Ustvarjanje in deljenje dokumentov

Čemu so namenjeni dokumenti

Dokumente lahko ustvarjate in v članskem oddelku delite z navadnimi člani, s skrbniki ekip ali s skrbniki organizacije. Vsak v zavihku Dokumenti ali v dokumentih izbrane stene vidi le tiste dokumente, ki so namenjeni njemu. Ustvarite denimo samo besedilni dokument ali mu dodajte datoteko. Izberite, katerim ekipam se bo prikazoval v članskem oddelku. Tako je mogoče deliti npr. papirnate obrazce, načrte treningov ali kakršne koli druge dokumente npr. v PDF, DOCX ali XLSX s poljubnim opisom, kamor lahko navedete denimo navodilo ali pojasnilo, čemu dokument služi.

Lokacija modula

Do modula dostopate v razdelku Upravljanje > Dokumenti.

Ustvarjanje novega dokumenta

• V zgornjem desnem kotu zaslona kliknite gumb z ikono „+“.

• V prikazanem pogovornem oknu vnesite ime novega dokumenta.

• Za shranjevanje kliknite OK.

• Kliknite gumb kontekstnega menija (3 pike) > Uredi, ali neposredno na ustvarjeno ime in prikaže se podrobnost dokumenta. Nato v zgornjem desnem kotu izberite Uredi. 

• V zavihku Vsebina lahko še spremenite ime dokumenta in dodate opis. Opis je lahko edina vsebina dokumenta, po potrebi pa lahko dodate poljubno datoteko.

• Naložite izbrano datoteko, ki je lahko del dokumenta za prenos ali predogled.

• Kliknite Shrani. 

Nastavitve dokumenta

V dokumentu pojdite v zavihek Nastavitve in nastavite nadaljnje parametre.

• Označite, ali naj bo dokument Aktiven, in se torej članom takoj prikazuje.

• Nastavite, kdo bo imel do dokumenta dostop (kdo ga bo v članskem oddelku videl). Izberete lahko raven dostopa:

  • člani

  • skrbniki ekipe

  • skrbniki organizacije

• Nato izberite, ali bo dokument za dano raven viden:

  • Za celotno organizacijo(vse ekipe)

  • izbrane Organizacijske enote (če jih imate kaj ustvarjenih v nastavitvah)

  • izbrane Ekipe iz izbrane Sezone.

• Dokumentov ni mogoče določiti posameznim članom, temveč le celotni organizaciji, celotnim ekipam ali organizacijskim enotam.

  

  Če želite dokument deliti s konkretnim članom, lahko to storite prek modula Zahtevki, ki jim lahko dodate prilogo in zahtevek s članom rešujete kot vstopnico.

  Zahtevki

  Prek zahtevkov lahko ustvarjate tikete za posamezne člane in tako od njih pridobivate različne informacije ali dokumente. Člani pa lahko ustvarijo tiket za vodstvo, kadar od njega kaj potrebujejo.

• Kliknite Shrani za shranjevanje nastavitev. 

Kadar bo dokument namenjen celotni organizaciji, se bo prikazoval v zavihku Dokumenti na Klubski steni / Steni za vse. Analogno se bo prikazoval na ekipnih stenah, kadar bo namenjen posameznim ekipam. V nastavitvah posameznih ekip je mogoče tudi izbrati, da se bodo tudi dokumenti za celotno organizacijo prikazovali na ekipnih stenah. Dokumenti so z vidika vsakega posameznega člana na voljo v levem panelu v članskem oddelku pod postavko Dokumenti, kjer bo vsak videl vse dokumente, namenjene njemu.

Upravljanje dokumentov

• Urejanje in brisanje: Zapise o dokumentih je mogoče kadar koli urediti ali odstraniti, če ima član za to dovoljenje. Izbrisan dokument nepovratno izgine.

• Iskanje: Za iskanje po dokumentih uporabite iskalno polje. Iskanje vključuje imena dokumentov in njihov opis.

Dovoljenja in dostop

• Dovoljenja za upravljanje: Za upravljanje dokumentov je potrebno dovoljenje za pisanje v modulu Dokumenti.

• Zgodovina sprememb: Uporabniki z dostopom do modula Dnevniki si lahko ogledajo zgodovino vseh sprememb, izvedenih v katerem koli zapisu.