite z vpisom prvih črk imena ali priimka.

Po izbiri kliknite Shrani prejemnike.

Predogled in pošiljanje

1. Kliknite Predogled sporočila.

2. S klikom na Število prejemnikov preverite seznam naslovnikov po imenih in e-poštnih naslovih.

3. Preglejte končni predogled vsebine in podatke o pošiljatelju.

4. V tej fazi lahko vsebino ali prejemnike po potrebi še uredite.

5. Kliknite Pošlji ali načrtuj ter izberite:

   • Poslati takoj ali

   • Načrtovati pošiljanje za kasneje (določite natančen datum in čas pošiljanja).

Statistike dostave

Ko sporočilo pošljete, se v seznamu prikažeta datum in čas pošiljanja. Klik na poslano sporočilo odpre dnevnik (log), kjer si lahko ogledate podrobno statistiko dostave in odpiranja.

Kako deluje dostava (mobilna aplikacija vs. e-pošta): Skupno število prejemnikov in število poslanih e-poštnih sporočil se sprva morda ne ujemata. Sporočilo se namreč ne pošlje takoj po e-pošti vsem. Uporabnikom mobilne aplikacije sporočilo najprej prispe v Inbox znotraj aplikacije skupaj s potisnim (push) obvestilom.

- Če si član sporočilo v aplikaciji prebere, se to šteje kot dostavljeno in e-pošta se ne pošlje.
- Če si član sporočila v aplikaciji ne prebere v 4 urah od prejema, mu sistem sporočilo samodejno pošlje še na e-poštni naslov.

Zbirno statistiko vseh poslanih e-poštnih sporočil in obvestil iz platforme najdete na lokaciji Upravljanje → Pregled (odvisno od vaših uporabniških dovoljenj).

Upravljanje sporočil

V seznamu ustvarjenih sporočil lahko izvedete naslednja dejanja:

• prikažete Povzetek in pošiljanje,

• preimenujete sporočilo,

• kopirate sporočilo (skupaj z vsebino, prejemniki in prilogami),

• si ogledate Zgodovino sprememb.

Neposlano sporočilo lahko kadarkoli uredite ali v celoti izbrišete.

Potrebna dovoljenja

• Dovoljenja za upravljanje: Za ustvarjanje in pošiljanje sporočil je potreben dostop za pisanje v modul E-pošta.

• Zgodovina sprememb: Uporabniki z dostopom do modula Logi si lahko ogledajo celotno zgodovino sprememb pri katerem koli sporočilu.