Transakcije

Navigacija: 🜲 → Nastavitve → Plačila → Transakcije

Prenašanje transakcij prek API-ja

Samodejni prenos

Skoraj vse sodobne banke ponujajo možnost samodejnega prenašanja izpiskov dohodnih transakcij prek API povezave. Platforma EOS je na njihovo takojšnjo priključitev tehnično popolnoma pripravljena.

• Za začetek delovanja je treba v nastavitvah EOS najprej ustvariti račun in konfigurirati API priključitev:

• Ko je vse pravilno konfigurirano, se izpisek transakcij v rednih 4-urnih intervalih začne popolnoma samodejno prenašati v vaš EOS.

Pomembno opozorilo: Samodejni prenos ne zajame pretekle zgodovine transakcij – podatki se začnejo prenašati od dneva, ko račun uspešno priključite na platformo. Zgodovino pa lahko v večini primerov v EOS prenesete naknadno z enostavno ročno akcijo.

Avtomatizacija na vrhuncu: Če imate pri svojem bančnem računu v EOS nastavljeno tudi samodejno usklajevanje plačil na podlagi variabilnega simbola, se transakcije takoj po uvozu same povežejo z ustreznimi plačili.

Ročni prenos

Če ne želite čakati na naslednji 4-urni interval avtomatskega osveževanja, lahko prenos podatkov kadarkoli sprožite ročno:

1. Na strani Transakcije kliknite gumb "+" in izberite želeni račun.

2. Če imate pri njem nastavljeno prenašanje prek API-ja, vam bo okno takoj ponudilo:

   • Izbiro datuma, od katerega naprej želite prenesti transakcije z računa.

   • Možnost "Obnovi izbrisane transakcije" – z njo enostavno povrnete tiste transakcije, ki so bile medtem v platformi morda izbrisane.

3. Zgodovina uvozov: Tu lahko kadarkoli natančno preverite, kdaj in koliko transakcij je bilo prenesenih.

Opomba: Zmožnosti so odvisne od specifik posamezne banke. Ročni prenos transakcij je večinoma mogoč do 14 dni za nazaj. Za prenos transakcij v bolj oddaljeno zgodovino nas preprosto kontaktirajte na [email protected].

Ročni uvoz datoteke iz spletnega bančništva

Če vaša banka ne ponuja samodejnega prenosa ali pa te možnosti iz kakršnegakoli razloga ne želite izkoriščati, lahko za podprte banke preprosto ročno naložite datoteko z izpiskom transakcij za skupinski uvoz.

Postopek uvoza:

• Na strani Transakcije kliknite gumb "+" in izberite račun.

• Če imate pri njem nastavljeno ročno nalaganje datoteke iz spletnega bančništva, se vam prikaže možnost za takojšen prenos uvozne datoteke.

• Zgodovina uvozov: Hitro preverite čas uvoza in natančno število naloženih transakcij.

Ročno ustvarjanje posamezne transakcije

Če imate za določen račun v EOS nastavljeno možnost brez prenašanja podatkov, lahko za ta račun transakcije ustvarjate ročno:

1. Na strani Transakcije kliknite gumb "+" in izberite račun.

2. Izpolnite znesek, datum prejema transakcije, ime plačnika ter po potrebi variabilni simbol in poljubno opombo.

Pametna bližnjica: Pri uporabi funkcije Plačaj ročno pri konkretnem plačilu znotraj modula Plačila sistem samodejno ustvari posamezno transakcijo, ki se takoj uskladi z izbranim plačilom.

Pregled transakcij in ostale akcije

Iskanje, filtriranje in izvoz

Ko so transakcije ustvarjene ali uvožene, imate na strani Transakcije na voljo njihov celovit in pregleden izpisek.

• Hitro iskanje: V vrstici za iskanje lahko po vseh transakcijah brskate z vnosom variabilnega simbola, imena plačnika ali opombe.

• Napredno filtriranje: Z gumbom za napredne filtre lahko pogled natančno prilagodite po naslednjih kriterijih:

  • Bančni račun / blagajna: Filtrirajte transakcije glede na račun ali blagajno, na katero so bile knjižene (izberete lahko tudi več računov hkrati).

  • Datum prejema: Prikažite transakcije v izbranem časovnem razponu dveh datumov ali pa nastavite le spodnjo mejo (npr. vse prejete transakcije od določenega dne do danes).

  • Datum ustvarjanja: Filtrirajte po datumu, ko je zapis nastal v sistemu (z nastavitvijo poljubnega razpona).

  • Organizacijske enote: Prikažite transakcije glede na pripadnost njihovega bančnega konta določeni organizacijski enoti v klubu.

  • Stanje knjiženja: Izberite zaključene (v celoti urejene) transakcije ali pa označite "samo neknjižene transakcije", s čimer dobite takojšen izpisek tistih, ki so še delno ali v celoti nedokončane.

  • Plačilo s kartico: Filtrirajte transakcije glede na plačilno platformo, prek katere so člani izvedli plačilo.

  • Zaključeno ročno: Razločite med tistimi transakcijami, ki ste jih potrdili ročno, in tistimi, ki jih je sistem uskladil popolnoma samodejno.

• Izvoz podatkov: Z enim klikom na gumb Izvozi prenesete celoten filtrirani pogled v želeno datoteko.

• Predogled podrobnosti: Ikona za predogled na samem začetku vrstice posamezne transakcije vam takoj odpre panel z detajli in dodatnimi možnostmi ukrepanja.

Nespojene transakcije in ročno usklajevanje s plačilom

• Na strani Plačila → Transakcije kliknite na Dodatno in izberite Neusklajene transakcije. Prikazale se bodo vse transakcije, ki se niso uspele samodejno povezati z izdanimi plačili. Po njih lahko enostavno iščete.

  

  Zakaj pride do neusklajenosti? Najpogostejši razlog je, da plačnik sploh ne navede variabilnega simbola ali pa vpiše napačnega. Variabilni simbol je namreč ključni unikatni podatek, ki platformi EOS omogoča samodejno prepoznavanje plačil. Med neusklajenimi transakcijami boste našli tudi tiste, ki ste jih predhodno ročno odklopili od plačil.
  
  Zunanji prilivi: Včasih na bančni račun prispejo sredstva, ki niso povezana s člani (npr. občinske dotacije, sponzorska sredstva). Takšne transakcije lahko v sistemu enostavno označite kot zaključene ali pa jih preprosto izbrišete, da vam ne kvarijo skupne vsote neusklajenih transakcij.

• Kliknite na transakcijo z desnim miškinim gumbom ali odprite meni prek treh pik (kontekstni meni) ter izberite Uskladi s plačilom.

Prikažejo se podrobni podatki o transakciji: Plačnik, Variabilni simbol, Skupni znesek, Opombe. Če je bil del zneska že predhodno usklajen, bo zraven prikazana vrednost Ostalo, ki natančno pove, koliko sredstev iz te transakcije je še prosto na voljo za usklajevanje.

Pametno drobljenje zneskov: Celoten znesek katerekoli transakcije lahko ročno razdelite in uskladite z več različnimi plačili hkrati – idealno v primerih, ko starš nakaže en skupni znesek kot članarino za več otrok skupaj. (Opomba: V idealnem primeru je seveda najboljše, da starši prek QR kode izvedejo ločena plačila z ustreznimi variabilnimi simboli).

• V polju Iskanje plačila preprosto poiščite želeno plačilo po imenu plačnika, variabilnem simbolu ali interni opombi, ga izberite in kliknite OK.

Cilj vsakega kluba: V idealnem stanju bi morala biti vsota in število neusklajenih transakcij v vaši EOS platformi vedno okroglih 0.

Če je prišlo do napake, lahko tako samodejno kot ročno usklajeno transakcijo kadarkoli znova odklopite od plačila:

1. V pregledu transakcij kliknite ikono za predogled na začetku vrstice ali pa kliknite neposredno na povezavo s številom plačil v stolpcu Ostalo.

2. V odprtem panelu s podrobnostmi kliknite ikono "+" pri naslovu Usklajena plačila.

Kliknite na križec za preklic usklajevanja izbranega plačila in transakcije ter potrdite izbiro z OK.

Ostale akcije pri posameznih transakcijah

Na strani Plačila > Transakcije kliknite na posamezno transakcijo z desnim gumbom ali prek ikone treh pik za prikaz menija z akcijami.

Pri v celoti usklajenih transakcijah (označene z zeleno barvo) so vam na voljo:

• Usklajena plačila (vidno tudi pri delno usklajenih) – odpre panel s celotnim pregledom transakcije in vsemi pripadajočimi plačili.

• Uredi interno opombo – hitro dodajanje opomb, ki so namenjene izključno vodstvu kluba na ravni Upravljanja.

• Zgodovina sprememb – podroben izpis celotne kronologije vseh modifikacij izbrane transakcije.

Pri transakcijah, ki še niso v celoti usklajene, pa poleg zgoraj navedenega najdete še:

• Uredi (na voljo izključno za ročno ustvarjene transakcije) – omogoča ročno spreminjanje polj Znesek, Prejeto (datum), Plačnik, Variabilni simbol in Opomba.

• Označi kot zaključeno – transakcijo ročno zaključite, s čimer se takoj umakne iz seznama neusklajenih transakcij.

• Prenesi na članski račun – izberite poljuben znesek iz transakcije in ga neposredno prenesite na virtualni račun izbranega člana in njegov konto.

  

  Rešitev za preplačila: Prenos dela ali celotne transakcije na članski račun je izjemno priročen pri preplačilih. Članu vam ni treba vračati denarja na bančni račun, ampak se znesek shrani na njegovem profilu, kjer ga lahko enostavno porabi za poravnavo naslednje članarine ali druge klubske obveznosti.

  Členská konta

  Členská konta jsou virtuální účty členů klubu, na něž je možné ručně nebo automaticky zaznamenávat plusové a minusové transakce. Je tak možné evidovat např. odměny nebo bonusy pro členy za jejich činnost, nebo naopak strhávat účastnické poplatky nebo pokuty. To vše transakcemi vytvořenými ručně nebo i automaticky.

• Izbriši (na voljo samo pri transakcijah, kjer noben del še ni bil usklajen z nobenim plačilom) – zapis transakcije se v celoti odstrani iz platforme EOS.

Varnost podatkov: Brisanje zapisa v platformi nima absolutno nikakršnega vpliva na vaš dejanski bančni račun. Gre zgolj za izbris informacije znotraj EOS-a. Če ugotovite, da ste transakcijo izbrisali pomotoma, jo lahko kadarkoli enostavno obnovite z ročnim prenosom podatkov prek bančnega API-ja.

Skupinske akcije - Za maksimalno hitrost preprosto obkljukajte potrditvena polja ob poljubnih transakcijah (ali označite zgornje krovno polje za izbiro vseh naenkrat) in jih obdelajte skupinsko. Na voljo sta hitri množični akciji za skupinsko zaključevanje ali brisanje transakcij.

Potrebna sistemska dovoljenja

• Dovoljenja za upravljanje: Za nemoteno ustvarjanje in urejanje transakcij mora imeti uporabniški profil dodeljen dostop za pisanje v modulu Transakcije.

• Zgodovina sprememb: Vsi uporabniki, ki imajo omogočen dostop do modula Logi, si lahko v vsakem trenutku ogledajo celotno zgodovino sprememb pri prav vsaki transakciji v sistemu.

  

  Popolna varnost in diskretnost: Dovoljenje za modul Transakcije je v platformi EOS popolnoma neodvisno od dovoljenj za modul Plačila. Trenerju ali sodelavcu lahko brez težav podelite pravico za upravljanje plačil (npr. za nemoteno ustvarjanje nalogov za članarine ali pripravljalne tabore), ne da bi mu morali odobriti dostop do transakcij. Na ta način so vsi uradni izpiski prometa z vašega bančnega računa varno skriti pred nepooblaščenimi pogledi.