Export pre Rejstřík sportu NSA

Stručný postup

1. Pripravte si zoznam členov a skontrolujte údaje, ktoré sa do Rejstříku sportu (RS) prenášajú.

2. Vyfiltrujte si členov, ktorých budete chcieť z EOS do RS exportovať, a vykonajte export dát.

3. Skontrolujte si vyexportované dáta a doplňte či upravte vybrané údaje.

4. Otvorte si RS a vykonajte import dát.

Z vlastnej skúsenosti s importom dát do RS odporúčame nových členov pridávať už v priebehu roka, a nie iba jedným importom pred podaním žiadosti. Tzn. členov novo zaregistrovaných do EOS rovno zadať aj do RS (či už jednotlivo, alebo importom). Tak budete mať istotu, že členovia boli v RS overení (nájdení v registri obyvateľov), a budete mať priestor získať prípadné správne osobné údaje včas. Pred samotným podaním žiadosti len vykonáte aktualizačný import s počtom tréningov a súťaží jednotlivých členov.

Postup krok za krokom

Nižšie nájdete podrobné kroky a tipy, ako vykonať export z EOS, ale aj ako na import do RS.

Skôr než začnete s exportom

• Pripravte si zoznam členov, ktorých budete chcieť do RS importovať. Nemusia to byť všetci členovia z vašej databázy. Odporúčame všetkých členov – teda športovcov aj trénerov, ktorých v RS evidujete, označiť štítkom. Štítky môžete v Manažment > Členovia priradiť hromadne a potom podľa nich filtrovať pre export.

• Skontrolujte si údaje pri všetkých členoch, ktoré sa do RS prenášajú, aby ste predišli chybám pri importe a validácii v RS. Skontrolujte najmä položky, ktoré sú v zozname polí nižšie označené ako povinné.

Ak zistíte, že potrebujete niektoré údaje doplniť/aktualizovať a nepoznáte ich, môžete si dáta od aktívnych členov ručne vyžiadať. Túto možnosť nájdete v Manažment > Členovia > detail člena alebo ako hromadnú akciu v Členoch. Člen tak po prihlásení do platformy/aplikácie bude musieť prejsť kompletnou kontrolou údajov.

Export dát z EOS

• Vyberte členov, ktorých chcete exportovať. Ak nebudete exportovať všetkých, výber môžete vykonať pomocou filtrov na nastavený štítok.

  

  Zafiltrovaný pohľad na databázu členov si môžete uložiť na budúce použitie.

• Kliknite na tlačidlo exportu v module Členovia a zvoľte Typ exportu Rejstřík NSA a Formát exportu CSV.

Kontrola a úprava dát

• Otvorte si vyexportovaný súbor (napr. v aplikácii Excel alebo Numbers).

  

  Pri otváraní môžete dostať na výber, či chcete vykonať prevod dát – zvoľte Neprevádzať. Je možné, že pri niektorých verziách táto možnosť nebude zobrazená. Potom je nutné upraviť kódovanie textu v rozšírených nastaveniach na: Stredoeurópske (Windows Latin 2).

• Skontrolujte, že všetci občania ČR majú uvedené Rodné číslo a všetci cudzinci Dátum narodenia a Bydlisko. Prípadné chyby opravte v EOS a vykonajte export znovu.

• Skontrolujte, že sú príznakom správne označení športovci a tréneri, vrátane dátumu „Od“.

• Skontrolujte druh športu, frekvenciu športovania a zaradenie do súťaží. Chýbajúce v tabuľke doplňte.

• Ak je člen športovcom aj trénerom súčasne, je nutné jeho záznam duplikovať (skopírovať riadok) a upraviť políčka (bunky) na každom riadku prislúchajúce iba jeho role.

• Ak ste vykonali nejaké úpravy, zmeny uložte.

Import do RS

Pred zahájením importu odporúčame zmeniť názov súboru tak, aby obsahoval napr. poradové číslo. Ak by ste v RS vykonávali import znovu, nesmie mať novo importovaný súbor rovnaký názov ako niektorý predchádzajúci.

• Po vykonaní importu skontrolujte, ktoré záznamy (členov) RS prijal a ktoré odmietol ako chybné. Zoznam chybných záznamov je možné z RS exportovať a podrobiť kontrole.

• Následne môžete importný súbor opraviť, upraviť jeho názov tak, aby bol pre RS unikátny, a znovu vykonať import.

• Ak sa niektorého člena nepodarí importovať, skúste ho do RS zadať ručne.

Prehľad stĺpcov pre import – povinné údaje

• JMENO – krstné meno *1)

• PRIJMENI – priezvisko *1)

• RODNE_CISLO – formát čísla bez lomky, nie je povinné pre cudzincov

• OBCANSTVI – kód občianstva, musí zodpovedať číselníku RS

• DATUM_NAROZENI - formát DD.MM.RRRR, povinné pre cudzincov

• POHLAVI – Ž = žena, M = muž – povinné iba pre novo registrovaných, inak musí byť zhodné s existujúcim záznamom

• NAZEV_OBCE – povinné pre cudzincov *2)

• CISLO_POPISNE – povinné pre cudzincov *2)

  

  Narazili sme na výnimočné prípady týkajúce sa evidenčného čísla, keď v EOS je adresa v tvare napr. Slovenská ev. č. 25; Karlovy Vary; 36001, a číslo sa v overenej adrese podľa RÚIAN do poľa CISLO_POPISNE zapíše vrátane frázy "ev.č.". To bohužiaľ RS vyhodnotí ako chybu, ktorú je potrebné opraviť v súbore ručne – vymazať z poľa všetok text a ponechať iba samotné číslo.

• PSC – povinné pre cudzincov *2)

• SPORTOVEC – je fyzická osoba športovec? 1 = ÁNO, 0 = NIE *3) (EOS nastaví 1, ak je vyplnené pole "Členom od")

• SPORTOVCEM_OD – dátum, od ktorého je osoba evidovaná ako športovec, povinné pre športovcov *3) (EOS nastaví dátum vyplnený v poli „Členom od“)

• SPORTOVEC_DRUH_SPORTU – číslo druhu športu podľa číselníka NSA, ak sa nedá zaradiť, potom kód 999, povinné pre športovcov *4) (neprenáša sa z EOS – nutné doplniť ručne v CSV)

• SPORTOVEC_CINNOST_OD – dátum, od ktorého osoba zahájila aktivitu v príslušnom športovom odvetví, povinné pre športovcov ^*3) (EOS nastaví dátum vyplnený v poli „Členom od“)

• SPORTOVEC_UCAST_SOUTEZE_POCET – číslo = Počet súťažných dní (0 = nezúčastňuje sa súťaží) Dôležité pre správne zaradenie do dotačnej kategórie NSA *5) (nutné doplniť ručne v CSV, alebo využiť možnosť exportu Udalostí a dáta si následne pripojiť)

• TRENER – je fyzická osoba tréner? 1 = ÁNO, 0 = NIE *3) (EOS nastaví 1, ak je vyplnené pole "Správca tímu od")

• TRENEREM_OD – dátum, od ktorého je fyzická osoba evidovaná ako tréner, povinné pre trénerov *3) (EOS nastaví dátum vyplnený v poli "Správca tímu od")

• TRENER_DRUH_SPORTU – číslo druhu športu podľa číselníka NSA, ak sa nedá zaradiť, potom kód 999, povinné pre športovcov *4) (neprenáša sa z EOS – nutné doplniť ručne v CSV)

• TRENER_CINNOST_OD – dátum, od ktorého osoba zahájila aktivitu v príslušnom športovom odvetví, povinné pre trénerov ^*3) (EOS nastaví dátum vyplnený v poli "Správca tímu od")
  
  

Prehľad stĺpcov pre import – nepovinné údaje

• TITUL_PRED

• TITUL_ZA

• NAZEV_CASTI_OBCE *2)

• NAZEV_ULICE *2)

• CISLO_ORIENTACNI *2)

• SPORTOVCEM_DO – Ak členstvo trvá, toto pole sa nevypĺňa (v opačnom prípade EOS nastaví dátum vyplnený v poli „Členom do“)

• SPORTOVEC_CETNOST – Počet športovaní týždenne (celé číslo), Dôležité pre správne zaradenie do dotačnej kategórie NSA *5) (neprenáša sa z EOS – nutné doplniť ručne v CSV, ide o predikciu na nasledujúce obdobie )

• SPORTOVEC_CINNOST_DO – Ak členstvo trvá, toto pole sa nevypĺňa (v opačnom prípade EOS nastaví dátum vyplnený v poli „Členom do“)

• TRENEREM_DO – Ak členstvo trvá, toto pole sa nevypĺňa (v opačnom prípade EOS nastaví dátum vyplnený v poli „Správca tímu do“)

• TRENER_CETNOST - Počet trénovaní týždenne (celé číslo) (neprenáša sa z EOS – nutné doplniť ručne v CSV, ale nie je povinné)

• TRENER_CINNOST_DO – Ak členstvo trvá, toto pole sa nevypĺňa (v opačnom prípade EOS nastaví dátum vyplnený v poli „Správca tímu do“)

• EXT_ID – Vlastný identifikátor športovej organizácie

• SVAZ_ICO_SKTJ – Vypĺňajú iba športové zväzy

V prípade, že na doplnenie potrebujete aj podrobný prehľad dochádzky alebo udalostí, môžete si ich ľahko vyexportovať v Manažment > Udalosti > Ďalšie > Export.

Poznámky:

1) Meno a Priezvisko je v RS kontrolované na register obyvateľov. Meno musíte mať v EOS zapísané presne tak, ako je v matrike, teda v občianskom preukaze či rodnom liste. Pozor na viacero krstných mien (niekedy nemusia byť zapísané) či mená pri cudzincoch, keď musia zodpovedať záznamu víza alebo položke "matriční záznam" na karte povolenia na pobyt.

2) Adresa musí zodpovedať adrese trvalého pobytu a je kontrolovaná na register adries. Túto kontrolu na register vykonáva aj EOS. Ak adresa zadaná v EOS zodpovedá registru, je pri nej uvedené "Overená adresa".

3) Polia "Členom od" a "Správca tímu od" v detaile člena – musí byť vyplnené iba jedno, teda Členom od pre športovcov alebo "Správca tímu od" pre trénerov, príp. obe, ak je osoba súčasne športovcom aj trénerom.

4) "Číselník druhu sportů" NSA si môžete stiahnuť na webe: https://rejstriksportu.cz/dashboard/public/dokumentace – v sekcii "Formulář pro vyplnění sportovců a trenérů".
Ak má člen viac než jeden druh športu (novinka od roku 2024), je potrebné, aby pre daného športovca bolo v importnej tabuľke toľko riadkov, koľko má športov, a líšiť sa bude iba druh športu, frekvencia tréningov a počet súťaží.

5) Nastavenie "Sportovec v soutěžích" a "Četnost tréninků" je nutné vyplniť vždy v súlade s podmienkami aktuálnej dotačnej výzvy NSA. Za správnosť zodpovedá vždy žiadateľ o dotáciu.

6) Ak sa pri vašom športovcovi / trénerovi líšia dátumy „Zahájení / ukončení členství (evidence)“ od dátumov „Zahájení / ukončení činnosti“, potom ich musíte v exporte upraviť manuálne.

Všeobecné pravidlá pre CSV

• Ak súbor otvárate napr. v aplikácii Excel, nenechávajte vykonávať žiadne prevody dát.

• Ak je kód vášho športového odvetvia zameniteľný s dátumovým zápisom, potom ho Excel automaticky prevedie na dátumový formát. Napr. kód 9.12 prevedie na 09.XII – je nutné ručne všetky takéto kódy zadávať s úvodným apostrofom, ktorý ponechá zápis v textovom formáte.

  

• Nemeňte nijako štruktúru dokumentu, teda formát buniek, záhlavie či poradie stĺpcov. Zmena šírky stĺpca nevadí.

• Kódovanie textu je UTF-8. Pri ukladaní súboru zvoľte CSV vo variante UTF-8, ak vám to program ponúkne.