Ogólne wydarzenia

Lokalizacja modułu

• Aby przejść do modułu, wejdź do Zarządzanie > Wydarzenia.

Utworzenie nowego ogólnego wydarzenia

• Kliknij przycisk z ikoną „+”.

• Wybierz albo Nowe wydarzenie a następnie Ogólne, albo od razu wybierz Ogólne.

Dla kogo jest przeznaczone wydarzenie

• Wybierz, czy wydarzenie będzie dla całej organizacji czy dla konkretnej drużyny / drużyn.

• Możesz je również ograniczyć tylko do wybranych grup w drużynie, jeśli je masz utworzone.

Podstawowe dane

• Typ wydarzenia – wybierz spośród typów utworzonych w Ustawienia > Wydarzenia > Typy wydarzeń.

  • Od typu wydarzenia zależy również to, czy dla ogólnego wydarzenia będzie śledzona obecność.

    Typy wydarzeń

    Utwórz i skonfiguruj własne rodzaje wydarzeń odpowiednie dla Twojej organizacji. Będziesz je przypisywać do poszczególnych wydarzeń, które będą się zachowywać zgodnie z parametrami ustawionymi w poszczególnych rodzajach.

    Obecność drużyny

    Jako administrator drużyny możesz pracować z obecnością członków – zapisywać ją na poszczególnych wydarzeniach i wyświetlać sobie statystyki przeglądowe.

    

    Dla ogólnego wydarzenia możesz więc wybierać zarówno typy wydarzeń ze śledzeniem obecności, jak i bez niego. W zależności od Twojego wyboru wydarzenie zachowuje się inaczej – przy wydarzeniach z obecnością członkowie i administratorzy mogą wybierać ze zdefiniowanych przez Ciebie opcji uczestnictwa, administratorzy zapisują rzeczywistą obecność i powstają statystyki obecności. Przy wydarzeniach bez obecności uczestnicy mają do wyboru tylko opcje jestem zainteresowany / nie jestem zainteresowany. Przy tak ustawionym ogólnym wydarzeniu po jego rozpoczęciu nie można Zarządzać obecnością i nie powstaje statystyka ani przegląd obecności.

    Definicje udziału

    Utwórz własne rodzaje uczestnictwa/obecności dla wydarzeń związanych z obecnością, z których członek następnie wybiera swoją obecność na wydarzeniu lub kadra trenerska ustawia obecność członka, gdy zapisują obecność na zajęciach.

    Zarządzanie obecnością

    Na wydarzeniach, które mają ustawione śledzenie obecności, członkowie mogą stopniowo się rejestrować, a Ty masz w czasie rzeczywistym przegląd, kto uczestniczy, a kto się usprawiedliwia. Następnie możesz zapisać frekwencję, a ona zostanie zapisana w statystykach drużyny.

• Nazwa – nazwa wydarzenia wyświetlana zainteresowanym

• Krótki opis – miejsce na podstawowe informacje, które są widoczne przy wydarzeniu w Panelu członka bez konieczności otwierania szczegółów wydarzenia

• Opis dla ekranów publicznych – przy korzystaniu z funkcji Ekrany publiczne można dodać opis wydarzenia, który będzie wyświetlany na ekranie publicznym

• Początek i Koniec (data i godzina) wydarzenia

  

  Przy wydarzeniach cyklicznych chodzi o Początek i Koniec pierwszego wydarzenia. Częstotliwość powtarzania ustawisz później.

• Powtarzanie

  • wydarzenie jednorazowe

  • co tydzień

  • co dwa tygodnie (= 1x na 14 dni)

  • co miesiąc (= 1x w miesiącu)

• Koniec powtarzania – wybierz datę ostatniego wydarzenia z serii powtórzeń

• Miejsce

  • wybierzesz miejsce utworzone wcześniej w sekcji Zarządzanie > Miejsca

    Miejsca wydarzeń

    Utwórz mapę własnych miejsc, do których możesz przypisywać do wydarzeń.

  • po zaznaczeniu Wpisz miejsce ręcznie możesz wpisać dowolne własne

• Opis – miejsce na bardziej szczegółowe informacje o wydarzeniu

• Program wydarzenia – tutaj podaj, jaki program będzie miało dane wydarzenie (np. trening). W przypadku wydarzeń cyklicznych program zostanie przepisany do wszystkich powtórzeń. Aby móc go wypełnić, trzeba najpierw włączyć tę opcję przy Typie wydarzenia.

  Program wydarzenia

  Dla każdego wydarzenia można określić program na danym wydarzenia.

Parametry zapisów

• Określ pojemność (nieograniczona albo konkretna liczba wraz z liczbą rezerwowych).

  

  Jeśli pojemność jest pełna i ktoś z zapisanych się wypisze, pierwszy zapisany rezerwowy automatycznie przesunie się do głównych uczestników i otrzyma powiadomienie.

Bonus dla uczestników

• Wybierz typ bonusu, który członkowie dostaną za uczestnictwo:

  • brak

  • za uczestnictwo – kwota nie zależy od długości wydarzenia

  • za godzinę – końcowa kwota jest wyliczana według czasu trwania wydarzenia

• Przy wyborze za uczestnictwo / za godzinę trzeba wybrać Konto członkowskie, na które bonus zostanie zapisany po zakończeniu wydarzenia i potwierdzeniu uczestnictwa.

• Następnie wpisz Wysokość bonusu (w walucie / w punktach – zależnie od ustawień Konta członkowskiego).

Opłata za uczestnictwo

• Określ, czy będzie wymagana opłata:

  • brak

  • za uczestnictwo

• Przy wyborze za uczestnictwo trzeba wypełnić Konto członkowskie, z którego opłata zostanie pobrana

• Następnie wpisz Kwotę.

• Zaznacz Pobierz opłatę z konta członkowskiego automatycznie przy zgłoszeniu uczestnictwa, jeśli chcesz zautomatyzować tę czynność. W przeciwnym razie opłatę potwierdzasz jeszcze po zakończeniu wydarzenia.

Opłata zostanie pobrana już przy zgłoszeniu uczestnictwa, a nie dopiero przy zapisaniu obecności. Kiedy członek wypisze się z wydarzenia, opłata nie jest mu zwracana.

Kwota opłaty dotyczy jednej osoby. Jeśli więc masz za dane wydarzenie kwotę łączną, trzeba ją wcześniej rozdzielić między uczestników i podać tutaj cenę na osobę. Np. cena treningu to 600 Kč, przy dwóch uczestnikach trzeba wpisać wysokość opłaty: 300 Kč, przy trzech uczestnikach: 200 Kč itd.

Opłatę za wydarzenie można ustalić tylko przy Typie wydarzenia ze śledzeniem obecności.

Pozostałe ustawienia

• Lista uczestników widoczna dla członków (nie dotyczy administratorów drużyny – ci zawsze widzą usprawiedliwionych wraz z usprawiedliwieniami):

  • nie – zwykli członkowie nie będą widzieć między sobą, kto uczestniczy w wydarzeniu, a kto nie.

  • tak, bez usprawiedliwień – członkowie widzą między sobą, kto uczestniczy w wydarzeniu, a kto nie, ale nie widzą powodu nieobecności.

  • tak, wraz z usprawiedliwieniami – członkowie widzą między sobą, kto uczestniczy w wydarzeniu, a kto nie. Przy usprawiedliwionych widzą też powód.

• Zezwól na komentarze do wydarzenia – po zaznaczeniu członkowie mogą dodawać komentarze do wydarzenia.

• Wyświetlać wydarzenie na stronie internetowej – jeśli korzystasz ze strony internetowej EOS, wydarzenie można wyświetlać także na stronie.

• Automatyczne przypisanie wynagrodzenia administratorowi drużyny / trenerowi – wynagrodzenie administratora drużyny zostanie przypisane automatycznie w momencie zapisania obecności. W przeciwnym razie do przypisania wynagrodzenia na konto członkowskie potrzebny będzie krok ręcznego potwierdzenia. Wysokość wynagrodzenia ustawia się w składzie zespołu / w składzie grupy.

  

  Możliwość automatycznych wynagrodzeń jest tylko przy typie wydarzenia ze śledzeniem obecności. Najpierw trzeba też utworzyć i przypisać rolę administratorom drużyny.

  Administratorzy drużyny

  Moduł umożliwia definiowanie różnych ról dla członków kadry trenerskiej, które można następnie przypisać członkom w module Skład drużyny.

  Tworzenie składu drużyny

  Utwórz skład poszczególnych drużyn – przypisz do drużyn zarówno zwykłych członków, jak i sztab, czyli administratorów drużyny, którzy mają następnie na ściance drużyny w Panelu członka więcej uprawnień.

  Praca z kontami członkowskimi

  Konta członkowskie to wirtualne konta członków organizacji, na które można ręcznie lub automatycznie zapisywać transakcje dodatnie i ujemne. Można w ten sposób rejestrować np. wynagrodzenie lub bonusy dla członków za ich działalność, lub przeciwnie, rejestrować opłaty za uczestnictwo lub kary. Wszystko to za pomocą transakcji tworzonych ręcznie lub automatycznie.

Powiadomienia

• Ustaw Przypomnienie przed wydarzeniem – na ile przed rozpoczęciem wydarzenia powiadomienie przypomni członkom o jego terminie:

  • nie przypominać nikomu

  • przypomnieć uczestnikom i tym, którzy się nie wypowiedzieli – powiadomienie przypominające o wydarzeniu przyjdzie do wszystkich, którzy potwierdzili uczestnictwo + do tych, dla których wydarzenie jest przeznaczone, ale jeszcze się nie wypowiedzieli.

  • przypomnieć tylko tym, którzy się nie wypowiedzieli – powiadomienie przypominające o wydarzeniu przyjdzie tylko do tych, którzy jeszcze nie wypowiedzieli się co do uczestnictwa.

• Wybierz, czy Wysłać członkom powiadomienie o nowym wydarzeniu – przyjdzie od razu, gdy tylko utworzysz wydarzenie, ewentualnie je aktywujesz, jeśli chcesz je aktywować później.

• Przy edycji wydarzenia możesz tutaj wybrać, czy chcesz wysłać powiadomienie o zmianie wydarzenia – przyjdzie do wszystkich, których wydarzenie dotyczy (czyli do wszystkich zapisanych lub niewypowiedzianych uczestników).

Zakończ proces, klikając Utwórz.

Praca z ogólnymi wydarzeniami

Przejdź do Zarządzanie > Wydarzenia, gdzie znajdziesz przegląd wszystkich wydarzeń z możliwością filtrowania, eksportów itp. Wszystkie możliwości możesz poznać w osobnym artykule.

Szczegóły wydarzenia i załączniki

• Klikając nazwę wydarzenia, przejdziesz do jego szczegółów ze wszystkimi informacjami w jednym miejscu.

• W bloku Poszczególne powtórzenia wydarzenia znajdziesz listę wszystkich nadchodzących wydarzeń z serii.

• Klikając Edytuj w bloku Załączniki lub na stronie klikając Więcej > Załączniki, możesz dodać do wydarzenia załączniki – w formie dołączonego pliku lub dokumentu, który masz już wgrany w Platformie. Załącznik jest następnie wyświetlany wszystkim zainteresowanym i uczestnikom do pobrania.

  Tworzenie i udostępnianie dokumentów

  Udostępniaj dokumenty poszczególnym drużynom. Wybierz, czy będą przeznaczone dla zwykłych członków, administratorów drużyny, czy tylko dla zarządu organizacji. Dokumenty wyświetlają się następnie w Panelu członka.

Pozostałe akcje i możliwości

• Po kliknięciu menu kontekstowego (trzy kropki) przy pojedynczym wydarzeniu dostępne są te akcje:

  • Uczestnicy – wyświetli uczestników

    

    Wyświetlą się tylko uczestnicy, którzy aktywnie wypowiedzieli się co do uczestnictwa, a nie ci, od których uczestnictwo jest oczekiwane. Aby zobaczyć kompletny przegląd zarówno aktywnie zgłoszonych uczestników, jak i tych oczekiwanych, którzy się nie wypowiedzieli, przejdź w Panelu członka do szczegółów obecności na wydarzeniu.

    Obecność drużyny

    Jako administrator drużyny możesz pracować z obecnością członków – zapisywać ją na poszczególnych wydarzeniach i wyświetlać sobie statystyki przeglądowe.

• Kopiuj wydarzenie – do szybkiego utworzenia nowego, podobnego wydarzenia

• Edytuj – możliwość edycji wszystkiego w wydarzeniu z opcją zaznaczenia Wysłać członkom powiadomienie o zmianie wydarzenia.

• Historia zmian – jeśli członek ma do tego uprawnienia, wyświetli sobie wszystkie zmiany, które nastąpiły przy danej pozycji

• Przekształcić w inny rodzaj wydarzenia

• Odwołać

  • jeśli w Ustawieniach są utworzone jakieś powody odwołania, trzeba jeden wybrać. Można też wysłać powiadomienie o odwołanym wydarzeniu do wszystkich członków, których dotyczy.

    

    W przypadku odwołania wydarzenia członkowie zobaczą w Panelu członka wydarzenie przekreślone na czerwono z napisem Odwołane. Nie będą już mogli zgłosić uczestnictwa.

    Powody odwołania wydarzeń

    Do odwołania wydarzeń prowadzą różne powody. W tym ustawieniu możesz sam zdefiniować te powody, aby mieć lepszy przegląd. Gdy będziesz mieć utworzone powody odwołania, platforma zawsze przy odwoływaniu wydarzenia zapyta o powód.

    Powiadomienia o wydarzeniach

    Platforma EOS wysyła wszystkim członkom szereg powiadomień – w tym dotyczących wydarzeń. Powiadomienia są wysyłane do aplikacji mobilnej oraz na e-mail.

  • Wraz ze wszystkimi przyszłymi powtórzeniami – w przypadku wydarzenia cyklicznego jako odwołane zostaną oznaczone także wszystkie kolejne powtórzenia danego wydarzenia

  • Wysłać członkom powiadomienie o zmianie – przyjdzie do wszystkich, których wydarzenie dotyczy (czyli do wszystkich zapisanych lub niewypowiedzianych uczestników).

• Usunąć

  • bez śladu usuwa całe wydarzenie wraz z uczestnikami

  • Wraz ze wszystkimi przyszłymi powtórzeniami – w przypadku wydarzenia cyklicznego usunięte zostaną także wszystkie kolejne powtórzenia danego wydarzenia

Pozostałe rodzaje wydarzeń

Uprawnienia i dostęp

• Uprawnienia do zarządzania: Do zarządzania wydarzeniami wymagane jest uprawnienie do modułu Wydarzenia.

• Historia zmian: Użytkownicy z dostępem do modułu Logi mogą wyświetlić historię wszystkich zmian dokonanych w dowolnym rekordzie.