Soglasja članov

Lokacija modula

Do modula dostopate v razdelku Upravljanje > Soglasja in GDPR.

Uporaba soglasij

Namesto papirnatih prijavnic v organizacijo ali denimo soglasij za fotografiranje si lahko v platformi ustvarite elektronska soglasja. Nastavite jim najrazličnejše parametre, vključno s tem, komu so namenjena ali ali jih podeljuje član ali njegov zastopnik. Soglasje bo nato po aktivaciji zahtevano ob naslednji prijavi člana/zastopnika v platformo. Pri vsakem soglasju lahko kadar koli preverite, kdo ga je (ni) podelil, kdaj in s katerega IP-naslova. Na voljo imate vse sestavine, ki jih potrebujete za dokazovanje podelitve soglasja.

Soglasje Registracija člana

Gre za edino vnaprej določeno soglasje, ki ga lahko samo urejate. To je glavno soglasje organizacije, ki ga je treba podeliti, da lahko član v organizaciji/platformi sploh deluje. Če tako soglasje potrebujete, izpolnite njegovo besedilo in soglasje aktivirajte. Če ga ne potrebujete, ga pustite deaktiviranega in po potrebi ustvarite drugo, lastno.

To soglasje je trdno povezano s postopkom čisto prve prijave člana v platformo. Če ga želite uporabljati, ga izpolnite in aktivirajte na samem začetku uporabe platforme. Če ga aktivirate šele takrat, ko imate v platformi že prijavljene člane, soglasja od njih ne bo mogoče naknadno pridobiti. Če bi se vam to zgodilo, lahko to rešite z ustvarjanjem drugega, lastnega soglasja, ki ga kadar koli pridobite od vseh.

Vsebina soglasja se zelo razlikuje od organizacije do organizacije in bi morala izhajati iz vaših statutov. Tudi zato v EOS ne najdete konkretne predloge. Nekdo uporablja le častno soglasje z nekaj stavki, nekdo popolno soglasje, ki ga ima sicer npr. običajno povezano s prijavnico v organizacijo. In nekdo ga sploh nima.

Lastna soglasja

Kadar koli si lahko ustvarite poljubna lastna soglasja. Pri njih lahko nastavite vse parametre, opisane spodaj. Tako soglasje je mogoče kadar koli aktivirati in deaktivirati ter tudi naknadno pridobiti od članov, ki ga še niso podelili.

Ustvarjanje novega soglasja

• Kliknite gumb z ikono „+“.

• Nato izberite ime in interno ime soglasja.

• Napišite besedilo soglasja v obliki oblikovanega besedila.

• V bloku Nastavitve soglasja lahko

  • Izberete organizacijsko enoto, ki ji bo soglasje namenjeno. Če organizacijske enote ne izberete, bo služilo celotni platformi / organizaciji. Za vsako organizacijsko enoto je torej mogoče opredeliti različna soglasja.

  • Označite lahko potrditveno polje Zahtevati soglasje za vstop v platformo – soglasje bo nujno za to, da bo član lahko deloval v vaši platformi. Če polja ne označite, bo član lahko izrazil tudi svoje nestrinjanje in nadaljeval v platformo.

    • Zahtevati dodatno potrditev po e-pošti – označite, če želite vklopiti t. i. double-opt-in, torej preverbeno potrditev soglasja, ki članu pride po e-pošti, da potrdi, da soglasje res podeljuje sam.

• Veljavnost soglasja – v letih

• Nato določite, kdo bo soglasje podeljeval:

  • član ali odgovorni zastopnik – lahko oba

  • član

  • odgovorni zastopnik

  • glede na starost za spremembo podatkov – kot privzeto stanje nastavljeno na 16 let

  • glede na odločilno starost – kot privzeto stanje nastavljeno na 19 let
    
    Kaj starosti pomenijo, si lahko preberete v samostojnem članku:

    Reševanje težav: Dostop člana vs. dostop zastopnika

    Platforma EOS jasno razlikuje med dostopi članov in dostopi njihovih zastopnikov. Prav tako sistem omogoča preprosto reševanje situacij, ko je zastopnik hkrati tudi sam član organizacije ali ko ima v njej vpisanih več otrok. Kako torej pravilno upravljati dostope članov in zastopnikov?

• Zahtevati starost od–do: Nastavite starostni razpon članov, pri katerih bo dano soglasje zahtevano.

• Dovoliti preklic soglasja – možnost za člana/zastopnika, da svoje soglasje v svojem Profilu kadar koli prekliče.

  Profil člana

  Na zaslonu svojega Profila najdete vse svoje osebne podatke skupaj. Lahko jih tudi urejate in pošljete v odobritev skrbniku platforme.

• Nastavljeno soglasje shranite s klikom na Shrani.

Podrobnosti soglasja, filtriranje, izvoz

• Kliknite se v ustvarjeno soglasje in prikazala se bo njegova podrobnost z možnostjo urejanja.

• V zavihku Nastavitve vidite parametre, ki ste jih soglasju ustvarili.

• V zavihku Soglasja članov vidite seznam članov, ki so vam soglasje že podelili ali niso podelili, z vsemi sestavinami, vključno z različico soglasja.

  • Z iskalnim poljem lahko po soglasjih iščete po imenu ali IP-naslovu.

  • Z gumbom Napredno filtriranje soglasja filtrirajte po izbranih merilih:

    • Potek soglasja – prikažite si podeljena soglasja glede na stanje njihove veljavnosti – bodisi tista še veljavna bodisi tista, ki so že potekla.

    • Stanje soglasja – prikažite si soglasja glede na njihova stanja – čaka na preverbo, podeljeno, nepodeljeno, preklicano. Mogoče je izbrati več možnosti. Mogoče je tudi izpisati soglasja, ki nimajo nobenega stanja.

    • Ekipe – prikažite si soglasja članov, ki so uvrščeni v sestavo dane ekipe. Izberete lahko tudi več ekip. Mogoče je tudi izbrati, ali želite filtrirati samo navadne člane, skrbnike ekipe ali oboje.

  • Z gumbom Izvoz izvozite vsa (ali filtrirana) soglasja.

  • Kliknite kontekstni meni (tri pike) ali z desnim gumbom na vrstico z zapisom soglasja člana in našli boste Zgodovino sprememb postavke ter tudi možnost soglasje člana Izbrisati.

    

    Izbris soglasja pomeni, da o njem izgine vsaka sled in z vidika člana se bo soglasje obnašalo, kot da ga član nikoli ne bi podelil. Če je soglasje še naprej aktivno, bo od člana ob prijavi v platformo/aplikacijo znova zahtevano.

  • V zavihku Različice soglasja si prikažite posamezne različice v zgodovini soglasja.

Urejanje soglasja

• V podrobnosti soglasja kliknite Uredi in uredite, kar koli potrebujete.

• Pod poljem Besedilo soglasja lahko označite Shrani kot novo različico soglasja. Če želite ohraniti zgodovino različic in ne le brez opozorila spremeniti besedila soglasja.

  • Označite lahko tudi možnost Znova od vseh zahtevati potrditev novega besedila soglasja, če želite novo različico soglasja znova pridobiti od vseh, ki so potrdili prejšnjo različico.

Seznam soglasij in nadaljnja dejanja

V izpisu soglasij so mogoča ta dejanja:

• Razvrščanje soglasij: Soglasja lahko na seznamu razvrščate s funkcijo „povleci in spusti“. Primite levi rob vrstice s soglasjem in ga premaknite na želeno mesto v tabeli.

  

  Vrstni red se pozna tudi na seznamu soglasij, ki bodo od člana zahtevana, če jih bo več naenkrat.

• Kliknite na soglasje z desnim gumbom oziroma na kontekstni meni (3 pike) in prikazale se bodo naslednje možnosti:

  • Podrobnost soglasja

  • Uredi

  • Zgodovina sprememb – seznam in podrobnosti vseh sprememb in urejanj dane postavke

  • Izbriši – soglasje izgine z vsemi svojimi zapisi!

• Stikalo Aktivno – posamezna soglasja lahko preprosto (de)aktivirate. Deaktivirano soglasje takoj preneha biti zahtevano od članov.

Če nastavitve danega soglasja to omogočajo, lahko član kadar koli prej podeljeno soglasje v svojem profilu prekliče.

Dovoljenja in dostop

• Dovoljenja za upravljanje: Za upravljanje Soglasij in GDPR je potrebno dovoljenje za pisanje v modulu Soglasja.

• Zgodovina sprememb: Uporabniki z dostopom do modula Dnevniki si lahko ogledajo zgodovino vseh sprememb, izvedenih v katerem koli zapisu.