Powołania/Zaproszenia

Lokalizacja modułu

Aby uzyskać dostęp do modułu, przejdź do Zarządzanie > Wydarzenia.

Zastosowanie powołań (zaproszeń)

Główna różnica w porównaniu z ogólnymi wydarzeniami i innymi rodzajami wydarzeń polega na tym, że administratorzy zespołów/platformy powołują konkretne osoby, nawet spoza drużyn, a nie zapraszają całe drużyny. Wybrane osoby potwierdzają lub odrzucają powołanie. Ponadto potwierdzonych uczestników nie trzeba już dodatkowo zatwierdzać, a jeśli powołanie jest połączone z płatnością, dokumenty dotyczące płatności są wysyłane potwierdzonym uczestnikom od razu po zaakceptowaniu nominacji.

Można też najpierw stworzyć ogólne wydarzenie bez śledzenia obecności (uczestnicy wybierają „jestem zainteresowany” / „nie jestem zainteresowany”, co pozwala zweryfikować zainteresowanie terminem/wydarzeniem). Następnie takie ogólne wydarzenie można przekształcić w nominację i automatycznie nominować osoby, które wyraziły zainteresowanie.

Tworzenie nowej powołania

• Kliknij przycisk z ikoną „+”.

• Wybierz „Nowe wydarzenie”, a następnie „Powołanie” lub bezpośrednio „Powołanie”.

Dla kogo jest wydarzenie

• Wybierz drużyny, których dotyczy powołanie. Po utworzeniu wydarzenia powołasz poszczególnych członków tych drużyn w zakładce Uczestnicy.

Wybór drużyn decyduje o tym, że wydarzenie pojawi się w kalendarzu na ściance wybranych drużyn, choć jest przeznaczone dla pojedynczych osób (ustawienie „Pokaż wydarzenie w kalendarzu na ściance”).

Ten rodzaj wydarzenia nie może mieć ustawienia „Dla całej organizacji”. Jeśli chcesz wyświetlić wydarzenie na ściance wszystkich drużyn, wybierz je wszystkie osobno.

Dane podstawowe

• Rodzaj wydarzenia – wybierz spośród typów utworzonych w Ustawienia > Wydarzenia > Rodzaj wydarzeń.

  Rodzaje wydarzeń

  Utwórz i skonfiguruj własne rodzaje wydarzeń odpowiednie dla Twojej organizacji. Będziesz je przypisywać do poszczególnych wydarzeń, które będą się zachowywać zgodnie z parametrami ustawionymi w poszczególnych rodzajach.

  

  Dla powołania można wybrać tylko taki typ wydarzenia, dla którego nie jest monitorowana frekwencja.
  

  Jeśli przypiszesz powołaniu rodzaj wydarzenia bez śledzenia obecności, a później włączysz ją dla tego typu, uczestnicy nie będą mogli się na takie wydarzenie zapisywać – przy próbie zapisania pojawi się błąd.

• Nazwa – nazwa wydarzenia wyświetlana zainteresowanym.

• Krótki opis – miejsce na podstawowe informacje widoczne w sekcji Członkowskiej bez konieczności otwierania szczegółów wydarzenia.

• Opis na publiczne ekrany – przy użyciu funkcji Publiczne ekrany można dodać opis, który będzie wyświetlany na publicznym ekranie.

• Początek i koniec (data i godzina wydarzenia).

• Miejsce

  • wybierz miejsce wcześniej utworzone w sekcji Zarządzanie > Miejsca

    Mapa miejsc

    Utwórz mapę własnych miejsc, do których możesz przypisywać do wydarzeń.

  • po zaznaczeniu „Wypełnij miejsce ręcznie” możesz wpisać dowolne własne miejsce

• Opis – miejsce na bardziej szczegółowe informacje o wydarzeniu.

Parametry do zapisania się

• Ustal pojemność (nieograniczona lub konkretna liczba wraz z liczbą rezerwowych).

  

  Jeśli pojemność jest pełna, a ktoś z uczestników, którzy powołanie zaakceptowali, później je odrzuci lub zostanie odrzucony przez administratora, pierwszy potwierdzony rezerwowy automatycznie przejdzie do głównych uczestników. Jeśli nie ma rezerwowych, administrator może po prostu powołać kolejnych członków.

• Ustaw datę, od kiedy do kiedy będzie można przyjmować/odrzucać powołania. Jeśli data nie zostanie ustawiona, zapisy odbywają się od aktywacji wydarzenia do jego rozpoczęcia.

Bonus dla uczestników

Wybierz typ bonusu, który członkowie otrzymają za udział:

• brak

• za udział – kwota nie jest zależna od długości wydarzenia

• za godzinę – końcowa kwota jest liczona według długości trwania wydarzenia

• Przy wyborze „za udział” lub „za godzinę” trzeba wybrać Konto Członkowskie, na które po zakończeniu wydarzenia i potwierdzeniu udziału zostanie przyznany bonus.

• Następnie wpisz wysokość bonusu (w złptych lub punktach – według ustawień Konta Członkowskiego).

Automatické akce

• Generowanie płatności – przypisz konkretną grupę płatności, do której każdemu potwierdzonemu uczestnikowi zostanie wygenerowana płatność.

  

  Najpierw należy utworzyć i ustawić grupę płatności, dopiero potem przypisać ją do powołania. Grupę utwórz pustą, a płatnicy będą do niej automatycznie dopisywani w miarę potwierdzania udziału.

  Płatności

  Platforma EOS umożliwia utworzenie reguł płatności dla członków, rejestrowanie wszystkich płatności przychodzących, generowanie potwierddzeń, tworzenie raportów i eksportów. Wszystko to z połączeniem z bankowością internetową w celu automatycznego dopasowywania płatności z konta.

  

  Można przypisać do wydarzenia więcej niż jedną płatność – np. osobno płatność zaliczkową i główną, z różnymi terminami płatności. W tym celu trzeba utworzyć różne grupy płatności i przypisać je do powołania.

• Można przypisać do wydarzenia więcej niż jedną płatność – np. osobno płatność zaliczkową i główną, z różnymi terminami płatności. W tym celu trzeba utworzyć różne grupy płatności i przypisać je do powołania.

• Jeśli do powołania przypiszesz płatność, możesz dodać także opcję Dobrowolnej składki. Po potwierdzeniu zainteresowania wydarzeniem członek zobaczy prośbę o dobrowolną składkę. Będzie mógł wpisać dowolną kwotę, o którą automatycznie zwiększy się wygenerowana płatność.

Dodatkowe ustawienia

• Lista uczestników widoczna dla członków (nie dotyczy administratorów drużyn – oni zawsze widzą usprawiedliwienia wraz z powodem):

  • nie – zwykli członkowie nie widzą, kto uczestniczy w wydarzeniu, a kto nie

  • tak, bez usprawiedliwień – członkowie widzą, kto uczestniczy, a kto nie, ale nie widzą powodów nieobecności

  • tak, wraz z usprawiedliwieniami – członkowie widzą uczestników i nieobecnych oraz powody nieobecności

• Pozwól na komentarze do wydarzenia – po zaznaczeniu członkowie mogą dodawać komentarze.

• Pokaż wydarzenie w kalendarzu na ścianki– po zaznaczeniu wydarzenie wyświetla się w kalendarzu drużyn wybranych w sekcji „Kto zobaczy wydarzenie”. W przeciwnym razie wydarzenie widoczne jest tylko w sekcji Członkowskiej pod pozycją E-zapisy.

  E-zapisy, powołania, organizacja

  E-zapisy, powołania i organizacja inne rodzaje wydarzeń na platformie EOS.

Powiadomienia

• Ustaw przypomnienie przed wydarzeniem – jak długo przed jego rozpoczęciem uczestnicy mają dostać powiadomienie:

  • nie przypominać nikomu

  • przypomnieć uczestnikom i tym, którzy nie wyrazili opinii – przypomnienie dostaną wszyscy, którzy potwierdzili udział i ci, dla których wydarzenie jest przeznaczone, ale jeszcze się nie wypowiedzieli

  • przypomnieć tylko tym, którzy się nie wyrazili

Powołanie/Zaproszenie zostanie utworzone jako nieaktywne wydarzenie – nikt go jeszcze nie zobaczy. Dopiero po utworzeniu musisz powołać/zaprosić członków. Po aktywacji wydarzenia powiadomienia zostaną wysłane do członków, a wydarzenie pojawi się w ich kalendarzu.

Powołanie uczestników

• Zaraz po utworzeniu wydarzenia trafisz do szczegółów uczestników. Należy wybrać konkretne osoby, które chcesz zaprosić.

• Powołaj według drużyny – wybierz sezon, drużynę i zaznacz członków.

  

  Jeśli chcesz powołać członków z więcej niż jednej drużyny, wybierz najpierw jedną drużynę i potwierdź wybranych członków. Dopiero potem wybierz kolejną drużynę itd.

  • Powołaj wyszukiwaniem – wyszukaj członka po imieniu i/lub nazwisku niezależnie od drużyny.

  • W obu przypadkach można powołać członków jako rezerwowych – wystarczy zaznaczyć „Dodaj do rezerwowych” przed potwierdzeniem.

  • Po zakończeniu kliknij Aktywuj wydarzenie, aby rozesłać powiadomienia i pokazać wydarzenie w kalendarzu nominowanym.

  

  Aktywacji możesz dokonać też później w szczegółach wydarzenia lub przełącznikiem na liście powołań.

Szczegóły wydarzenia i załączniki

• Kliknięcie nazwy wydarzenia na liście powołań otwiera szczegóły ze wszystkimi informacjami.

• W sekcji Załączniki lub poprzez przycisk Więcej > Załączniki możesz dodać pliki lub dokumenty już załadowane do platformy. Załączniki są widoczne do pobrania dla zainteresowanych i uczestników.

  Dokumenty

  Udostępniaj dokumenty poszczególnym zespołom. Wybierz, czy będą przeznaczone dla zwykłych członków,kadry trenerskiej, czy tylko dla administratorów organizacji. Dokumenty są następnie wyświetlane w sekcji członkowskiej.

Zarządzanie uczestnikami

• Członkowie widzą swoje powołania/zaproszenia w sekcji Członkowskiej w zakładce Powołania (lub Zaproszenia).

• Administratorzy platformy/wydarzeń zarządzają zapisanymi uczestnikami w Zarządzanie > Wydarzenia > Powołania > Szczegóły wydarzenia > Uczestnicy.

• Można filtrować uczestników według statusu: wszyscy powołani, bez odpowiedzi, potwierdzeni, odrzuceni, rezerwowi. Można też wyszukiwać.

• Po kliknięciu na menu kontekstowe (trzy kropki) przy uczestniku można:

  • odrzucić udział

  • potwierdzić udział (w imieniu członka)

  • oznaczyć jako rezerwowego lub zdjąć ten stanu

  • usunąć uczestnika

  Powiadomienia o wydarzeniach

  Platforma EOS wysyła wszystkim członkom szereg powiadomień – w tym dotyczących wydarzeń. Powiadomienia są wysyłane do aplikacji mobilnej oraz na e-mail.

• Niektóre działania można wykonywać masowo, zaznaczając uczestników i używając przycisku Masowe akcje.

  • Máte k dispozici standardní akce jako u jednotlivých účastníků.

  • Navíc je tu možnost hromadně vygenerovat platby.

    

    Jeśli powołanie jest powiązane z płatnością, jest ona automatycznie generowana dla potwierdzonych uczestników. Masowe akcje pomagają też przy przypisaniu płatności później lub w razie zapomnienia przypisania.

• Dodatkowe akcje dostępne pod przyciskiem Więcej:

  • dodaj uczestników do wiadomości e-mail (do wcześniej utworzonej kampanii mailingowej)

    Mailing

    Rozsyłaj e-maile masowo lub tylko do poszczególnych członków. Następnie śledź statystyki o dostarczeniu i kto otworzył e-mail.

  • Eksportuj uczestników

W trakcie aktywności wydarzenia można w każdej chwili powoływać kolejnych członków. Zmiana statusu między rezerwowym a potwierdzonym wysyła automatyczne powiadomienie do członka.

Inne akcje i możliwości

• Przejdź do Wydarzenia > Więcej > Powołania.

• Zakładkami możesz filtrować wydarzenia według statusu:

  • Aktywne zapisy

  • Nadchodzące

  • Zakończone

• Kliknięcie ikony wydarzenia pokazuje podgląd z informacjami i akcjami.

• Dostępny jest przełącznik do szybkiej aktywacji/dezaktywacji powołania.

• Po kliknięciu menu kontekstowego (trzy kropki) dostępne są m.in.:

  • Kopiuj wydarzenie – do szybkiego utworzenia podobnego

  • Edytuj – możliwość zmiany dowolnych danych, z opcją wysłania powiadomienia o zmianie do członków

  • Przenieś do innego sezonu – przydatne, jeśli działasz sezonowo, np. powołanie jest na koniec sezonu, a wydarzenie odbywa się w następnym

    Przejście do nowego sezonu/okresu

    Gdy zbliża się nowy sezon/okres, możesz wszystko przygotować na platformie z wyprzedzeniem za pomocą półautomatycznych akcji.

  • Anuluj

    • jeśli w Ustawieniach są zdefiniowane powody anulowania, trzeba wybrać jeden z nich. Można wysłać powiadomienie o anulowaniu do wszystkich zainteresowanych

      

      po anulowaniu wydarzenie w sekcji Członkowskiej będzie widoczne przekreślone z napisem „Anulowano”. Udział nie będzie można już zgłaszać.

      Powody odwołania wydarzeń

      Do odwołania wydarzeń prowadzą różne powody. W tym ustawieniu możesz samodzielnie zdefiniować te powody dla lepszego przeglądu. Gdy już stworzysz powody odwołania, platforma zawsze zapyta o powód podczas akcji odwołania wydarzenia.

      Powiadomienia o wydarzeniach

      Platforma EOS wysyła wszystkim członkom szereg powiadomień – w tym dotyczących wydarzeń. Powiadomienia są wysyłane do aplikacji mobilnej oraz na e-mail.

    • Wyślij powiadomienie o zmianie – do wszystkich zainteresowanych (potwierdzonych i niepotwierdzonych)

    • Usuń – trwale usuwa wydarzenie wraz z uczestnikami

    • Przywróć – dla anulowanych wydarzeń

Inne rodzaje wydarzeń

Uprawnienia i dostęp

• Uprawnienia do zarządzania powołaniami/zaproszeniami wymagają dostępu do modułu Wydarzenia.

• Historia zmian: użytkownicy z dostępem do modułu Logi mogą przeglądać historię wszystkich zmian w dowolnym rekordzie.