Tvorba a zdieľanie dokumentov

Na čo sú dokumenty

Dokumenty môžete tvoriť a v členskej sekcii zdieľať s bežnými členmi, so členmi správcov tímov alebo so správcami organizácie. Každý v záložke Dokumenty alebo v dokumentoch vybranej steny vidí iba tie dokumenty, ktoré sú pre neho určené. Vytvorte si napríklad iba textový dokument alebo mu pridajte súbor. Vyberte, ktorým tímom sa bude v členskej sekcii zobrazovať. Je možné takto zdieľať napr. papierové formuláre, tréningové plány alebo akékoľvek ďalšie dokumenty napr. v PDF, DOCX alebo XLSX s ľubovoľným popisom, kam môžete uviesť napríklad inštrukciu alebo vysvetlenie, na čo dokument slúži.

Umiestnenie modulu

Do modulu sa dostanete v časti Manažment > Dokumenty.

Vytvorenie nového dokumentu

• V pravom hornom rohu obrazovky kliknite na tlačidlo s ikonou „+“.

• V zobrazenom dialógovom okne zadajte názov nového dokumentu.

• Pre uloženie kliknite na OK.

• Kliknite na tlačidlo kontextového menu (3 bodky) > Upraviť, alebo priamo na vytvorený názov a zobrazí sa detail dokumentu. Následne zvoľte v pravom hornom rohu Upraviť. 

• V záložke Obsah môžete ešte upraviť názov dokumentu a pridať popis. Popis môže byť jediným obsahom dokumentu, príp. môžete pridať ľubovoľný súbor.

• Nahrajte vybraný súbor, ktorý môže byť súčasťou dokumentu na stiahnutie alebo náhľad.

• Kliknite na Uložiť. 

Nastavenia dokumentu

V dokumente prejdite do záložky Nastavenia a nastavte ďalšie parametre.

• Zaškrtnite, či má byť dokument Aktívny, a teda sa rovno členom zobrazovať.

• Nastavte si, kto bude mať k dokumentu prístup (kto ho v členskej sekcii uvidí). Môžete zvoliť úroveň prístupu:

  • členovia

  • správcovia tímu

  • správcovia organizácie

• Ďalej vyberte, či dokument bude pre danú úroveň viditeľný:

  • Pre celú organizáciu(všetky tímy)

  • vybrané Organizačné celky (ak nejaké máte v nastaveniach vytvorené)

  • vybrané Tímy z vybranej Sezóny.

• Dokumenty nie je možné určiť pre jednotlivých členov, iba pre celú organizáciu, celé tímy alebo organizačné celky.

  

  Ak chcete zdieľať dokument s konkrétnym členom, môžete to urobiť cez modul Požiadavky, ku ktorým môžete pridať prílohu a požiadavku s členom riešiť ako ticket.

  Požiadavky

  Prostredníctvom požiadaviek môžete vytvárať tickety na jednotlivých členov a získavať tak od nich rôzne informácie alebo dokumenty. Členovia zase môžu vytvárať tickety na vedenie, ak potrebujú o niečo požiadať.

• Kliknite na Uložiť pre uloženie nastavení. 

Keď bude dokument určený pre celú organizáciu, bude sa zobrazovať v záložke Dokumenty na Klubovej stene/Stene pre všetkých. Analogicky sa bude zobrazovať na tímových stenách, keď bude určený pre jednotlivé tímy. V nastaveniach jednotlivých tímov je tiež možné vybrať, že aj dokumenty pre celú organizáciu sa budú zobrazovať na tímových stenách. Dokumenty z pohľadu každého jednotlivého člena sú k dispozícii v ľavom paneli v členskej sekcii pod položkou Dokumenty, kde každý uvidí všetky dokumenty pre neho určené.

Správa dokumentov

• Úpravy a mazanie: Záznamy o dokumentoch je možné kedykoľvek upraviť alebo odstrániť, keď na to má člen oprávnenie. Vymazaný dokument nenávratne zmizne.

• Vyhľadávanie: Na vyhľadávanie v dokumentoch využite vyhľadávacie pole. Vyhľadávanie zahŕňa názvy dokumentov aj ich popis.

Oprávnenia a Prístup

• Oprávnenia na správu: Na správu dokumentov je vyžadované oprávnenie na zápis do modulu Dokumenty.

• História zmien: Používatelia s prístupom k modulu Log si môžu zobraziť históriu všetkých zmien vykonaných v ktoromkoľvek zázname.