Počasi se bliža konec sezone, za člane še vedno izvajate treninge ter z njimi komunicirate v obstoječih ekipah, hkrati pa morate že zagnati vpis za novo sezono in odpreti prijave za nove zainteresirane? Spodaj sta opisana dva načina, kako to nemoteno izvesti.
Če morate v trenutni sezoni ugotoviti, kdo želi nadaljevati z vadbo v naslednjem letu, je za to idealen modul Prijavnice. Za razliko od dogodkov namreč prikaz prijavnic članom ni vezan na trenutno aktivno sezono. Za vsako ekipo, tečaj ali skupino, ki jo boste odprli v novi sezoni, preprosto ustvarite eno prijavnico.
Pojdite na Upravljanje > Nastavitve > Prijavnice > Kategorije in kliknite "+".
Ustvarite novo kategorijo (npr. Prijavljanje na krožke/tečaje 2026/2027) in označite polje Aktivno.
Ustvarjanje prijavnic
Ustvarjanje prijavnic in pregled
Zahvaljujoč prijavnicam se lahko na vašo akcijo ali dogodek prijavi kdorkoli — bodisi registriran član vaše organizacije (platforme) bodisi splošna javnost. V modulu lahko ustvarite večstopenjske prijavnice s popolnoma prilagojenimi koraki in lastnimi obrazci.
Pojdite na Upravljanje > Prijavnice in kliknite "+" za ustvarjanje nove prijavnice za vsak posamezen krožek ali tečaj.
Splošni podatki: Prijavnico uvrstite v pravkar ustvarjeno kategorijo (in podkategorijo). Naziv naj ustreza konkretnemu tečaju. Priporočamo, da obvezno nastavite tudi kapaciteto (omejitev mest).
Koraki prijavnice:
Če boste tako prijavljali le obstoječe člane, lahko prvi korak pustite brez sprememb. Ime, priimek in e-pošta se bodo članom samodejno predizpolnili, tako da bodo morali le klikniti na "Prijavi se".
Če boste prek prijavnic vpisovali tudi nove zunanje zainteresirane (nečlane), prvi korak uredite in dodajte polja, s katerimi boste pridobili vse potrebne podatke.
Če želite prijavljenim takoj izdati podlago za plačilo, ustvarite drugi korak, kamor dodate vnaprej pripravljeno skupino plačil.
Pojdite na Upravljanje > Prijavnice > Dodatno > Povezava do kataloga > Za člane.
Na zid celotne organizacije ali posameznih ekip napišite objavo z informacijami o vpisih za novo obdobje ter ji priložite to povezavo. Člani lahko katalog prijavnic vedno najdejo tudi v svoji članski sekciji (v levem meniju pod ikono beležke) ali neposredno v mobilni aplikaciji.
Nastavitev prijavnic in korakov
Po ustvaritvi prijavnice je treba nastaviti njene podrobnosti in ustvariti posamezne korake, ki jih bodo zainteresirani izpolnjevali.
Če morate z obstoječimi člani še mesec dni nemoteno delovati v trenutni sezoni, hkrati pa se vam že javljajo novi zainteresirani za naslednje polletje ali leto, vam EOS ponuja dve možnosti:
Uporabite enake prijavnice, kot ste jih pripravili za obstoječe člane, le z nekaj prilagoditvami:
V nastavitvah kategorij oziroma podkategorij nastavite Dostopnost: javno.
V nastavitvah posamezne prijavnice pod Dostopnost → javnost označite Dostopno v katalogu → vključno z možnostjo prijave.
Pojdite na Upravljanje → Prijavnice → Dodatno → Povezava do kataloga → Za javnost in to povezavo objavite na svoji spletni strani ali družbenih omrežjih.
Tako se bodo vsi prijavljeni (obstoječi in novi) zbirali na enem mestu znotraj iste prijavnice, sistem pa bo samodejno nadzoroval skupno kapacitetno omejitev.
Cena za přihlášené – kreditní systém
Modul Přihlášky je pro všechny organizace dostupný v rámci standardní licence. Přihlašování členů je také zdarma. Přihlašování externích účastníků (veřejnost) je zpoplatněna kredity.
Ta pot ne uporablja modula Prijavnice, temveč klasičen registracijski obrazec:
V trenutno aktivni sezoni (Upravljanje > Ekipe in zidovi) izklopite obstoječe ekipe iz registracijskega obrazca.
V tej isti aktivni sezoni ustvarite nove ekipe, ki pa jih v imenu jasno označite z letnico nove sezone ter terminom.
Primer: Če je aktivna sezona 2025/2026, vi pa vpisujete za 2026/2027, v obstoječi sezoni ustvarite ekipo z nazivom: “2026/2027 Ljubljana — Gimnastika za otroke 5–7 let (pon 16:00–17:00)”.
Te nove ekipe nato označite z možnostjo Prikaži v registracijskem obrazcu. Novi člani bodo tako ob registraciji izbirali med skupinami, namenjenimi novi sezoni.
Ustvarjanje ekip in zidov ter pregled
Razdelite člane v posamezne skupine natanko tako, kot delujete v klubu. Z vsako ekipo se v članski sekciji samodejno ustvari tudi njihov lasten komunikacijski zid.
Ko se obdobje trenutne sezone zaključi in želite uradno preklopiti celoten sistem, sledite spodnjim korakom glede na izbran način prijavljanja:
Pojdite na Upravljanje → Nastavitve → Sezone in ustvarite novo sezono (vendar jo pustite neaktivno).
Pojdite na Upravljanje → Ekipe in zidovi, zgoraj preklopite na novo sezono in v njej ustvarite ali prekopirajte nove ekipe.
Vse prijavljene na novo sezono imate pregledno zbrane v konkretni prijavnici:
Pri zunanjih prijaviteljih kliknite na tri pike in izberite Pretvori v člana ter jim pošljite vabilo v sistem.
Označite vse prijavljene člane znotraj prijavnice, kliknite na gumb Akcije ter izberite Dodaj v sestavo — tako jih boste skupinsko uvrstili v novo ustvarjene ekipe v novi sezoni.
Ko so vsi člani razporejeni in v stari sezoni nimate več aktivnih dogodkov ali obveznosti, v nastavitvah sezon preprosto aktivirate novo sezono.
Člane, ki so se prijavili prek prijavnic, dodajte v sestavo novih ekip v novi sezoni (označite jih > Akcije → Dodaj v sestavo). Priporočamo, da to počnete sproti, da boste lažje nadzorovali kapaciteto.
Novi zunanji člani, ki so se registrirali prek registracijskega obrazca, se bodo v te ekipe uvrstili samodejno.
Ko zaključite delo v prejšnji sezoni, v nastavitvah aktivirate novo sezono kot privzeto.
Prijavnice so enostavnejše: Za upravljanje kapacitet in preprečevanje prevelikega vpisa vedno priporočamo uporabo modula Prijavnice, saj sistem samodejno zaklene prijave ob zapolnitvi mest.
Sproti dodajajte v sestavo: Če uporabljate kombiniran pristop, člane sproti uvrščajte v ekipe, saj boste le tako imeli točen pregled nad zasedenostjo v stolpcu ČS.
Aktivacija ob pravem času: Novo sezono v sistemu označite kot aktivno šele takrat, ko jo zares potrebujete za tekoče delo in ko se stari treningi uradno končajo. Do takrat naj nemoteno teče prejšnja sezona.
