Správu súborov členov nájdete v časti Manažment > Členovia > Súbory členov.
Ide o stránku na prehľadnú prácu so všetkými súbormi všetkých členov. Na prácu so súbormi jednotlivých členov môžete prejsť do detailu člena.
Databáza členov
Databáza všetkých vašich členov vrátane ich prípadných zástupcov – aktívnych aj neaktívnych. Je v nej k dispozícii vyhľadávanie, pokročilé filtrovanie, import a najrôznejšie exporty.
Nový súbor sa vytvorí, keď člen odošle požiadavku obsahujúcu súbor – ten si môžete k členovi rovno uložiť.
Požiadavky
Prostredníctvom požiadaviek môžete vytvárať tickety na jednotlivých členov a získavať tak od nich rôzne informácie alebo dokumenty. Členovia zase môžu vytvárať tickety na vedenie, ak potrebujú o niečo požiadať.
Nový súbor k jednotlivému členovi vytvoríte tiež v Manažment > Členovia > Detail člena > Súbory alebo práve na prehľadovej stránke Súbory členov:
Kliknite na Nový súbor (alebo tlačidlo “+”) a súbor nahrajte.
Vyberte Člena, ku ktorému súbor nahrávate.
Pre lepšiu organizáciu vyplňte Názov súboru, vyberte Štítky a/alebo vyplňte Internú poznámku.
Štítky súborov
Pre lepšiu organizáciu súborov členov si môžete vytvoriť vlastné štítky na následné označovanie a filtrovanie súborov.
Nastavte Prístup – či súbor bude viditeľný len správe organizácie, realizačnému tímu alebo aj členovi samotnému.
Pri tvorbe alebo úprave súboru vyberte, či chcete členovi zaslať upozornenie na jemu prístupný súbor / zmenu v súbore.
Pomocou vyhľadávacieho riadka vyhľadávajte súbory podľa mena člena, názvu súboru, internej poznámky.
Filtrujte vo všetkých súboroch podľa týchto parametrov:
Dátum vytvorenia – filtrujte si súbory členov podľa dátumu a času vytvorenia.
Posledná zmena – filtrujte si súbory členov podľa dátumu poslednej zmeny súboru.
Prístup – zafiltrujte si v súboroch členov podľa toho, či do nich má prístup správa organizácie, realizačný tím alebo aj sám člen vo svojom profile.
Štítky – filtrujte si súbory podľa priradených štítkov. Môžete zároveň kombinovať priradené a vylúčené štítky a zobraziť si napr. súbory, ktoré majú priradený štítok A, ale zároveň nemajú štítok B.
V zozname nájdete v jednotlivých stĺpcoch dôležité informácie o súboroch, vrátane možnosti náhľadu a stiahnutia.
Kliknite pravým tlačidlom na riadok so súborom (príp. kontextové menu tri bodky) a k dispozícii sú akcie:
Rýchly náhľad dokumentu
Stiahnuť dokument
História zmien
Upraviť
Vymazať – kompletne vymaže dokument od člena
Oprávnenie na správu: Na správu súborov členov je vyžadované oprávnenie na zápis v module Členovia.
História zmien: Používatelia s prístupom k modulu Logy majú možnosť zobraziť históriu všetkých zmien v ktoromkoľvek zázname.
