Nominácie/Pozvánky

Umiestnenie modulu

Pre prístup k modulu prejdite do Manažment > Udalosti.

Použitie nominácie

Hlavný rozdiel oproti všeobecnej udalosti a ďalším druhom udalostí je v tom, že správcovia tímu/platformy nominujú jednotlivcov, pokojne naprieč celou organizáciou, a nepozývajú celé tímy. Konkrétne vybrané mená potom nomináciu potvrdzujú alebo zamietajú. Navyše už potvrdených účastníkov nie je potrebné ďalej schvaľovať a ak je k nominácii pripojená platba, podklad k nej sa potvrdeným účastníkom rozošle ihneď po prijatí nominácie.

Možno tiež najprv vytvoriť všeobecnú udalosť bez dochádzky (záujemcovia vyberajú mám záujem / nemám záujem, cez ktorú zistíte záujem o termín/akciu. Všeobecnú udalosť potom prevediete na nomináciu a rovno môžete automaticky nominovať tých, ktorí záujem vyjadrili.

Vytvorenie novej nominácie

• Kliknite na tlačidlo s ikonou “+“.

• Vyberte buď Nová udalosť a potom Nominácia alebo rovno zvoľte Nominácia.

Pre koho je udalosť určená

• Vyberte tímy, ktorých sa nominácia bude týkať. Jednotlivých členov z týchto tímov budete na udalosť nominovať po vytvorení udalosti v záložke Účastníci.

Výber tímov má pri Nominácii/Pozvánke vplyv iba na to, že sa vytvorená udalosť môže zobrazovať v kalendári na stene daných tímov, hoci je určená pre jednotlivcov (nastavenie Zobraziť udalosť v kalendári na stene nižšie). Členovia vybraných tímov sa vám tiež po vytvorení udalosti budú prednostne ponúkať na nominovanie/pozvanie.

Tento druh udalosti z princípu nemožno určiť Pre celú organizáciu. Ak napr. udalosť chcete zobrazovať na stenách všetkých tímov, vyberte pre ňu všetky tímy zvlášť.

Základné údaje

• Typ udalosti – vyberte z typov vytvorených v Nastavenia > Udalosti > Typy udalostí.

  Typy udalostí

  Vytvorte a nastavte si vlastné typy udalostí vhodné pre vašu organizáciu. Tie budete priraďovať jednotlivým udalostiam, ktoré sa tak budú správať podľa parametrov nastavených v jednotlivých typoch.

  

  Pre nomináciu možno vybrať iba typ udalosti, pri ktorom sa nesleduje dochádzka.
  

  Ak nominácii priradíte typ udalosti bez sledovania dochádzky, ale neskôr dochádzku pri danom type zapnete, nebude možné sa na takúto udalosť prihlasovať – záujemcom o udalosť sa pri prihlásení zobrazí chyba.

• Názov – názov udalosti zobrazovaný záujemcom

• Krátky popis – priestor pre základné informácie, ktoré sú vidieť pri udalosti v Členskej sekcii bez nutnosti otvorenia detailu udalosti

• Popis pre verejné obrazovky – pri využití funkcie Verejné obrazovky možno pridať popis udalosti, ktorý sa bude na verejnej obrazovke zobrazovať

• Začiatok a Koniec (dátum a čas) udalosti

• Miesto

  • vyberiete miesto predvytvorené v sekcii Manažment > Miesta

    Miesta udalostí

    Vytvorte si katalóg vlastných miest, ktoré následne môžete priraďovať k udalostiam. Miesta si môžete združovať aj do kategórií.

  • po zaškrtnutí Vyplniť miesto ručne môžete vpísať ľubovoľné vlastné

• Popis – priestor pre podrobnejšie informácie o udalosti

Parametre pre prihlasovanie

• Určte kapacitu (neobmedzená alebo konkrétny počet s počtom náhradníkov).

  

  Ak je kapacita plná a niekto z účastníkov, ktorí nomináciu prijali, ju dodatočne zamietne alebo je zamietnutý správcom, prvý potvrdený náhradník sa automaticky posunie medzi hlavných účastníkov. V prípade, že náhradníci nie sú, môže správca jednoducho donominovať ďalších členov.

• Nastavte dátum, odkedy dokedy bude možné nomináciu prijímať/zamietať. Ak dátum nenastavíte, prihlasovanie prebieha od aktivovania udalosti až do jej začiatku.

Bonus pre účastníkov

• Zvoľte typ bonusu, ktorý členovia za účasť dostanú:

  • žiadny

  • za účasť – suma nie je ovplyvnená dĺžkou udalosti

  • za hodinu – konečná suma sa vypočítava podľa dĺžky trvania udalosti

• Pri výbere za účasť / za hodinu je potrebné vybrať Členské konto, na ktoré sa bonus po skončení udalosti a potvrdení účasti pripíše.

• Následne vpíšte Výšku bonusu (v korunách / v bodoch – podľa nastavenia Členského konta).

Automatické akcie

• Vygenerovať platby – priradiť konkrétnu skupinu platieb, do ktorej sa každému potvrdenému účastníkovi vygeneruje platba.

  

  Najprv je potrebné si vytvoriť a nastaviť skupinu platieb, až potom ju priraďujete k nominácii. Skupinu vytvorte prázdnu a platcovia vám do nej budú automaticky pribúdať, ako budú potvrdzovať účasť.

  Platby

  Platforma EOS umožňuje tvoriť platobné predpisy pre vašich členov, evidovať všetky prichádzajúce platby, generovať potvrdenia o úhrade, tvoriť prehľady a exporty. To všetko s napojením na internetové bankovníctvo pre automatické párovanie platieb z účtu.

  

  Platieb môže byť na udalosť napojených aj viac, takže je možné nechať automaticky generovať napr. zálohovú platbu a hlavnú platbu zvlášť – s rôznymi splatnosťami. Na to je potrebné vytvoriť rôzne skupiny platieb a k nominácii ich priradiť.

• Ak priradíte nominácii platbu, môžete k nej pridať aj možnosť Dobrovoľného príspevku. Členovi sa po potvrdení záujmu o udalosť zobrazí žiadosť o dobrovoľný príspevok. Bude môcť zadať ľubovoľnú sumu, o ktorú sa automaticky navýši vygenerovaná platba.

• Zaradiť na súpisku – člen bude po potvrdení účasti automaticky zaradený do vybraného tímu.

Dá sa využiť napr. ako interná prihláška do tímu/skupiny alebo na nejaký kurz pre vybraných súčasných členov. Na daný účel si vytvoríte tím a prihlásení a potvrdení účastníci sa vám automaticky do tímu pridávajú. Potom s nimi môžete ďalej pracovať, napr. s nimi komunikovať na tímovej stene, tvoriť pre nich konkrétne udalosti a pod.

Ďalšie nastavenia

• Zoznam účastníkov viditeľný členom (netýka sa správcov tímov – tí vidia vždy ospravedlnených vrátane ospravedlneniek):

  • nie – bežní členovia medzi sebou neuvidia, kto sa udalosti zúčastní a kto nie.

  • áno, bez ospravedlneniek – členovia medzi sebou vidia, kto sa udalosti zúčastní a kto nie, ale nevidia dôvod neúčasti.

  • áno, vrátane ospravedlneniek – členovia medzi sebou vidia, kto sa udalosti zúčastní a kto nie. Pri ospravedlnených potom vidia aj dôvod.

• Povoliť komentáre k udalosti – pri zaškrtnutí členovia môžu k udalosti pridávať komentáre.

• Zobraziť udalosť v kalendári na stene – pri zaškrtnutí sa udalosť zobrazuje v kalendári tímov vybraných v bloku Kto udalosť uvidí. V opačnom prípade sa udalosť členom zobrazuje iba v Členskej sekcii pod položkou E-prihlášky.

  E-prihlášky, nominácie, organizovanie

  E-prihlášky, nominácie a organizovanie sú popri všeobecných udalostiach ďalšími druhmi udalostí v platforme EOS.

• Zobrazovať udalosť na webe – ak používate EOS web, je možné udalosť zobrazovať aj na webe.

Notifikácie

• Nastavte Pripomenutie pred udalosťou – ako dlho pred začiatkom udalosti sa členom jej konanie notifikáciou pripomenie:

  • nepripomínať nikomu

  • pripomenúť účastníkom a nevyjadreným – notifikácia pripomínajúca udalosť príde všetkým, ktorí vyjadrili kladnú účasť + tým, pre ktorých je udalosť určená, ale zatiaľ svoju účasť nevyjadrili.

  • pripomenúť len nevyjadreným – notifikácia pripomínajúca udalosť príde len tým, ktorí zatiaľ svoju účasť nevyjadrili.

Dokončite proces kliknutím na Vytvoriť.

Nominácia/Pozvánka bude vytvorená ako neaktívna udalosť – nikto ju zatiaľ neuvidí. Až po jej vytvorení musíte členov nominovať/pozvať. Až po aktivácii udalosti budú týmto členom rozoslané notifikácie a udalosť sa im zobrazí.

Nominovanie účastníkov

• Hneď po vytvorení udalosti sa dostanete do detailu účastníkov. Je potrebné vybrať konkrétnych členov, ktorých chcete na udalosť pozvať.

  • Nominovať podľa tímu – vyberte sezónu, tím a v ňom zakliknutím vyberte členov

  

  Ak chcete nominovať členov z viacerých tímov, vyberte najprv jeden tím a členov, ktorých musíte potvrdiť. Až potom vyberte ďalší tím a potvrďte členov atď.

  • Nominovať vyhľadávaním – vyhľadajte člena podľa mena a/alebo priezviska bez ohľadu na tím, do ktorého patrí

  • v oboch prípadoch je možné členov nominovať ako náhradníkov – stačí pred potvrdením členov zaškrtnúť Pridať do náhradníkov

• Ak máte hotovo, je potrebné kliknúť na Aktivovať udalosť a všetkým nominovaným rozošle notifikácie a udalosť uvidia v kalendári.

  

  K aktivácii však môžete pristúpiť aj kedykoľvek neskôr v detaile udalosti alebo prepínačom vo výpise nominácií.

Detail udalosti a prílohy

• Kliknutím na názov udalosti vo výpise nominácií sa dostanete do jej detailu so všetkými podrobnosťami na jednom mieste.

• Kliknutím na Upraviť v bloku Prílohy alebo na stránke kliknutím na Ďalšie > Prílohy môžete k udalosti pridať prílohy – formou priloženého súboru alebo dokumentu, ktorý už máte nahraté v Platforme. Príloha sa potom zobrazuje všetkým záujemcom a účastníkom na stiahnutie.

  Tvorba a zdieľanie dokumentov

  Zdieľajte dokumenty s jednotlivými tímami. Vyberte, či budú určené pre bežných členov, správcov tímu alebo len správu organizácie. Dokumenty sa potom zobrazujú v členskej sekcii.

Práca s účastníkmi

• Členom jednotlivé nominácie/pozvánky, ktoré sa ich týkajú, svietia v Členskej sekcii v záložke Nominácie (príp. Pozvánky).

• Správcovia platformy/udalosti prihlásených členov spravujú v Manažment > Udalosti > Nominácie > detail udalosti > Účastníci.

• Tam je možné si účastníkov pomocou záložiek filtrovať na Všetci nominovaní, Bez vyjadrenia, Potvrdení, Odmietnutí, Náhradníci. Tiež v nich možno vyhľadávať.

• Po kliknutí na kontextové menu (tri bodky) pri každom účastníkovi je možné:

  • zamietnuť účasť

  • potvrdiť (za člena) – v prípade, že napr. člen iným kanálom oznámi, že účasť potvrdzuje, môže ho takto potvrdiť sám správca udalosti

  • označiť ako náhradníka (príp. mu tento príznak odobrať)

  • vymazať účastníka

  Notifikácie na udalosti

  Platforma EOS zasiela všetkým členom rad užitočných notifikácií – vrátane tých, ktoré sa týkajú udalostí. Notifikácie chodia do mobilnej aplikácie, prípadne do e-mailu.

• Niektoré akcie sa dajú robiť aj hromadne. Stačí zakliknúť checkboxy pri jednotlivých účastníkoch a objaví sa tlačidlo Hromadné akcie.

  • Máte k dispozícii štandardné akcie ako pri jednotlivých účastníkoch.

  • Navyše je tu možnosť hromadne vygenerovať platby.

    

    V prípade, že je nominácia prepojená s konkrétnou platbou, tá sa automaticky potvrdeným účastníkom generuje. Ak je však potrebné nejakú neskôr priradenú platbu potvrdeným účastníkom vytvoriť spätne, hodí sa na to hromadná akcia. Tú využijete aj v prípade, keď ste platbu zabudli nominácii priradiť a medzitým sa už niektorí účastníci potvrdili.

• Ďalšie akcie sú k dispozícii pod tlačidlom Ďalšie:

  • Pridať účastníkov do e-mailu – do hromadnej mailingovej správy, ktorú ste si predtým vytvorili, ak chcete hromadne zaslať oficiálne správy alebo inštrukcie k akcii iba účastníkom.

    Mailing členom a zástupcom

    Rozosielajte jednoducho správy hromadne alebo iba jednotlivým členom či ich zástupcom. Následne sledujte ich štatistiky doručenia.

  • Exportovať účastníkov

Kedykoľvek v priebehu času, keď je udalosť aktívna, je možné na ňu kedykoľvek nominovať ďalších členov. Ak náhradníka zmeníte na potvrdeného účastníka (alebo naopak), príde členovi o tejto zmene automaticky notifikácia.

Ďalšie akcie a možnosti

• Prejdite do Udalosti > Ďalšie > Nominácie.

• Záložkami sa potom môžete preklikávať medzi udalosťami podľa ich stavu:

  • Aktívne prihlasovanie

  • Nadchádzajúce

  • Skončené

• Kliknutím na ikonu udalosti sa zobrazí jej náhľad s podrobnými informáciami a akciami.

• Je k dispozícii aj prepínač na rýchlu aktiváciu alebo deaktiváciu nominácie.

• Po kliknutí na kontextové menu (tri bodky) sú k dispozícii okrem iného nasledujúce akcie:

  • Kopírovať udalosť – pre rýchle založenie novej, podobnej udalosti

  • Upraviť – možnosť editovať čokoľvek v udalosti s možnosťou zakliknúť Zaslať členom notifikáciu o zmene udalosti.

  • Presunúť do inej sezóny – ak fungujete na sezónnej báze. Hodí sa napr. pre prípad, keď je nominácia vypísaná na konci jednej sezóny, ale akcia sa koná až v tej nasledujúcej. Aby sa účastníci mohli aktívne hlásiť aj po začatí novej sezóny, je potrebné, aby nominácia bola v tejto aktívnej sezóne.

    Prechod do novej sezóny

    Keď sa blíži nová sezóna, môžete si v platforme všetko dopredu nachystať pomocou poloautomatických akcií.

  • Zrušiť

    • ak sú v Nastaveniach vytvorené niektoré dôvody zrušenia, je potrebné jeden vybrať. Tiež je možné nechať zaslať o zrušenej udalosti notifikáciu všetkým členom, ktorých sa týka.

      

      V prípade zrušenia udalosti uvidia členovia v Členskej sekcii akciu červene prečiarknutú s nápisom Zrušené. Účasť už nebudú môcť vyjadriť.

      Dôvody zrušenia udalostí

      K zrušeniu udalostí vedú rôzne dôvody. V tomto nastavení si tieto dôvody môžete sami definovať pre svoj lepší prehľad. Hneď ako budete mať dôvody zrušenia vytvorené, platforma sa bude vždy pri akcii zrušenia udalosti na dôvod pýtať.

      Notifikácie na udalosti

      Platforma EOS zasiela všetkým členom rad užitočných notifikácií – vrátane tých, ktoré sa týkajú udalostí. Notifikácie chodia do mobilnej aplikácie, prípadne do e-mailu.

    • Zaslať členom notifikáciu o zmene – príde všetkým, ktorých sa udalosť týka (teda všetkým prihláseným alebo nevyjadreným účastníkom).

  • Vymazať – bez stopy vymaže celú udalosť vrátane účastníkov

  • Obnoviť – pri zrušených udalostiach

Ďalšie druhy udalostí

Oprávnenia a prístup

• Oprávnenie pre správu: Pre správu nominácií/pozvánok je vyžadované oprávnenie do modulu Udalosti.

• História zmien: Používatelia s prístupom k modulu Logy si môžu zobraziť históriu všetkých zmien vykonaných v ktoromkoľvek zázname.