Pre prístup k modulu prejdite do Manažment > Udalosti.
Typické použitie Organizovania je napr. brigáda alebo pomoc s organizáciou akejkoľvek udalosti, napr. zápasu, turnaja, konferencie, …. Hlavný rozdiel oproti e-prihláške alebo nominácii/pozvánke je, že tu nenájdete možnosť prepojiť akciu s platbou, ktorú má účastník za akciu uhradiť. Zostáva tu však zásadná funkcia nastavenia bonusu (v peniazoch alebo bodoch), ktorý sa účastníkovi za pomoc načíta na jeho členské konto.
E-prihlášky
E-prihláška je jedným zo štyroch druhov udalostí, ktoré je možné v platforme EOS vytvoriť. Je možné ich prepojiť s automatickou platbou pre účastníkov a ich najčastejšie využitie je na sústredenia, kempy alebo napríklad semináre.
Práca s členskými kontami
Členské kontá sú virtuálne účty členov organizácie, na ktoré je možné ručne alebo automaticky zaznamenávať plusové a mínusové transakcie. Je tak možné evidovať napr. odmeny alebo bonusy pre členov za ich činnosť, alebo naopak strhávať účastnícke poplatky alebo pokuty. To všetko transakciami vytvorenými ručne alebo aj automaticky.
Kliknite na tlačidlo s ikonou “+“.
Vyberte buď Nová udalosť a potom Organizovanie alebo rovno zvoľte Organizovanie.
Typ udalosti – vyberte z typov vytvorených v Nastavenia > Udalosti > Typy udalostí.
Typy udalostí
Vytvorte a nastavte si vlastné typy udalostí vhodné pre vašu organizáciu. Tie budete priraďovať jednotlivým udalostiam, ktoré sa tak budú správať podľa parametrov nastavených v jednotlivých typoch.
Názov – názov udalosti zobrazovaný záujemcom
Krátky popis – priestor pre základné informácie, ktoré sú vidieť pri udalosti v Členskej sekcii bez nutnosti otvorenia detailu udalosti
Popis pre verejné obrazovky – pri využití funkcie Verejné obrazovky je možné pridať popis udalosti, ktorý sa bude na verejnej obrazovke zobrazovať
Začiatok a Koniec (dátum a čas) udalosti
Miesto
vyberiete miesto predvytvorené v sekcii Manažment > Miesta
Miesta udalostí
Vytvorte si katalóg vlastných miest, ktoré následne môžete priraďovať k udalostiam. Miesta si môžete združovať aj do kategórií.
po zaškrtnutí Vyplniť miesto ručne môžete vpísať ľubovoľné vlastné
Popis – priestor pre podrobnejšie informácie o udalosti
Zvoľte, či udalosť bude pre celú organizáciu alebo pre konkrétny tím/y.
Tiež ju môžete obmedziť len na určité podskupiny, ak ich máte vytvorené.
E-prihlášky, nominácie, organizovanie
E-prihlášky, nominácie a organizovanie sú popri všeobecných udalostiach ďalšími druhmi udalostí v platforme EOS.
Určte kapacitu (neobmedzená alebo konkrétny počet s počtom náhradníkov).
Nastavte dátum, odkedy dokedy sa bude možné prihlasovať. Ak dátum nenastavíte, prihlasovanie prebieha od aktivovania udalosti až do jej začiatku.
Zvoľte typ bonusu, ktorý členovia za účasť dostanú:
žiadny
za účasť – suma nie je ovplyvnená dĺžkou udalosti
za hodinu – konečná suma sa vypočítava podľa dĺžky trvania udalosti
Pri výbere za účasť / za hodinu je potrebné vybrať Členské konto, na ktoré sa bonus po skončení udalosti a potvrdení účasti pripíše.
Práca s členskými kontami
Členské kontá sú virtuálne účty členov organizácie, na ktoré je možné ručne alebo automaticky zaznamenávať plusové a mínusové transakcie. Je tak možné evidovať napr. odmeny alebo bonusy pre členov za ich činnosť, alebo naopak strhávať účastnícke poplatky alebo pokuty. To všetko transakciami vytvorenými ručne alebo aj automaticky.
Následne vpíšte Výšku bonusu (v korunách / v bodoch – podľa nastavenia Členského konta).
Zaradiť na súpisku – člen bude po potvrdení účasti automaticky zaradený do vybraného tímu.
Zoznam účastníkov viditeľný členom (netýka sa správcov tímov – tí vidia vždy ospravedlnených vrátane ospravedlneniek):
nie – bežní členovia medzi sebou neuvidia, kto sa udalosti zúčastní a kto nie.
áno, bez ospravedlneniek – členovia medzi sebou vidia, kto sa udalosti zúčastní a kto nie, ale nevidia dôvod neúčasti.
áno, vrátane ospravedlneniek – členovia medzi sebou vidia, kto sa udalosti zúčastní a kto nie. Pri ospravedlnených potom vidia aj dôvod.
Povoliť komentáre k udalosti – pri zaškrtnutí členovia môžu k udalosti pridávať komentáre.
Zobraziť udalosť v kalendári na stene – pri zaškrtnutí sa udalosť zobrazuje v kalendári tímov vybraných v bloku Kto udalosť uvidí. V opačnom prípade sa udalosť členom zobrazuje iba v Členskej sekcii pod položkou Organizovanie.
E-prihlášky, nominácie, organizovanie
E-prihlášky, nominácie a organizovanie sú popri všeobecných udalostiach ďalšími druhmi udalostí v platforme EOS.
Zobrazovať udalosť na webe – ak používate EOS web, je možné udalosť zobrazovať aj na webe.
Vytvoriť udalosť ako aktívnu – zaškrtnite, ak rovno chcete, aby sa udalosť členom zobrazovala a mohli sa na ňu prihlasovať (ak už je termín prihlasovania). Môžete ju tiež vytvoriť ako neaktívnu a aktivovať neskôr. Členovia ju dovtedy neuvidia.
Nastavte Pripomenutie pred udalosťou – ako dlho pred začiatkom udalosti sa členom jej konanie notifikáciou pripomenie:
nepripomínať nikomu
pripomenúť účastníkom a nevyjadreným – notifikácia pripomínajúca udalosť príde všetkým, ktorí vyjadrili kladnú účasť + tým, pre ktorých je udalosť určená, ale zatiaľ svoju účasť nevyjadrili.
pripomenúť len nevyjadreným – notifikácia pripomínajúca udalosť príde len tým, ktorí zatiaľ svoju účasť nevyjadrili.
Vyberte, či Zaslať členom notifikáciu na novú udalosť – tá príde hneď, ako udalosť vytvoríte, príp. aktivujete, ak ju chcete aktivovať neskôr.
Pri úprave udalosti tu môžete vybrať, či chcete zaslať notifikáciu na zmenu udalosti – príde všetkým, ktorých sa udalosť týka (teda všetkým prihláseným alebo nevyjadreným účastníkom).
Notifikácie na udalosti
Platforma EOS zasiela všetkým členom rad užitočných notifikácií – vrátane tých, ktoré sa týkajú udalostí. Notifikácie chodia do mobilnej aplikácie, prípadne do e-mailu.
Dokončite proces kliknutím na Vytvoriť.
Kliknutím na názov udalosti sa dostanete do jej detailu so všetkými podrobnosťami na jednom mieste.
Kliknutím na Upraviť v bloku Prílohy alebo na stránke kliknutím na Ďalšie > Prílohy môžete k udalosti pridať prílohy – formou priloženého súboru alebo dokumentu, ktorý už máte nahratý v Platforme. Príloha sa potom zobrazuje všetkým záujemcom a účastníkom na stiahnutie.
Tvorba a zdieľanie dokumentov
Zdieľajte dokumenty s jednotlivými tímami. Vyberte, či budú určené pre bežných členov, správcov tímu alebo len správu organizácie. Dokumenty sa potom zobrazujú v členskej sekcii.
Členom jednotlivé Organizovania, ktoré sa ich týkajú, svietia v Členskej sekcii v záložke Organizovanie.
Na ne sa môžu prihlasovať. Ak je vyčerpaná hlavná kapacita, môžu sa hlásiť ako náhradníci.
Správcovia platformy/udalosti prihlásených členov schvaľujú v Manažment > Udalosti > Organizovanie > detail Organizovania > Účastníci.
Tam je možné si účastníkov pomocou záložiek filtrovať na Schválených, Zamietnutých, Čakajúcich na schválenie atď. Tiež v nich je možné vyhľadávať.
Po kliknutí na kontextové menu (tri bodky) pri každom účastníkovi je možné:
schváliť účasť
zamietnuť účasť
označiť ako náhradníka (príp. mu tento príznak odobrať)
úplne vymazať – v takom prípade sa bude môcť na organizovanie znovu prihlásiť
zmeniť bonus
udeliť bonus
zamietnuť bonus
Akcie je možné robiť aj hromadne. Stačí zakliknúť checkboxy pri jednotlivých účastníkoch a objaví sa tlačidlo Hromadné akcie.
Na ručné pridanie účastníka kliknite na tlačidlo "+" a Pridať nových účastníkov. Vyberte účastníka a nasleduje klasický schvaľovací proces.
Ďalšie akcie sú k dispozícii pod tlačidlom Ďalšie:
Pridať účastníkov do e-mailu – do hromadnej mailingovej správy, ktorú ste si predtým vytvorili, ak chcete hromadne zaslať oficiálne správy alebo inštrukcie k akcii iba účastníkom.
Mailing členom a zástupcom
Rozosielajte jednoducho správy hromadne alebo iba jednotlivým členom či ich zástupcom. Následne sledujte ich štatistiky doručenia.
Exportovať účastníkov
Prejdite do Udalosti > Ďalšie > Organizovanie.
Záložkami sa potom môžete preklikávať medzi udalosťami podľa ich stavu:
Aktívne prihlasovanie
Nadchádzajúce
Skončené
Kliknutím na ikonu udalosti sa zobrazí jej náhľad s podrobnými informáciami a akciami.
Je k dispozícii aj prepínač na rýchlu aktiváciu alebo deaktiváciu organizovania.
Po kliknutí na kontextové menu (tri bodky) pri udalosti sú k dispozícii nasledujúce akcie:
Kopírovať udalosť – na rýchle založenie novej, podobnej udalosti
Upraviť – možnosť editovať čokoľvek v udalosti s možnosťou zakliknúť Zaslať členom notifikáciu o zmene udalosti.
Presunúť do inej sezóny – ak fungujete na sezónnej báze. Hodí sa napr. pre prípad, keď je udalosť vypísaná na konci jednej sezóny, ale koná sa až v tej nasledujúcej. Aby sa účastníci mohli aktívne prihlasovať aj po začatí novej sezóny, je potrebné, aby organizovanie bolo v tejto aktívnej sezóne.
Prechod do novej sezóny
Keď sa blíži nová sezóna, môžete si v platforme všetko dopredu nachystať pomocou poloautomatických akcií.
Zrušiť
ak sú v Nastaveniach vytvorené niektoré dôvody zrušenia, je potrebné jeden vybrať. Tiež je možné nechať zaslať na zrušenú udalosť notifikáciu všetkým členom, ktorých sa týka.
Dôvody zrušenia udalostí
K zrušeniu udalostí vedú rôzne dôvody. V tomto nastavení si tieto dôvody môžete sami definovať pre svoj lepší prehľad. Hneď ako budete mať dôvody zrušenia vytvorené, platforma sa bude vždy pri akcii zrušenia udalosti na dôvod pýtať.
Notifikácie na udalosti
Platforma EOS zasiela všetkým členom rad užitočných notifikácií – vrátane tých, ktoré sa týkajú udalostí. Notifikácie chodia do mobilnej aplikácie, prípadne do e-mailu.
Zaslať členom notifikáciu o zmene – príde všetkým, ktorých sa udalosť týka (teda všetkým prihláseným alebo nevyjadreným účastníkom).
Vymazať – bez stopy vymaže celú udalosť vrátane účastníkov
Obnoviť – pri zrušených udalostiach
Všeobecné udalosti
Všeobecná udalosť je jedným zo štyroch druhov udalostí, ktoré je možné v platforme EOS vytvoriť. Je možné pri nich nastaviť pravidelné opakovanie. Udalosť môže byť určená pre jednotlivé tímy/skupiny, vybrané podskupiny alebo pre celý klub. Je možné pri nej sledovať štatistiky dochádzky. Po vytvorení a aktivácii sa udalosť rovno zobrazí členom, pre ktorých je určená.
E-prihlášky
E-prihláška je jedným zo štyroch druhov udalostí, ktoré je možné v platforme EOS vytvoriť. Je možné ich prepojiť s automatickou platbou pre účastníkov a ich najčastejšie využitie je na sústredenia, kempy alebo napríklad semináre.
Nominácie/Pozvánky
Nominácia (v nešportovej variante platformy Pozvánka) je jedným zo štyroch druhov udalostí, ktoré možno v platforme vytvoriť. Hodí sa predovšetkým v prípade, keď na danú akciu chcete pozvať konkrétnych ľudí naprieč organizáciou.
Oprávnenia pre správu: Na správu organizovania je vyžadované oprávnenie do modulu Udalosti.
História zmien: Používatelia s prístupom k modulu Logy si môžu zobraziť históriu všetkých zmien vykonaných v ktoromkoľvek zázname.
