Mailing členom a zástupcom

Umiestnenie modulu

Do modulu sa dostanete v časti Manažment > Mailing. 

Vytvorenie nového mailingu

• Kliknite na tlačidlo s ikonou “+“.

• V zobrazenom dialógovom okne zadajte pracovný názov novej správy.

• Následne kliknite na vytvorenú položku, prípadne vpravo cez kontextové menu (3 bodky) vyberte Upraviť.

• Nastavte si odosielateľa. Máte na výber dve možnosti:

  • vaša používateľská e-mailová adresa, pod ktorou sa prihlasujete do platformy

  • predvolená e-mailová adresa vašej organizácie (tá je pre vašu organizáciu nastavená v konfigurácii a na požiadanie ju môžeme zmeniť)

Adresa, z ktorej mailing pošlete, následne slúži aj ako reply-to adresa, t. j. keď sa člen rozhodne na e-mail odpovedať, odpovedá na túto adresu.

Obsah správy a obmedzenie príjemcov

• Zvoľte predmet a napíšte obsah správy. 

• Ak chcete k mailu pripojiť dokument alebo súbor, kliknite na Dokumenty alebo Súbory.

  • Dokument je skôr vytvorený dokument v platforme, ktorý len k mailu pripojíte. Je to príloha, ktorá bude odkazovať na daný dokument v platforme.

  • Súbor je klasická príloha e-mailu ako externý súbor, ktorý vyberiete napr. z disku.

• Ďalej tu môžete obmedziť skupinu príjemcov. Správu môžete rozoslať:

  • iba členom

  • iba zákonným zástupcom napárovaným pri členoch

  • členom aj zákonným zástupcom 

• Tiež tu môžete rovno zakliknúť, že správu chcete Poslať všetkým aktívnym členom organizácie. Tým už nemusíte špecifikovať príjemcov a správa sa zašle všetkým členom, resp. zástupcom, ktorí majú do platformy aktívny prístup.

• Kliknite na Uložiť.

Výber príjemcov správy

• V záložke Príjemcovia vyberte:

  • jednotlivé tímy, ktorým chcete správu rozoslať, pričom sa rešpektuje nastavenie obmedzenia príjemcov zo záložky Obsah

  • konkrétnych jednotlivých členov – vyberte ich zo súpisky alebo napíšte prvých pár písmen mena na vyhľadanie člena

• Kliknite na Uložiť príjemcov. 

Náhľad a odoslanie

• Kliknite na Náhľad správy.

• Kliknutím na Počet príjemcov si skontrolujte súhrn príjemcov podľa mien aj jednotlivých e-mailových adries.

• Vidíte tu ďalšie informácie o mailovej správe vrátane obsahu aj adresy odosielateľa.

• V tejto fáze môžete správu a príjemcov ešte Upraviť.

• Kliknite na Odoslať alebo naplánovať a následne vyberte

  • či chcete mailingovú správu Odoslať teraz alebo

  • Naplánovať odoslanie na neskôr – dostanete na výber dátum a čas budúceho odoslania. 

Štatistiky doručenia

Hneď ako mailing odošlete, uvidíte vo výpise jednotlivých mailingov dátum a čas odoslania. Preklikom do odoslaného mailingu sa dostanete do logu, v ktorom si môžete skontrolovať štatistiky doručenia a prečítania.

Celkový počet príjemcov a počet odoslaných správ sa najprv nemusí zhodovať. Nie každá mailingová správa ide adresátom rovno do e-mailu. Členom, ktorí aktívne používajú mobilnú aplikáciu, totiž najprv mailingová správa príde do Inboxu v aplikácii. Na to im príde aj push notifikácia. Až keď si člen správu v Inboxe prečíta, započíta sa ako doručená, ale mail ako taký sa už neodošle. Až keby si člen správu v aplikácii počas 4 hodín od doručenia neprečítal, odošle sa mu správa aj na e-mail a započíta sa ako doručená.

Hromadné štatistiky všetkých e-mailov odoslaných z vašej platformy (vrátane mailových notifikácií) nájdete v Manažment > Prehľad, ak vám to vaše oprávnenia dovoľujú.

Správa mailingov

Vo výpise mailingových správ môžete s jednotlivými mailingmi ďalej pracovať:

• Zobraziť Zhrnutie a odoslanie

• Premenovať správu

• Skopírovať správu – vrátane obsahu, príjemcov a príloh

• Zobraziť si Históriu zmien

Ak ste e-mail ešte neodoslali, je možné ho kedykoľvek upraviť alebo vymazať.

Oprávnenia a prístup

• Oprávnenia na správu: Na tvorbu a editáciu mailingov sa vyžaduje oprávnenie na zápis do modulu Mailing.

• História zmien: Používatelia s prístupom k modulu Logy si môžu zobraziť históriu všetkých zmien vykonaných v ktoromkoľvek mailingu.