Pomaly sa blíži koniec súčasnej sezóny, stále máte pre členov ešte vypísané tréningy/lekcie a potrebujete s nimi komunikovať v aktuálnych tímoch, zároveň ale potrebujete rozbehnúť prihlasovanie na novú sezónu a zistiť, kto bude pokračovať a v akom tíme/skupine? A tiež riešite prihlasovanie nových záujemcov na novú sezónu?
Ak potrebujete v súčasnej sezóne zistiť, kto chce kam chodiť ďalší rok, je na to ideálny modul Prihlášky. Ich zobrazenie členom totiž na rozdiel od udalostí nie je viazané na sezónu. Pre každý tím/kurz/skupinu, ktoré budete otvárať v novej sezóne, vytvoríte jednu prihlášku.
Úvodné nastavenie
Manažment > Nastavenia > Prihlášky > Kategórie > + (nová) > názov: Prihlasovanie na krúžky/kurzy 20XY/20XY > zaškrtnúť: Aktívne
Tvorba Prihlášok
Založenie prihlášky a prehľad
Vďaka prihláškam sa na vašu akciu alebo udalosť môže prihlásiť ktokoľvek, či už je členom vašej organizácie (platformy), alebo patrí medzi verejnosť. Vytvorte prihlášky s niekoľkými krokmi a úplne vlastnými formulármi.
Manažment > Prihlášky > +
Pre každý krúžok/kurz vytvoríte samostatnú prihlášku.
Všeobecné údaje:
Zaradíte prihlášku do kategórie Prihlasovanie na krúžky/kurzy 20XY/20XY a prípadne do príslušnej podkategórie.
Názov bude zodpovedať krúžku/kurzu. Ďalšie možnosti nastavenia využite podľa potreby (odporúčame nastaviť napríklad kapacitu).
Kroky prihlášky:
Ak budete takto prihlasovať len súčasných členov, prvý krok môžete ponechať bez zmeny (meno, priezvisko a e-mail budú mať následne všetci členovia vyplnené a skutočne kliknú len na „Prihlásiť“).
Ak budete cez Prihlášky riešiť aj nových záujemcov (nečlenov), je potrebné prvý krok upraviť a pridať tam polia tak, aby ste zistili všetky potrebné informácie.
Ak chcete, aby prihlásení dostali rovno podklady k platbe, vytvoríte druhý krok, kam pridáte vopred vytvorenú skupinu platieb.
Nastavenie prihlášky a vytvorenie krokov
Po založení prihlášky je potrebné nastavenie jej podrobností a vytvorenie jednotlivých krokov, ktoré budú záujemcovia vypĺňať.
Informácie členom
Manažment > Prihlášky > Ďalšie > Odkaz na katalóg > Pre členov
Na Stenu celej organizácie či príslušných tímov napíšete nový príspevok, v ktorom budete členov informovať o možnosti prihlasovať sa na nový polrok/rok (= sezónu), kam pripojíte aj odkaz. Členovia tiež katalóg prihlášok nájdu v členskej sekcii v lište vľavo pod ikonou bloku, príp. v mobilnej aplikácii.
S vašimi súčasnými členmi potrebujete ešte napríklad mesiac fungovať v súčasnej sezóne, ale zároveň sa vám už hlásia záujemcovia na nový rok/polrok (= sezónu)? Potom EOS ponúka dve možnosti.
Využijete prihlášky pripravené pre členov (viď vyššie)
Cena za prihlásených – kreditný systém
Modul Prihlášky je pre všetky organizácie dostupný v rámci štandardnej licencie. Prihlasovanie členov je tiež zadarmo. Prihlasovanie externých účastníkov (verejnosť) je spoplatnené kreditmi.
Manažment > Prihlášky > Ďalšie > Odkaz na katalóg > Pre verejnosť - tento link dáte na webové stránky, sociálne siete a pod.
V jednej prihláške sa tak budú schádzať ako vaši súčasní členovia, tak noví záujemcovia, kapacita sa stráži automaticky.
Manažment > Tímy a steny > v aktívnej sezóne: vypnete aktuálne tímy z registračného formulára
V aktívnej sezóne vytvoríte nové tímy označené sezónou, ku ktorej sa vzťahujú, a do názvu dáte viac informácií (napr. o meste a o termíne).
Založenie tímu/steny a ich prehľad
Vďaka tímom si vašich členov rozdeľte do jednotlivých skupín – tak, ako spolu reálne fungujú. S každým tímom tiež vznikne komunikačná stena tímu v Členskej sekcii.
Tieto nové tímy zverejníte v registračnom formulári. Noví záujemcovia potom už vyberajú z krúžkov/kurzov na novú sezónu.
V Manažment > Nastavenia > Sezóny > + založíte novú sezónu (NECHÁTE JU NEAKTÍVNU)
Vytvorenie a správa sezón/období
Rozčleňte si vaše fungovanie pre ľahšiu organizáciu udalostí a komunikácie na jednotlivé sezóny/obdobia. Môžete však fungovať aj na nesezónnej báze, bez akéhokoľvek časového ohraničenia.
V Manažment > Tímy a steny > nová sezóna > + - vytvoríte nové tímy
Následne je potrebné pridať ľudí na súpisku.
Všetkých prihlásených na novú sezónu máte na jednom mieste vždy v konkrétnej prihláške.
Z externých záujemcov urobíte jednoducho cez tri bodky člena (Previesť na člena) a pošlete mu pozvánku.
Označením všetkých členov v prihláške > Akcie > Pridať na súpisku ich hromadne pridáte následne do tímov vytvorených v novej sezóne.
Posledným krokom je v čase, keď už v pôvodnej sezóne nič riešiť nepotrebujete, aktivovať novú sezónu.
Členov z prihlášok pridáte na súpisku nových tímov (do ktorých sa už hlásia noví záujemcovia cez registračný formulár). Všetkých ich označíte > Akcie > Pridať na súpisku. Odporúčam ich tam dávať priebežne kvôli stráženiu kapacity!
Novo registrovaní sa do toho tímu zaradia automaticky.
Posledným krokom je v čase, keď už v pôvodnej sezóne nič riešiť nepotrebujete, aktivovať novú sezónu.
