Izvoz za Informacijski sistem ČUS

Kratek postopek

1. Pripravite seznam članov in preverite podatke, ki se prenašajo v IS ČUS.

2. Filtrirajte člane, ki jih boste želeli izvoziti iz EOS v IS ČUS, in izvedite izvoz podatkov.

3. Preverite izvožene podatke ter dopolnite ali uredite izbrane podatke.

4. Odprite IS ČUS in izvedite uvoz podatkov.

Postopek korak za korakom

Spodaj najdete podrobne korake in nasvete, kako izvesti izvoz iz EOS, pa tudi kako opraviti uvoz v IS ČUS.

Preden začnete z izvozom

• Pripravite seznam članov, ki jih boste želeli uvoziti v IS ČUS. To niso nujno vsi člani, ki jih vodite v svoji zbirki podatkov. Priporočamo, da vse člane – torej športnike in trenerje, ki jih vodite v IS ČUS – označite z oznako. Oznake lahko v Upravljanje > Člani dodelite množično in nato po njih filtrirate za izvoz.

• Preverite podatke pri vseh članih, ki se prenašajo v IS ČUS, da preprečite napake pri uvozu in preverjanju v IS ČUS. Preverite predvsem postavke, ki so v spodnjem seznamu polj označene kot obvezne.

Če ugotovite, da morate nekatere podatke dopolniti/posodobiti in jih ne poznate, lahko podatke od aktivnih članov ročno zahtevate. To možnost najdete v Upravljanje > Člani > podrobnosti člana ali kot množično dejanje v Članih. Član bo tako po prijavi v platformo/aplikacijo moral opraviti popolno preverjanje podatkov.

EOS omogoča tudi neposreden uvoz zbirke podatkov IS ČUS. S tem se na člane v EOS navežejo podatki, ki v platformi niso vodeni (običajno ID sistema ČUS), in se nato uporabijo pri izvozu za IS ČUS. Dolgoročni cilj EOS pa je, da bi imeli v platformi v celoti vse podatke, potrebne za uvoz v IS ČUS, in torej uvoz zunanje zbirke podatkov ter navezovanje preostalih podatkov ne bi bila potrebna.

Izvoz podatkov iz EOS

• Izberite člane, ki jih želite izvoziti. Če ne boste izvažali vseh, lahko izbor opravite s filtri na nastavljeno oznako. Zlasti če ima vaše društvo več sekcij, je treba za vsako sekcijo izvesti samostojen izvoz in ga nato v IS ČUS uvoziti v ustrezno sekcijo.

  

  Tak uporabljen filter (pogled) lahko shranite za prihodnjo uporabo.

• Kliknite na gumb za izvoz v modulu Člani in izberite Vrsto izvoza ČUS in Format izvoza CSV.

Preverjanje in urejanje podatkov

• Odprite izvoženo datoteko (npr. v aplikaciji Excel ali Numbers).

  

  Pri odpiranju boste morda vprašani, ali želite izvesti pretvorbo podatkov – izberite Ne pretvarjaj.

• Preverite, ali imajo vsi državljani Češke republike izpolnjeno polje Rojstna številka in vsi tujci polji Datum rojstva in Prebivališče. Morebitne napake popravite v EOS in ponovno izvedite izvoz.

• Preverite, ali so z oznako pravilno označeni športniki in trenerji, vključno z datumom „Od“.

• Preverite Vlogo člana. Manjkajoče dopolnite, napačne popravite.

• Če ste opravili kakršne koli spremembe, jih shranite.

Uvoz v IS ČUS

Uvoz članov ne dodaja, temveč uvožena datoteka nadomesti celotno člansko bazo. Z uvozom v IS ČUS se torej vsi prvotni podatki izbrišejo in vstavijo se samo tisti, ki se uspešno uvozijo. Odločno priporočamo, da si najprej člansko zbirko podatkov iz IS ČUS izvozite v datoteko kot varnostno kopijo.

Podatkovna komunikacija v IS ČUS (izvoz in uvoz) poteka vedno ločeno za vsako sekcijo (šport). Organizacije (praviloma TJ), ki imajo več sekcij/športov, morajo zato izvoz iz EOS izvesti za vsako posebej in jih nato posamično uvoziti k posameznim sekcijam.

Pregled stolpcev za uvoz – obvezni podatki

• Jméno – ime

• Příjmení – priimek

• Rodné číslo – format številke brez poševnice, ni obvezno za tujce

• Občan čr – 1 = državljan Češke republike, 0 = tujec *1)

• Datum narození – format DD.MM.LLLL, obvezno za tujce

• Pohlaví – Z = ženska, M = moški

• Role – 3 = Drugo; 2 = Aktiven športnik; 1 = Aktiven športnik v tekmovanjih *2) (se ne prenaša iz EOS – treba je ročno dopolniti v CSV)

• ID systému – NEUPRAVOVAT – interni ID sistema ČUS, pri novih članih se ne vnaša – dopolni ga IS ČUS *4)

Pregled stolpcev za uvoz – neobvezni podatki

• Město – ime mesta / občine

• Městská část – mestna četrt

• Ulice – ime ulice

• Čp – hišna številka

• Čo – orientacijska številka

• Psč – poštna številka

• Telefon – telefon člana ali njegovega zastopnika

• Email – e-poštni naslov člana ali njegovega zastopnika

• Sportovec od – datum, od katerega je oseba vodena kot športnik *3) (EOS nastavi datum, izpolnjen v polju "Član od")

• Sportovec četnost – število športnih aktivnosti na teden (se ne prenaša iz EOS – treba je ročno dopolniti v CSV)

• Je trenér – je fizična oseba trener? 1 = DA, 0 = NE (EOS nastavi 1, če je izpolnjeno polje "Skrbnik ekipe od")

• Je rozhodčí - je fizična oseba sodnik? 1 = DA, 0 = NE (se ne prenaša iz EOS – treba je ročno dopolniti v CSV)

• Trenér od – datum, od katerega je fizična oseba vodena kot trener *3) (EOS nastavi datum, izpolnjen v polju "Skrbnik ekipe od")

• Trenér četnost – število treningov na teden (se ne prenaša iz EOS – treba je ročno dopolniti v CSV)

• ID člena ve svazu – interna številka zveze, če je dodeljena

• Štítky oddílu – interne oznake sekcije

• Poznámka – poljubna opomba

Če za dopolnitev potrebujete tudi podroben pregled evidence udeležbe ali dogodkov, jih lahko preprosto izvozite v Upravljanje > Dogodki > Več > Izvoz.

Opombe:

1) V IS ČUS se prenaša samo informacija, ali je oseba državljan Češke republike ali tujec. Narodnost se pri tujcih v IS ČUS ne uvaža, lahko jo nato ročno uredite neposredno v IS ČUS.

2) Opredelitev „Vloge“ za „Aktiven športnik v tekmovanjih“ se pri ČUS razlikuje od opredelitve NSA in nikakor ni povezana z razpisom za dotacije NSA.

3) Od polj "Član od" in "Skrbnik ekipe od" v podrobnostih člana mora biti izpolnjeno samo eno, torej "Član od" za športnike ali "Skrbnik ekipe od" za trenerje.

4) Internega ID, ki izvira iz IS ČUS, se po priročniku za IS ČUS ne sme spreminjati. S testiranjem je bilo preverjeno, da se član, ki v IS ČUS že obstaja, uspešno uvozi tudi v primeru, ko polje "ID systému – NEUPRAVOVAT" ne bo izpolnjeno.

Splošna pravila za CSV

• Če datoteko odpirate npr. v aplikaciji Excel, ne dovolite izvajanja nobenih pretvorb podatkov.

• Strukture dokumenta nikakor ne spreminjajte, torej formata celic, glave ali vrstnega reda stolpcev. Sprememba širine stolpca ni težava.

• Kodiranje besedila je UTF-8. Pri shranjevanju datoteke izberite CSV v različici UTF-8, če vam program to ponudi.