Všeobecné udalosti

Umiestnenie modulu

• Pre prístup k modulu prejdite do Manažment > Udalosti.

Vytvorenie novej všeobecnej udalosti

• Kliknite na tlačidlo s ikonou “+“.

• Vyberte buď Nová udalosť a potom Všeobecná alebo rovno zvoľte Všeobecná.

Pre koho je udalosť určená

• Zvoľte, či udalosť bude pre celú organizáciu alebo pre konkrétny tím/y.

• Tiež ju môžete obmedziť iba na určité podskupiny, ak ich máte vytvorené.

Základné údaje

• Typ udalosti – vyberte z typov vytvorených v Nastavenia > Udalosti > Typy udalostí.

  • Z typu udalosti tiež vychádza to, či sa pre všeobecnú udalosť bude sledovať dochádzka.

    Typy udalostí

    Vytvorte a nastavte si vlastné typy udalostí vhodné pre vašu organizáciu. Tie budete priraďovať jednotlivým udalostiam, ktoré sa tak budú správať podľa parametrov nastavených v jednotlivých typoch.

    Dochádzka tímu

    Ako správca tímu môžete pracovať s dochádzkou členov – ukladať ju na jednotlivých udalostiach a zobrazovať si prehľadové štatistiky.

    

    Pre všeobecnú udalosť teda môžete vyberať ako typy udalosti so sledovaním dochádzky, tak bez sledovania dochádzky. Podľa vášho výberu sa potom udalosť správa – pri dochádzkových môžu členovia a správcovia vyberať z vami nadefinovaných možností účasti, reálnu dochádzku správcovia ukladajú a vznikajú štatistiky dochádzky. Pri nedochádzkových sú pre účastníkov na výber iba možnosti mám záujem / nemám záujem. Pri takto nastavenej všeobecnej udalosti nie je možné po začiatku udalosti Spravovať dochádzku a nevzniká štatistika a prehľad dochádzky.

    Definície účastí

    Vytvorte si vlastné typy účastí pre dochádzkové udalosti, z ktorých si potom člen vyberá svoju účasť na udalosti, resp. správca tímu nastavuje účasť členov pri ukladaní dochádzky.

    Správa dochádzky

    Na udalosti, ktoré majú nastavené sledovanie dochádzky, sa členovia postupne môžu prihlasovať a vy tak máte v reálnom čase prehľad, kto sa zúčastní a kto sa ospravedlňuje. Potom môžete dochádzku uložiť a tá sa zapíše do štatistík tímu.

• Názov – názov udalosti zobrazovaný záujemcom

• Krátky popis – priestor pre základné informácie, ktoré sú vidieť pri udalosti v Členskej sekcii bez nutnosti otvorenia detailu udalosti

• Popis pre verejné obrazovky – pri využití funkcie Verejné obrazovky je možné pridať popis udalosti, ktorý sa bude na verejnej obrazovke zobrazovať

• Začiatok a Koniec (dátum a čas) udalosti

  

  Pri opakovaných udalostiach ide o Začiatok a Koniec prvej udalosti. Frekvenciu opakovania nastavíte následne.

• Opakovanie

  • jednorazová udalosť

  • každý týždeň

  • každé dva týždne (= 1x za 14 dní)

  • každý mesiac (= 1x za mesiac)

• Koniec opakovania – vyberte dátum poslednej udalosti zo série opakovania

• Miesto

  • vyberiete miesto predvytvorené v sekcii Manažment > Miesta

    Miesta udalostí

    Vytvorte si katalóg vlastných miest, ktoré následne môžete priraďovať k udalostiam. Miesta si môžete združovať aj do kategórií.

  • po zaškrtnutí Vyplniť miesto ručne môžete vpísať ľubovoľné vlastné

• Popis – priestor pre podrobnejšie informácie o udalosti

• Náplň udalosti – tu uveďte, aký program daná udalosť (napr. tréning) bude mať. V prípade opakujúcich sa udalostí sa náplň prepíše do všetkých opakovaní. Pre možnosť vyplnenia je potrebné najskôr túto možnosť zapnúť pri Type udalosti.

  Náplň udalosti

  Pri každej udalosti je možné zadávať náplň činností na danej udalosti, ktorá sa vyžaduje napr. na účely dotácie od NSA.

Parametre pre prihlasovanie

• Určte kapacitu (neobmedzená alebo konkrétny počet s počtom náhradníkov).

  

  Ak je kapacita plná a niekto z prihlásených sa odhlási, prvý prihlásený náhradník sa automaticky posunie medzi hlavných účastníkov a príde mu notifikácia.

Bonus pre účastníkov

• Zvoľte typ bonusu, ktorý členovia za účasť dostanú:

  • žiadny

  • za účasť – suma nie je ovplyvnená dĺžkou udalosti

  • za hodinu – konečná suma sa vypočítava podľa dĺžky trvania udalosti

• Pri výbere za účasť / za hodinu je potrebné vybrať Členské konto, na ktoré sa bonus po skončení udalosti a potvrdení účasti pripíše.

• Následne vpíšte Výšku bonusu (v korunách / v bodoch – podľa nastavení Členského konta).

Účastnícky poplatok

• Určte, či bude vyžadovaný poplatok:

  • žiadny

  • za účasť

• Pri výbere za účasť je potrebné vyplniť Členské konto, z ktorého sa poplatok strhne

• Následne vpíšte Sumu.

• Zakliknite Strhnúť poplatok z členského konta automaticky pri vyjadrení účasti, ak chcete túto akciu zautomatizovať. V opačnom prípade poplatok ešte potvrdzujete po skončení udalosti.

Poplatok sa strhne už pri vyjadrení účasti, nie až pri uložení dochádzky. Keď sa člen z udalosti odhlási, poplatok mu nie je vrátený.

Suma poplatku je na jednotlivca. Ak teda máte za danú udalosť celkovú sumu, je potrebné ju vopred rozpočítať medzi účastníkov a uviesť sem cenu za jednotlivca. Napr. cena tréningu je 600 Kč, pri dvoch účastníkoch je potrebné zapísať výšku poplatku: 300 Kč, pri troch účastníkoch: 200 Kč atď.

Stanoviť poplatok za udalosť je možné iba pri Type udalosti so sledovaním dochádzky.

Ďalšie nastavenia

• Zoznam účastníkov viditeľný členom (netýka sa správcov tímov – tí vidia vždy ospravedlnených vrátane ospravedlneniek):

  • nie – bežní členovia medzi sebou neuvidia, kto sa udalosti zúčastní a kto nie.

  • áno, bez ospravedlneniek – členovia medzi sebou vidia, kto sa udalosti zúčastní a kto nie, ale nevidia dôvod neúčasti.

  • áno, vrátane ospravedlneniek – členovia medzi sebou vidia, kto sa udalosti zúčastní a kto nie. Pri ospravedlnených potom vidia aj dôvod.

• Povoliť komentáre k udalosti – pri zaškrtnutí členovia môžu k udalosti pridávať komentáre.

• Zobrazovať udalosť na webe – ak používate EOS web, je možné udalosť zobrazovať aj na webe.

• Automatické pripísanie odmeny správcovi tímu / trénerovi – odmena správcovi tímu bude pripísaná automaticky v momente uloženia dochádzky. V opačnom prípade bude pre pripísanie odmeny na členské konto potrebný krok manuálneho potvrdenia odmeny. Výška odmeny sa nastavuje na súpiske / v zložení skupiny.

  

  Možnosť automatických odmien je iba pri type udalosti so sledovaním dochádzky. Najskôr je tiež potrebné vytvoriť a priradiť rolu správcom tímu.

  Správcovia tímu

  Modul umožňuje definovať rôzne roly pre správcov tímu, ktoré možno následne priradiť členom v module Súpisky / Zloženie tímov.

  Tvorba súpisky / zloženia tímu

  Vytvorte zloženie jednotlivých tímov – priraďte do tímov tak bežných členov, ako aj realizačný tím čiže správcov tímov, ktorí potom majú na stene tímu v členskej sekcii viac právomocí.

  Práca s členskými kontami

  Členské kontá sú virtuálne účty členov organizácie, na ktoré je možné ručne alebo automaticky zaznamenávať plusové a mínusové transakcie. Je tak možné evidovať napr. odmeny alebo bonusy pre členov za ich činnosť, alebo naopak strhávať účastnícke poplatky alebo pokuty. To všetko transakciami vytvorenými ručne alebo aj automaticky.

Notifikácie

• Nastavte Pripomenutie pred udalosťou – ako dlho pred začiatkom udalosti sa členom jej konanie notifikáciou pripomenie:

  • nepripomínať nikomu

  • pripomenúť účastníkom a nevyjadreným – notifikácia pripomínajúca udalosť príde všetkým, ktorí vyjadrili kladnú účasť + tým, pre ktorých je udalosť určená, ale zatiaľ svoju účasť nevyjadrili.

  • pripomenúť iba nevyjadreným – notifikácia pripomínajúca udalosť príde iba tým, ktorí zatiaľ svoju účasť nevyjadrili.

• Vyberte, či Zaslať členom notifikáciu na novú udalosť – tá príde hneď, akonáhle udalosť vytvoríte, príp. aktivujete, ak ju chcete aktivovať neskôr.

• Pri úprave udalosti tu môžete vybrať, či chcete zaslať notifikáciu na zmenu udalosti – príde všetkým, ktorých sa udalosť týka (teda všetkým prihláseným alebo nevyjadreným účastníkom).

Dokončite proces kliknutím na Vytvoriť.

Práca so všeobecnými udalosťami

Prejdite do Manažment > Udalosti, kde nájdete prehľad všetkých udalostí s možnosťou filtrovať, riešiť exporty a pod. Všetky možnosti môžete preskúmať v samostatnom článku.

Detail udalosti a prílohy

• Kliknutím na názov udalosti sa dostanete do jej detailu so všetkými podrobnosťami na jednom mieste.

• V bloku Jednotlivé opakovania udalosti nájdete zoznam všetkých nadchádzajúcich udalostí v sérii.

• Kliknutím na Upraviť v bloku Prílohy alebo na stránke kliknutím na Ďalšie > Prílohy môžete k udalosti pridať prílohy – formou priloženého súboru alebo dokumentu, ktorý už máte nahraté v Platforme. Príloha sa potom zobrazuje všetkým záujemcom a účastníkom na stiahnutie.

  Tvorba a zdieľanie dokumentov

  Zdieľajte dokumenty s jednotlivými tímami. Vyberte, či budú určené pre bežných členov, správcov tímu alebo len správu organizácie. Dokumenty sa potom zobrazujú v členskej sekcii.

Ďalšie akcie a možnosti

• Po kliknutí na kontextové menu (tri bodky) pri jednotlivej udalosti sú k dispozícii tieto akcie:

  • Účastníci – zobrazí účastníkov

    

    Zobrazia sa iba účastníci, ktorí sa k účasti aktívne vyjadrili, nie tí, od ktorých sa účasť očakáva. Pre kompletný prehľad ako aktívne vyjadrených účastníkov, tak tých očakávaných, ktorí sa k účasti nevyjadrili, prejdete v Členskej sekcii do detailu dochádzky udalosti.

    Dochádzka tímu

    Ako správca tímu môžete pracovať s dochádzkou členov – ukladať ju na jednotlivých udalostiach a zobrazovať si prehľadové štatistiky.

• Kopírovať udalosť – pre rýchle založenie novej, podobnej udalosti

• Upraviť – možnosť editovať čokoľvek v udalosti s možnosťou zakliknúť Zaslať členom notifikáciu o zmene udalosti.

• História zmien – ak na to má člen oprávnenie, zobrazí si všetky zmeny, ktoré sa pri danej položke odohrali

• Previesť na iný druh udalosti

• Zrušiť

  • ak sú v Nastaveniach vytvorené niektoré dôvody zrušenia, je potrebné jeden vybrať. Tiež je možné nechať zaslať na zrušenú udalosť notifikáciu všetkým členom, ktorých sa týka.

    

    V prípade zrušenia udalosti uvidia členovia v Členskej sekcii akciu červeno preškrtnutú s nápisom Zrušené. Účasť už nebudú môcť vyjadriť.

    Dôvody zrušenia udalostí

    K zrušeniu udalostí vedú rôzne dôvody. V tomto nastavení si tieto dôvody môžete sami definovať pre svoj lepší prehľad. Hneď ako budete mať dôvody zrušenia vytvorené, platforma sa bude vždy pri akcii zrušenia udalosti na dôvod pýtať.

    Notifikácie na udalosti

    Platforma EOS zasiela všetkým členom rad užitočných notifikácií – vrátane tých, ktoré sa týkajú udalostí. Notifikácie chodia do mobilnej aplikácie, prípadne do e-mailu.

  • Vrátane všetkých budúcich opakovaní – v prípade opakujúcej sa udalosti budú označené ako zrušené aj všetky ďalšie opakovania danej udalosti

  • Zaslať členom notifikáciu o zmene – príde všetkým, ktorých sa udalosť týka (teda všetkým prihláseným alebo nevyjadreným účastníkom).

• Vymazať

  • bez stopy vymaže celú udalosť vrátane účastníkov

  • Vrátane všetkých budúcich opakovaní – v prípade opakujúcej sa udalosti budú vymazané aj všetky ďalšie opakovania danej udalosti

Ďalšie druhy udalostí

Oprávnenia a prístup

• Oprávnenia na správu: Na správu udalostí je vyžadované oprávnenie do modulu Udalosti.

• História zmien: Používatelia s prístupom k modulu Logy môžu si zobraziť históriu všetkých zmien vykonaných v ktoromkoľvek zázname.