Izvoz za Register športa NSA

Kratek postopek

1. Pripravite seznam članov in preverite podatke, ki se prenašajo v Register športa (RS).

2. Filtrirajte člane, ki jih boste želeli izvoziti iz EOS v RS, in izvedite izvoz podatkov.

3. Preverite izvožene podatke ter dopolnite ali uredite izbrane podatke.

4. Odprite RS in izvedite uvoz podatkov.

Iz lastnih izkušenj z uvozom podatkov v RS priporočamo, da nove člane dodajate že med letom in ne samo z enim uvozom pred oddajo vloge. To pomeni, da člane, ki se na novo registrirajo v EOS, takoj vnesete tudi v RS (bodisi posamično bodisi z uvozom). Tako boste imeli zagotovilo, da je RS člane preveril (jih našel v registru prebivalstva), in boste imeli dovolj časa, da pravočasno pridobite morebitne pravilne osebne podatke. Pred samo oddajo vloge boste izvedli le posodobitveni uvoz s številom treningov in tekmovanj posameznih članov.

Postopek korak za korakom

Spodaj najdete podrobne korake in nasvete, kako izvesti izvoz iz EOS, pa tudi kako opraviti uvoz v RS.

Preden začnete z izvozom

• Pripravite seznam članov, ki jih boste želeli uvoziti v RS. To niso nujno vsi člani iz vaše zbirke podatkov. Priporočamo, da vse člane – torej športnike in trenerje, ki jih vodite v RS – označite z oznako. Oznake lahko v Upravljanje > Člani dodelite množično in nato po njih filtrirate za izvoz.

• Preverite podatke pri vseh članih, ki se prenašajo v RS, da preprečite napake pri uvozu in preverjanju v RS. Preverite predvsem postavke, ki so v spodnjem seznamu polj označene kot obvezne.

Če ugotovite, da morate nekatere podatke dopolniti/posodobiti in jih ne poznate, lahko podatke od aktivnih članov ročno zahtevate. To možnost najdete v Upravljanje > Člani > podrobnosti člana ali kot množično dejanje v Članih. Član bo tako po prijavi v platformo/aplikacijo moral opraviti popolno preverjanje podatkov.

Izvoz podatkov iz EOS

• Izberite člane, ki jih želite izvoziti. Če ne boste izvažali vseh, lahko izbor opravite s filtri na nastavljeno oznako.

  

  Filtriran pogled na zbirko članov lahko shranite za prihodnjo uporabo.

• Kliknite na gumb za izvoz v modulu Člani in izberite Vrsto izvoza Register NSA in Format izvoza CSV.

Preverjanje in urejanje podatkov

• Odprite izvoženo datoteko (npr. v aplikaciji Excel ali Numbers).

  

  Pri odpiranju boste morda vprašani, ali želite izvesti pretvorbo podatkov – izberite Ne pretvarjaj. Možno je, da pri nekaterih različicah ta možnost ne bo prikazana. Takrat je treba v razširjenih nastavitvah kodiranje besedila spremeniti na: Srednjeevropsko (Windows Latin 2).

• Preverite, ali imajo vsi državljani Češke republike izpolnjeno polje EMŠO in vsi tujci polji Datum rojstva in Prebivališče. Morebitne napake popravite v EOS in ponovno izvedite izvoz.

• Preverite, ali so z oznako pravilno označeni športniki in trenerji, vključno z datumom „Od“.

• Preverite vrsto športa, pogostost športne dejavnosti in uvrstitev v tekmovanja. Manjkajoče podatke v tabeli dopolnite.

• Če je član hkrati športnik in trener, je treba njegov zapis podvojiti (kopirati vrstico) in v vsaki vrstici urediti polja (celice), ki pripadajo samo eni njegovi vlogi.

• Če ste opravili kakršne koli spremembe, jih shranite.

Uvoz v RS

Pred začetkom uvoza priporočamo, da ime datoteke spremenite tako, da vsebuje npr. zaporedno številko. Če bi uvoz v RS izvajali znova, nova uvožena datoteka ne sme imeti enakega imena kot katera koli prejšnja.

• Po izvedenem uvozu preverite, katere zapise (člane) je RS sprejel in katere je zavrnil kot napačne. Seznam napačnih zapisov je mogoče iz RS izvoziti in ga pregledati.

• Nato lahko uvozno datoteko popravite, spremenite njeno ime tako, da bo za RS edinstveno, in ponovno izvedete uvoz.

• Če katerega člana ne uspete uvoziti, ga poskusite v RS vnesti ročno.

Pregled stolpcev za uvoz – obvezni podatki

• JMENO – ime *1)

• PRIJMENI – priimek *1)

• RODNE_CISLO – format številke brez poševnice, ni obvezno za tujce

• OBCANSTVI – koda državljanstva, mora ustrezati šifrantu RS

• DATUM_NAROZENI - format DD.MM.LLLL, obvezno za tujce

• POHLAVI – Ž = ženska, M = moški – obvezno le za novo registrirane, sicer se mora ujemati z obstoječim zapisom

• NAZEV_OBCE – obvezno za tujce *2)

• CISLO_POPISNE – obvezno za tujce *2)

  

  Naleteli smo na izjemne primere v zvezi z evidenčno številko, ko je naslov v EOS v obliki npr. Slovenská ev. č. 25; Karlovy Vary; 36001, in se številka v preverjenem naslovu po RÚIAN v polje CISLO_POPISNE zapiše skupaj s frazo "ev.č.". To RS žal oceni kot napako, ki jo je treba v datoteki popraviti ročno – iz polja izbrisati vse besedilo in pustiti le samo številko.

• PSC – obvezno za tujce *2)

• SPORTOVEC – je fizična oseba športnik? 1 = DA, 0 = NE *3) (EOS nastavi 1, če je izpolnjeno polje "Član od")

• SPORTOVCEM_OD – datum, od katerega je oseba vodena kot športnik, obvezno za športnike *3) (EOS nastavi datum, izpolnjen v polju „Član od“)

• SPORTOVEC_DRUH_SPORTU – številka vrste športa po šifrantu NSA, če razvrstitev ni mogoča, potem koda 999, obvezno za športnike *4) (se ne prenaša iz EOS – treba je ročno dopolniti v CSV)

• SPORTOVEC_CINNOST_OD – datum, od katerega je oseba začela dejavnost v ustrezni športni panogi, obvezno za športnike ^*3) (EOS nastavi datum, izpolnjen v polju „Član od“)

• SPORTOVEC_UCAST_SOUTEZE_POCET – številka = Število tekmovalnih dni (0 = se ne udeležuje tekmovanj) Pomembno za pravilno uvrstitev v dotacijsko kategorijo NSA *5) (treba je ročno dopolniti v CSV, ali uporabiti možnost izvoza Dogodkov in podatke nato pripojiti)

• TRENER – je fizična oseba trener? 1 = DA, 0 = NE *3) (EOS nastavi 1, če je izpolnjeno polje "Skrbnik ekipe od")

• TRENEREM_OD – datum, od katerega je fizična oseba vodena kot trener, obvezno za trenerje *3) (EOS nastavi datum, izpolnjen v polju "Skrbnik ekipe od")

• TRENER_DRUH_SPORTU – številka vrste športa po šifrantu NSA, če razvrstitev ni mogoča, potem koda 999, obvezno za športnike *4) (se ne prenaša iz EOS – treba je ročno dopolniti v CSV)

• TRENER_CINNOST_OD – datum, od katerega je oseba začela dejavnost v ustrezni športni panogi, obvezno za trenerje ^*3) (EOS nastavi datum, izpolnjen v polju "Skrbnik ekipe od")
  
  

Pregled stolpcev za uvoz – neobvezni podatki

• TITUL_PRED

• TITUL_ZA

• NAZEV_CASTI_OBCE *2)

• NAZEV_ULICE *2)

• CISLO_ORIENTACNI *2)

• SPORTOVCEM_DO – Če članstvo traja, se to polje ne izpolnjuje (v nasprotnem primeru EOS nastavi datum, izpolnjen v polju „Član do“)

• SPORTOVEC_CETNOST – Število športnih aktivnosti na teden (celo število), Pomembno za pravilno uvrstitev v dotacijsko kategorijo NSA *5) (se ne prenaša iz EOS – treba je ročno dopolniti v CSV, gre za napoved za naslednje obdobje)

• SPORTOVEC_CINNOST_DO – Če članstvo traja, se to polje ne izpolnjuje (v nasprotnem primeru EOS nastavi datum, izpolnjen v polju „Član do“)

• TRENEREM_DO – Če članstvo traja, se to polje ne izpolnjuje (v nasprotnem primeru EOS nastavi datum, izpolnjen v polju „Skrbnik ekipe do“)

• TRENER_CETNOST - Število treningov na teden (celo število) (se ne prenaša iz EOS – treba je ročno dopolniti v CSV, vendar ni obvezno)

• TRENER_CINNOST_DO – Če članstvo traja, se to polje ne izpolnjuje (v nasprotnem primeru EOS nastavi datum, izpolnjen v polju „Skrbnik ekipe do“)

• EXT_ID – Lastni identifikator športne organizacije

• SVAZ_ICO_SKTJ – Izpolnjujejo samo športne zveze

Če za dopolnitev potrebujete tudi podroben pregled prisotnosti ali dogodkov, jih lahko preprosto izvozite v Upravljanje > Dogodki > Več > Izvoz.

Opombe:

1) Ime in Priimek se v RS preverjata v registru prebivalstva. Ime morate imeti v EOS zapisano točno tako, kot je v matičnem registru, torej na osebni izkaznici ali rojstnem listu. Bodite pozorni na več osebnih imen (včasih niso zapisana) ali na imena tujcev, ki se morajo ujemati z zapisom na vizumu oziroma s postavko "matični zapis" na kartici dovoljenja za prebivanje.

2) Naslov se mora ujemati z naslovom stalnega prebivališča in se preverja v registru naslovov. To preverjanje v registru izvaja tudi EOS. Če naslov, vnesen v EOS, ustreza registru, je pri njem navedeno "Preverjen naslov".

3) Polji "Član od" in "Skrbnik ekipe od" v podrobnostih člana – izpolnjeno mora biti samo eno, torej Član od za športnike ali "Skrbnik ekipe od" za trenerje, oziroma obe, če je oseba hkrati športnik in trener.

4) "Šifrant vrst športov" NSA lahko prenesete s spletne strani: https://rejstriksportu.cz/dashboard/public/dokumentace – v razdelku "Formulář pro vyplnění sportovců a trenérů".
Če ima član več kot eno vrsto športa (novost od leta 2024), mora biti za danega športnika v uvozni tabeli toliko vrstic, kolikor ima športov, razlikovali pa se bodo le vrsta športa, pogostost treningov in število tekmovanj.

5) Nastavitvi "Športnik v tekmovanjih" in "Pogostost treningov" je treba vedno izpolniti v skladu s pogoji aktualnega razpisa za dotacije NSA. Za pravilnost vedno odgovarja vlagatelj vloge za dotacijo.

6) Če se pri vašem športniku/trenerju datumi „Začetek / konec članstva (evidence)“ razlikujejo od datumov „Začetek / konec dejavnosti“, morate zapis v izvozu urediti ročno.

Splošna pravila za CSV

• Če datoteko odpirate npr. v aplikaciji Excel, ne dovolite izvajanja nobenih pretvorb podatkov.

• Če je koda vaše športne panoge zamenljiva z datumskim zapisom, jo bo Excel samodejno pretvoril v datumski format. Npr. kodo 9.12 pretvori v 09.XII – vse takšne kode je treba ročno vnašati z uvodnim opuščajem, ki ohrani zapis v besedilnem formatu.

  

• Strukture dokumenta nikakor ne spreminjajte, torej formata celic, glave ali vrstnega reda stolpcev. Sprememba širine stolpca ni težava.

• Kodiranje besedila je UTF-8. Pri shranjevanju datoteke izberite CSV v različici UTF-8, če vam program to ponudi.