Súhlasy členov

Umiestnenie modulu

Do modulu sa dostanete v časti Manažment > Súhlasy a GDPR.

Použitie súhlasov

Namiesto papierových prihlášok do organizácie alebo napríklad súhlasov s vyhotovovaním fotografií si môžete v platforme vytvoriť súhlasy elektronické. Nastavte si pri nich najrôznejšie parametre vrátane toho, pre koho sú určené alebo či ich udeľuje člen, alebo jeho zástupca. Súhlas potom po svojej aktivácii bude vyžadovaný pri nasledujúcom prihlásení členom/zástupcom do platformy. Pri každom súhlase si kedykoľvek môžete skontrolovať, kto ho ne/udelil, kedy a z akej IP adresy. Máte k dispozícii všetky náležitosti, ktoré na preukázanie udelenia súhlasu potrebujete.

Súhlas Registrácia člena

Ide o jediný preddefinovaný súhlas, ktorý môžete iba upravovať. Je to hlavný súhlas organizácie, ktorý je nutné udeliť, aby člen mohol v organizácii/platforme vôbec fungovať. Ak taký súhlas potrebujete, vyplňte si jeho text a súhlas aktivujte. Ak ho nepotrebujete, nechajte ho deaktivovaný a v prípade potreby si vytvorte iný, vlastný.

Tento súhlas je pevne spätý s procesom úplne prvého prihlásenia člena do platformy. Ak ho chcete používať, vyplňte ho a aktivujte na samom začiatku používania platformy. Keď ho aktivujete až vo chvíli, keď už v platforme máte prihlásených členov, nebude možné od nich súhlas dodatočne vybrať. Ak by sa vám to stalo, môžete to vyriešiť vytvorením iného, vlastného súhlasu, ktorý vyberiete kedykoľvek od všetkých.

Obsah súhlasu sa veľmi líši organizácia od organizácie a mal by vychádzať z vašich stanov. Aj preto v EOS nenájdete konkrétnu šablónu. Niekto používa len čestný súhlas o niekoľkých vetách, niekto kompletný súhlas, ktorý má inak napr. bežne spätý s prihláškou do organizácie. A niekto ho nemá vôbec.

Vlastné súhlasy

Kedykoľvek si môžete vytvoriť ľubovoľné vlastné súhlasy. Pri nich si môžete nastaviť všetky parametre popísané nižšie. Taký súhlas možno kedykoľvek aktivovať a deaktivovať, aj dodatočne vybrať od členov, ktorí ho ešte neudelili.

Vytvorenie nového súhlasu

• Kliknite na tlačidlo s ikonou “+”.

• Následne si zvoľte názov a interný názov súhlasu.

• Napíšte text súhlasu vo forme formátovaného textu.

• V bloku Nastavenia súhlasu môžete

  • Zvoliť organizačný celok, pre ktorý bude súhlas určený. Ak organizačný celok nevyberiete, bude slúžiť pre celú platformu / organizáciu. Pre každý organizačný celok je teda možné si nadefinovať rôzne súhlasy.

  • Môžete zaškrtnúť checkbox Vyžadovať súhlas na vpustenie do platformy – súhlas bude nutný na to, aby člen vo vašej platforme mohol fungovať. V prípade, že políčko nezaškrtnete, bude môcť člen vyjadriť aj svoj nesúhlas a do platformy pokračovať.

    • Vyžadovať dodatočné potvrdenie e-mailom – zaškrtnite, ak chcete zapnúť tzv. double-opt-in, teda overovacie potvrdenie súhlasu, ktoré členovi príde e-mailom, aby potvrdil, že súhlas skutočne udeľuje on sám.

• Platnosť súhlasu – v rokoch

• Ďalej určte, kto bude súhlas udeľovať:

  • člen alebo zodpovedný zástupca – môžu obaja

  • člen

  • zodpovedný zástupca

  • podľa veku na zmenu údajov – ako východiskový stav nastavené na 16 rokov

  • podľa rozhodného veku – ako východiskový stav nastavené na 19 rokov
    
    Čo veky znamenajú, si môžete prečítať v samostatnom článku:

    Riešenie problémov: Prístup člena vs. zástupcu

    Platforma rozlišuje prístupy členov a ich zástupcov. Tiež je ľahko možné riešiť situácie, keď je zástupca sám zároveň členom alebo má v organizácii viac detí. Ako správne pracovať s prístupmi člena a zástupcu?

• Vyžadovať vek od–do: Nastavte rozmedzie veku členov, od ktorých bude daný súhlas vyžadovaný.

• Povoliť odvolanie súhlasu – možnosť pre člena/zástupcu svoj súhlas vo svojom Profile kedykoľvek odvolať.

  Profil člena

  Na obrazovke svojho Profilu nájdete všetky svoje osobné údaje pohromade. Môžete ich tiež upravovať a odoslať na schválenie správcovi platformy.

• Nastavený súhlas uložíte kliknutím na Uložiť.

Detaily súhlasu, filtrovanie, export

• Preklikajte sa do vytvoreného súhlasu a zobrazí sa jeho detail s možnosťou úpravy.

• V záložke Nastavenia vidíte parametre, ktoré ste súhlasu vytvorili.

• V záložke Súhlasy členov vidíte zoznam členov, ktorí vám už súhlas udelili alebo neudelili so všetkými náležitosťami vrátane verzie súhlasu.

  • Pomocou vyhľadávacieho poľa môžete v súhlasoch vyhľadávať podľa mena alebo IP adresy.

  • Pomocou tlačidla Pokročilé filtrovanie súhlasy filtrujte podľa vybraných kritérií:

    • Expirácia súhlasu – zobrazte si udelené súhlasy podľa stavu ich platnosti – buď tie stále platné, alebo tie, ktoré už expirovali.

    • Stav súhlasu – zobrazte si súhlasy podľa ich stavov – čaká na overenie, udelený, neudelený, odvolaný. Je možné vybrať viac možností. Je tiež možné vypísať súhlasy, ktoré nemajú žiadny stav.

    • Tímy – zobrazte si súhlasy členov, ktorí sú zaradení na súpiske daného tímu. Môžete vybrať aj viac tímov. Tiež je možné vybrať, či chcete filtrovať len bežných členov, správcov tímu alebo oboje.

  • Tlačidlom Export vyexportujete všetky (alebo vyfiltrované) súhlasy.

  • Kliknite na kontextové menu (tri bodky) alebo pravým tlačidlom na riadok so záznamom súhlasu člena a nájdete Históriu zmien položky a tiež možnosť súhlas člena Vymazať.

    

    Vymazanie súhlasu znamená, že o ňom zmizne akákoľvek stopa a z pohľadu člena sa súhlas bude správať, ako keby ho člen nikdy neudelil. Ak je súhlas naďalej aktívny, bude sa od člena pri prihlásení do platformy/aplikácie vyžadovať znova.

  • V záložke Verzie súhlasu si zobrazte jednotlivé verzie v histórii súhlasu.

Úprava súhlasu

• V detaile súhlasu kliknite na Upraviť a editujte čokoľvek potrebujete.

• Pod poľom Text súhlasu môžete zakliknúť Uložiť ako novú verziu súhlasu. Ak chcete zachovať históriu verzií a nielen bez upozornenia zmeniť text súhlasu.

  • Tiež môžete zakliknúť voľbu Znova od všetkých vyžadovať odsúhlasenie nového textu súhlasu, ak chcete novú verziu súhlasu znova vybrať od všetkých, kto odsúhlasil predchádzajúcu verziu.

Zoznam súhlasov a ďalšie akcie

Vo výpise súhlasov sú možné tieto akcie:

• Radenie súhlasov: Súhlasy môžete v zozname radiť pomocou funkcie „drag-and-drop“. Chyťte ľavý okraj riadka so súhlasom a presuňte ho na požadované miesto v tabuľke.

  

  Poradie sa prejaví aj v zozname súhlasov, ktoré sa budú od člena vyžadovať, ak ich bude viac naraz.

• Kliknite na súhlas pravým tlačidlom, príp. na kontextové menu (3 bodky) a zobrazia sa nasledujúce možnosti:

  • Detail súhlasu

  • Upraviť

  • História zmien – zoznam a detaily všetkých zmien a úprav danej položky

  • Vymazať – súhlas zmizne so všetkými svojimi záznamami!

• Prepínač Aktívny – môžete jednoducho jednotlivé súhlasy de/aktivovať. Deaktivovaný odkaz okamžite prestane byť od členov vyžadovaný.

Ak to nastavenie daného súhlasu umožňuje, člen môže kedykoľvek skôr udelený súhlas vo svojom profile odvolať.

Oprávnenia a prístup

• Oprávnenia na správu: Na správu Súhlasov a GDPR je vyžadované oprávnenie na zápis do modulu Súhlasy.

• História zmien: Používatelia s prístupom k modulu Logy si môžu zobraziť históriu všetkých zmien vykonaných v ktoromkoľvek zázname.