Na prijavnem zaslonu vaše platforme EOS preprosto kliknite na gumb Nova registracija. Če spletne registracije ne želite uporabljati, lahko to funkcijo v nastavitvah sistema kadar koli izklopite.
Registracije pa vam ni treba izklopiti v celoti. Povezavo do nje je mogoče s prijavnega zaslona zgolj skriti – obrazec tako ostane dostopen prek neposredne povezave. Pri vpisu to izkoristite tako, da povezavo daste v kodo QR na letaku ali v objavo na družbenih omrežjih, ne da bi registracijo ponujali vsem obiskovalcem prijavnega zaslona.
Konfiguracija platforme
Platformo EOS je mogoče z velikim številom parametrov natančno prilagoditi tako, da popolnoma ustreza specifičnim potrebam delovanja vaše organizacije. Tukaj najdete podroben pregled vseh konfiguracijskih možnosti.
Novi član v obrazcu izpolni vse zahtevane podatke za ustvarjanje uporabniškega računa v platformi ter morebitne dodatne neobvezne podatke. Privzeto so zahtevani naslednji podatki:
Ime
Priimek
Datum rojstva
Kontaktni e-poštni naslov
Kontaktna telefonska številka
Po oddaji obrazca se nova registracija pojavi v razdelku Upravljanje → Pregled, skrbniki platforme z ustreznimi dovoljenji pa o tem prejmejo samodejno obvestilo.
Če v platformo registrirate svojega otroka, v obrazec vpišite ime, priimek in datum rojstva otroka. Kontaktne podatke (e-naslov in telefon) pa izpolnite za zastopnika, torej svoje. Pri mladoletnih članih je namreč nujno, da si dostop do platforme najprej uredi starš. Na navedeni e-poštni naslov boste nato prejeli vabilo za aktivacijo.
Reševanje težav: Dostop člana vs. dostop zastopnika
Platforma EOS jasno razlikuje med dostopi članov in dostopi njihovih zastopnikov. Prav tako sistem omogoča preprosto reševanje situacij, ko je zastopnik hkrati tudi sam član organizacije ali ko ima v njej vpisanih več otrok. Kako torej pravilno upravljati dostope članov in zastopnikov?
Reševanje težav: Pri dokončanju registracije ti mora pomagati tvoj zastopnik
Vam član ali njegov zastopnik sporoča, da ne more dokončati registracije ali pa se sploh ne more prijaviti v sistem? Spodaj so opisani najpogostejši primeri in njihove rešitve.
Vodstvo kluba lahko s pomočjo funkcije lastnih polj v obrazec doda poljubna vprašanja in tako od novih članov že ob registraciji zbere vse informacije, ki jih potrebuje.
V obrazcu zainteresirani izbere tudi želeni jezik. Vsa komunikacija se po njem lokalizira še preden zanj nastane uporabniški račun. Glede na nastavitve tipa člana je mogoče zahtevati tudi naslov stalnega prebivališča.
Polja po meri
Ustvarite različne vrste lastnih polij, s katerimi boste lahko beležili in upravljali poljubne dodatne informacije o članih ali njihovih zastopnikih. Lastna polja je mogoče dodati tako samim članom oziroma zastopnikom kot tudi v obrazec za registracijo novega člana. Vrednosti v poljih se poleg tega samodejno preverjajo glede na vrsto polja, ki ga ustvarite.
Registracijskemu obrazcu je mogoče pripeti soglasja, tako da jih novi član podeli že ob registraciji in vam jih ni treba zbirati naknadno. Pri soglasju lahko zahtevate e-poštno preverjanje – zabeleži se šele po kliku na povezavo v sporočilu. Sistem pri vsaki potrditvi zabeleži naslov IP za namene revizije.
Vodstvo lahko določi, katere kategorije (organizacijske enote) in ekipe bodo javno ponujene novim članom ob registraciji. Član lahko tako že v obrazcu izbere, ali se v okviru društva prijavlja npr. na floorball ali atletiko, oziroma izbere točno določeno selekcijo.
V nastavitvah ekipe in organizacijske enote temu služi oznaka za registracijo. Vklopljene ekipe in sekcije se zainteresiranemu ponudijo v obrazcu, po odobritvi registracije pa se član samodejno uvrsti v sestavo izbrane ekipe.
Nasvet za vpis: ustvarite eno namensko ekipo, na primer Vpis 2026, in za registracijo vklopite samo to. Vsi zainteresirani nato pristanejo v eni sestavi, vi pa jih od tam razporedite v prave ekipe, ko se z njimi pogovorite. V večjih organizacijah je mogoče enako uporabiti organizacijsko enoto – z razširjenimi dovoljenji zahtevke nato vidi in obravnava skrbnik te sekcije.
Način registracije se nastavlja posebej za vsak tip člana. Na voljo sta dve metodi: standardna, torej domači obrazec platforme, in zunanja, pri kateri zainteresiranega preusmerite na lasten registracijski obrazec vaše organizacije. Obe metodi lahko tečeta hkrati za različne tipe članov.
Za vpis se splača ustvariti samostojen tip člana, na primer Zainteresirani. Ta nosi svoj nabor polj, svoja soglasja in svoje besedilo pozdravnega sporočila, ki se pošlje po odobritvi registracije.
Po oddaji je registracijski obrazec poslan vodstvu v pregled in potrditev. Ko skrbnik registracijo odobri, sistem članu (ali staršu) samodejno pošlje e-vabilo v platformo. Prek tega vabila si uporabnik nastavi svoje geslo, ob prvi prijavi pa nato izpolni še preostale zahtevane podatke, ki jih klub potrebuje za evidenco.
Pri odobritvi sistem sam pazi na podvojitve – če v zbirki že obstaja oseba z enakim imenom in datumom rojstva, nanjo opozori. Med vpisno kampanjo se to dogaja redno, običajno kadar starš obrazec odda dvakrat.
Pridobivanje novih članov – kakšne so možnosti
Pregled poti, po katerih novi ljudje pridejo na vašo platformo – od spletne registracije prek modula Prijavnice do vodnika za vpis na spletni strani.
