Dostop do platforme EOS je vezan na e-poštni naslov in pripadajoče geslo. EOS razlikuje dve osnovni vrsti dostopov: dostop člana in dostop zastopnika.
Član ima lahko svoj lastni dostop (če že uporablja svoj e-poštni naslov), njegovi zastopniki (praviloma starši) pa imajo prav tako svoje ločene, lastne dostope. Zastopniki so v sistemu nato neposredno povezani s članom, ki ga zastopajo.
Starost, od katere platforma obravnava člana kot polnoletnega oziroma samostojnega, lahko vsaka organizacija prilagodi po lastni presoji. Privzeti sistemski nastavitvi za ključni starostni meji sta:
16 let — starost za samostojno spreminjanje podatkov.
19 let — odločilna starost za polnoletnost v platformi.
Zastopniki in starostne meje — Starostne nastavitve za svojo platformo lahko kadarkoli preverite in uredite na lokaciji: Upravljanje → Nastavitve → Člani → Vrste članov → Zastopniki.
To je starostna meja, po dosegu katere lahko član samostojno spreminja svoje kontaktne in druge osebne podatke oziroma pošilja zahtevke za njihovo posodobitev. Od te starosti naprej lahko član tudi sam podeljuje uradna soglasja (kar pa je odvisno od specifičnih nastavitev posameznega soglasja).
Upoštevati je treba ključno pravilo: kadar je član mlajši od te meje, je za njegovo prvo prijavo v platformo obvezen dostop zastopnika, ki uredi osebne podatke in obvezna soglasja. Zato je pri prvem masovnem uvozu članov nujno, da pri otrocih, mlajših od 16 let, kot kontaktni e-poštni naslov navedete e-pošto zastopnika. Zastopnik bo uspešno zaključil postopek registracije in nato iz svoje nadzorne plošče sam povabil svojega otroka (alternativno lahko to povabilo pošlje tudi administrator iz uprave organizacije).
Ta meja predstavlja polnoletnost za potrebe delovanja platforme EOS — gre za starost, do katere sistem pri članu obvezno zahteva kontaktne podatke vsaj enega zastopnika.
Ob upoštevanju privzetih starostnih mej (16 in 19 let) so v sistemu mogoče naslednje različice:
Član, starejši od 19 let: ima svoj članski dostop in mu v sistemu sploh ni treba navesti zastopnika.
Član med 16. in 19. letom: ima svoj članski dostop, vendar mora imeti navedenega vsaj enega zastopnika (ta zastopnik ima lahko svoj aktivni zastopniški račun ali pa obstaja le kot kontaktni zapis).
Član, mlajši od 16 let (z lastnim dostopom): ima svoj članski dostop, vendar mora imeti navedenega vsaj enega zastopnika, ki mora obvezno imeti tudi svoj lasten aktivni zastopniški račun.
Član, mlajši od 16 let (brez lastnega dostopa): član nima članskega dostopa; v njegovem imenu v platformo dostopa eden ali več zastopnikov, od katerih ima vsak svoje lastne dostopne podatke.
Uporabniški računi in povabila posameznih članov se upravljajo neposredno v podrobnostih profila vsakega člana (Upravljanje → Člani → klik na posameznega člana). V vrstici z nazivom Uporabnik člana se lahko prikažejo naslednji statusi:
Gumb "Povabi člana" — prikaže se, če udeleženec še nima ustvarjenega dostopa in mu iz sistema še ni bilo poslano nobeno povabilo.
Rumeno obarvan e-poštni naslov — članu je bilo povabilo že poslano, vendar postopka registracije še ni dokončal. Če z miško pojdete na ta naslov, se vam prikažeta natančen datum in čas pošiljanja povabila. To stanje v splošnem seznamu članov označuje tudi rumena pika ob imenu.
Zeleno obarvan e-poštni naslov — član ima uspešno ustvarjen in popolnoma aktiven uporabniški račun. Edina ovira pri prijavi bi lahko bila situacija, ko gre za otroka, mlajšega od 16 let, za katerega mora pogoje najprej potrditi njegov zastopnik (glej poglavje zgoraj).
Če je član mlajši od nastavljene odločilne starosti (privzeto 19 let), boste v spodnjem delu njegovega profila našli razdelek za upravljanje zastopnikov.
Tukaj se samodejno izpiše zastopnik, ki je prejel povabilo namesto mlajšega člana, uspešno prestal registracijo in med postopkom označil, da nastopa v vlogi zastopnika. Zastopnike (starše) lahko na tem mestu ustvarite tudi povsem ročno in jim neposredno pošljete vabilo za aktivacijo.
Posamezen član ima lahko dodeljenih več zastopnikov, pri čemer ima vsak od njih svoj povsem ločen dostop. Če se z miško pomaknete na ikono pred imenom zastopnika, boste videli podatek, ali ima zastopnik že aktiviran uporabniški račun, ali mu je bilo povabilo šele poslano oziroma ali računa sploh še nima.
Če je kateri od vaših odraslih članov (npr. aktivni športnik, trener, tehnični vodja ali tajnik) hkrati tudi starš oziroma zastopnik otroka, ki prav tako trenira v vaši organizaciji, ta oseba za upravljanje vseh vlog potrebuje samo en uporabniški račun.
Dovolj je, da je ta uporabnik v platformo povabljen tako za svojo osebno funkcijo kot tudi za vlogo zastopnika svojega otroka pod istim e-poštnim naslovom. Sistema bosta oba profila samodejno združila, uporabnik pa se bo lahko v svojem računu z enim klikom preprosto preklapljal med svojim profilom in profilom svojega otroka.
V tem primeru velja popolnoma enako pravilo kot zgoraj. En starš je lahko z enim e-poštnim naslovom dodeljen kot zastopnik več različnim otrokom. Po prijavi v platformo se lahko v članski sekciji ali mobilni aplikaciji poljubno preklaplja med profili vseh svojih otrok.
Vsa razposlana povabila (in celotno ostalo e-poštno komunikacijo, ki jo platforma samodejno ali ročno pošilja uporabnikom) lahko natančno spremljate in preverjate v sistemskem dnevniku.
