Export pre Informačný systém ČUS

Stručný postup

1. Pripravte si zoznam členov a skontrolujte údaje, ktoré sa do IS ČUS prenášajú.

2. Vyfiltrujte si členov, ktorých budete chcieť z EOS do IS ČUS exportovať, a vykonajte export dát.

3. Skontrolujte si vyexportované dáta a doplňte či upravte vybrané údaje.

4. Otvorte si IS ČUS a vykonajte import dát.

Postup krok za krokom

Nižšie nájdete podrobné kroky a tipy, ako vykonať export z EOS, ale aj ako na import do IS ČUS.

Skôr než začnete s exportom

• Pripravte si zoznam členov, ktorých budete chcieť do IS ČUS importovať. To nemusia byť všetci členovia, ktorých evidujete vo svojej databáze. Odporúčame všetkých členov – teda športovcov aj trénerov, ktorých evidujete v IS ČUS, označiť štítkom. Štítky môžete v Manažment > Členovia priradiť hromadne a potom podľa nich filtrovať na export.

• Skontrolujte si údaje u všetkých členov, ktoré sa do IS ČUS prenášajú, aby ste predišli chybám pri importe a validácii v IS ČUS. Skontrolujte najmä položky, ktoré sú v zozname polí nižšie označené ako povinné.

Ak zistíte, že potrebujete niektoré údaje doplniť/aktualizovať a nepoznáte ich, môžete si dáta od aktívnych členov ručne vyžiadať. Túto možnosť nájdete v Manažment > Členovia > detail člena alebo ako hromadnú akciu v Členoch. Člen tak po prihlásení do platformy/aplikácie bude musieť prejsť kompletnou kontrolou údajov.

EOS tiež umožňuje priamo importovať databázu IS ČUS. Tým sa na členov v EOS naviažu údaje, ktoré v platforme evidované nie sú (typicky ID systému ČUS), a pri exporte pre IS ČUS sa následne použijú. Výhľadovým cieľom EOS však je, aby ste v platforme mali kompletne všetky dáta potrebné na import do IS ČUS, a teda aby import externej databázy a naviazanie zvyšných dát potrebné neboli.

Export dát z EOS

• Vyberte členov, ktorých chcete exportovať. Ak nebudete exportovať všetkých, výber môžete vykonať pomocou filtrov na nastavený štítok. Najmä ak má vaša organizácia viac oddielov, potom je nutné pre každý oddiel vykonať samostatný export a ten následne v IS ČUS importovať do príslušného oddielu.

  

  Takýto aplikovaný filter (pohľad) si môžete uložiť na budúce použitie.

• Kliknite na tlačidlo exportu v module Členovia a zvoľte Typ exportu ČUS a Formát exportu CSV.

Kontrola a úprava dát

• Otvorte si vyexportovaný súbor (napr. v aplikácii Excel alebo Numbers).

  

  Pri otváraní môžete dostať na výber, či chcete vykonať prevod dát – zvoľte Neprevádzať.

• Skontrolujte, že všetci občania ČR majú uvedené Rodné číslo a všetci cudzinci Datum narození a Bydliště. Prípadné chyby opravte v EOS a vykonajte export znova.

• Skontrolujte, že sú príznakom správne označení športovci a tréneri, vrátane dátumu „Od“.

• Skontrolujte Rolu člena. Chýbajúce doplňte, chybné opravte.

• Ak ste vykonali nejaké úpravy, zmeny uložte.

Import do IS ČUS

Import nedohráva členov, ale importovaný súbor nahrádza celú členskú základňu. Importom do IS ČUS sa teda všetky pôvodné dáta vymažú a vložia sa iba tie, ktoré sa podarí importovať. Dôrazne odporúčame, aby ste si najprv z IS ČUS členskú databázu exportovali do súboru ako zálohu.

Dátová komunikácia v IS ČUS (export a import) prebieha vždy samostatne za každý oddiel (šport). Organizácie (spravidla TJ), ktoré majú viac oddielov/športov, preto musia export z EOS vykonať za každý samostatne a potom ich samostatne importovať k jednotlivým oddielom.

Prehľad stĺpcov pre import – povinné údaje

• Jméno – krstné meno

• Příjmení – priezvisko

• Rodné číslo – formát čísla bez lomky, nie je povinné pre cudzincov

• Občan čr – 1 = občan ČR, 0 = cudzinec *1)

• Datum narození – formát DD.MM.RRRR, povinné pre cudzincov

• Pohlaví – Z = žena, M = muž

• Role – 3 = Ostatní; 2 = Aktivní sportovec; 1 = Aktivní sportovec v soutěžích *2) (neprenáša sa z EOS – nutné doplniť ručne v CSV)

• ID systému – NEUPRAVOVAT – Interné ID systému ČUS, pri nových členoch sa nezadáva – doplní si IS ČUS *4)

Prehľad stĺpcov pre import – nepovinné údaje

• Město – názov mesta / obce

• Městská část – mestská časť

• Ulice – názov ulice

• Čp – súpisné číslo

• Čo – Orientačné číslo

• Psč – PSČ

• Telefon – telefón na člena alebo jeho zástupcu

• Email – e-mailová adresa člena alebo jeho zástupcu

• Sportovec od – dátum, od ktorého je osoba evidovaná ako športovec *3) (EOS nastaví dátum vyplnený v poli "Členom od")

• Sportovec četnost – počet športovaní týždenne (neprenáša sa z EOS – nutné doplniť ručne v CSV)

• Je trenér – je fyzická osoba tréner? 1 = ÁNO, 0 = NIE (EOS nastaví 1, ak je vyplnené pole "Správca tímu od")

• Je rozhodčí - je fyzická osoba rozhodca? 1 = ÁNO, 0 = NIE (neprenáša sa z EOS – nutné doplniť ručne v CSV)

• Trenér od – dátum, od ktorého je fyzická osoba evidovaná ako tréner *3) (EOS nastaví dátum vyplnený v poli "Správca tímu od")

• Trenér četnost – počet trénovaní týždenne (neprenáša sa z EOS – nutné doplniť ručne v CSV)

• ID člena ve svazu – interné číslo zväzu, ak je pridelené

• Štítky oddílu – interné štítky oddielu

• Poznámka – ľubovoľná poznámka

V prípade, že na doplnenie potrebujete aj podrobný prehľad dochádzky alebo udalostí, môžete si ich ľahko vyexportovať v Manažment > Udalosti > Ďalšie > Export.

Poznámky:

1) Do IS ČUS sa prenáša iba informácia, či je osoba občan ČR, alebo cudzinec. Národnosť sa pri cudzincoch do IS ČUS neimportuje, môžete si ju následne upraviť ručne priamo v IS ČUS.

2) Definícia "Role" pre "Aktivní sportovec v soutěžích" je v prípade ČUS odlišná od definície NSA a nijako nesúvisí s dotačnou výzvou NSA.

3) Z polí "Členom od" a "Správca tímu od" v detaile člena musí byť vyplnené iba jedno, teda "Členom od" pre športovcov alebo "Správca tímu od" pre trénerov.

4) Interné ID pochádzajúce z IS ČUS sa podľa manuálu k IS ČUS nemá meniť. Testovaním bolo overené, že ak sa importuje člen, ktorý už v IS ČUS existuje, tak sa úspešne importuje aj v prípade, že pole "ID systému – NEUPRAVOVAT" nebude vyplnené.

Všeobecné pravidlá pre CSV

• Ak súbor otvárate napr. v aplikácii Excel, nenechávajte vykonávať žiadne prevody dát.

• Nemeňte nijako štruktúru dokumentu, teda formát buniek, záhlavie či poradie stĺpcov. Zmena šírky stĺpca nevadí.

• Kódovanie textu je UTF-8. Pri ukladaní súboru zvoľte CSV vo variante UTF-8, ak vám to program ponúkne.