Prístup do platformy EOS je možný na základe e-mailovej adresy a vytvoreného hesla. EOS rozlišuje dva druhy prístupov – prístup člena a prístup zástupcu. Člen samotný má teda svoj vlastný prístup (ak už má svoju mailovú adresu) a jeho zástupcovia, typicky rodičia, majú do platformy tiež svoje vlastné prístupy. Sú potom k členovi, ktorého zastupujú, pridružení.
Veky, od ktorých má platforma považovať člena za plnoletého, môže mať každá organizácia nastavené ľubovoľne. Východiskový stav dvoch zásadných vekov je 16 (tzv. vek na zmenu údajov) a 19 rokov (rozhodný vek). Vekové nastavenia pre vašu platformu si môžete skontrolovať a nastaviť v časti Manažment > Nastavenia > Členovia > Typy členov > Zástupcovia.
Je to hranica, po ktorej dovŕšení môže člen sám meniť svoje kontaktné a iné údaje, resp. zasielať požiadavky na ich zmenu. Tiež je to vek, od ktorého za seba člen môže udeľovať súhlasy (to však závisí od nastavenia konkrétneho súhlasu). S tým súvisí to, že hneď ako je člen pod touto vekovou hranicou, je pre prvé prihlásenie do platformy potrebný prístup zástupcu, ktorý údaje a súhlasy vyrieši. Preto je tiež pri prvom importe členov potrebné, aby ste pri deťoch pod touto hranicou naimportovali ako kontaktnú mailovú adresu e-mail zástupcu. Ten prejde procesom a potom môže sám pozvať svoje dieťa, príp. to môže urobiť niekto zo správy organizácie.
Ide o hranicu plnoletosti pre účely platformy EOS – teda vek, do ktorého dovŕšenia sú pri členovi vyžadované kontaktné údaje aspoň na jedného zástupcu.
Keď vezmeme do úvahy východiskové vekové hranice 16 a 19 rokov, sú možné tieto varianty:
člen starší ako 19 rokov má svoj členský prístup a nepotrebuje ani uvádzať zástupcu.
člen medzi 16 a 19 rokmi má svoj členský prístup a musí uviesť aspoň jedného zástupcu, ktorý môže, ale nemusí mať svoj aktívny zástupcovský prístup.
člen mladší ako 16 rokov má svoj členský prístup a musí uviesť aspoň jedného zástupcu, ktorý musí mať tiež svoj aktívny zástupcovský prístup.
člen mladší ako 16 rokov nemá členský prístup, zastupuje ho jeden alebo viac zástupcov, ktorí majú každý svoje vlastné prístupy.
Spravuje sa v detaile člena v Manažment > Členovia. Na riadku s názvom Používateľ člena môžete vidieť:
Tlačidlo Pozvať člena (keď nemá vytvorený prístup a nikto mu ani nezaslal pozvánku).
Žlto zafarbenú e-mailovú adresu (bola mu poslaná pozvánka, ale ešte pozvánkou neprešiel (pri nabehnutí myšou na túto adresu sa zobrazí aj dátum a čas odoslania pozvánky). Tento stav ukazuje aj žltá bodka vedľa mena člena vo výpise členov.
Zeleno zafarbenú e-mailovú adresu (člen má vytvorený aktívny používateľský prístup). Jediné, čo mu môže brániť v prihlásení, by bola situácia, keď ide o dieťa, za ktoré sa najskôr musí prihlásiť jeho zástupca (pozri vyššie).
Ak sa niečo nepodarilo (niekedy sa stáva, že rodič si omylom cez pozvánku vytvorí členský prístup namiesto rodičovského), je možné tu pozvánku zrušiť a poslať znovu, príp. úplne odobrať členský prístup a začať znovu.
Ak je členovi menej, než je rozhodný vek, nájdete v detaile člena dole správu zástupcov. Tam sa objaví zástupca, ktorý dostal za člena pozvánku, ktorou prešiel a vybral v nej, že je zástupca. Príp. tu rodiča môžete vytvoriť aj ručne a pozvánku mu poslať. Člen môže mať viac zástupcov, pričom každý má svoj vlastný prístup. Pri nabehnutí na ikonku pred menom zástupcu uvidíte informáciu, či už zástupca má, alebo nemá vytvorený svoj používateľský účet, prípadne či mu už bola poslaná pozvánka. Zvlášť pri členoch medzi vekom na zmenu údajov a rozhodným vekom tu môžu byť zástupcovia, ktorí nemajú svoj aktívny prístup – iba tam o nich máte záznam s kontaktmi (červená ikonka). Hneď ako člen prekročí hranicu rozhodného veku, nie je už vyžadované, aby pri sebe mal záznam o zástupcovi.
Ak je nejaký váš člen (športovec, tréner, sekretár) zároveň aj zástupca dieťaťa, ktoré je tiež členom organizácie, stačí tomuto zástupcovi na všetko iba jeden používateľský účet. Stačí, keď je do platformy pozvaný ako za seba, tak za dieťa pod rovnakou mailovou adresou. Účty sa spárujú a zástupca sa bude môcť medzi sebou a dieťaťom ľahko prepínať.
Platí to isté ako v predchádzajúcom odseku – jeden zástupca môže byť pod rovnakou mailovkou priradený k viacerým deťom a potom sa medzi nimi prepínať.
Rozoslané pozvánky (a ďalšie maily z platformy) môžete prehľadne sledovať v položke Log e-mailov. Tam uvidíte aj to, či boli v poriadku doručené a prečítané.
