Organizacja wydarzeń

Lokalizacja modułu

Aby uzyskać dostęp do modułu, przejdź do Zarządzanie > Wydarzenia.

Zastosowanie opcji „Organizacja wydarzenia”

Typowe zastosowanie to np. sprzątanie lub pomoc przy organizacji jakiegokolwiek wydarzenia – meczu, turnieju, konferencji itp. Główna różnica w porównaniu do e-zapisu lub powołania/zaproszenia polega na tym, że nie ma tu możliwości powiązania wydarzenia z płatnością wymaganą od uczestników. Nadal jednak dostępna jest kluczowa funkcja ustawienia bonusu (w pieniądzach lub punktach), który zostanie przypisany do konta członkowskiego za pomoc.

Utworzenie nowej Organizacji wydarzenia

• Kliknij przycisk z ikoną „+”.

• Wybierz „Nowe wydarzenie”, a następnie „Organizacja wydarzenia” lub od razu wybierz „Organizacja wydarzenia”.

Podstawowe informacje

• Typ wydarzenia – wybierz spośród typów utworzonych w Ustawieniach > Wydarzenia > Typy wydarzeń.

  Rodzaje wydarzeń

  Utwórz i skonfiguruj własne rodzaje wydarzeń odpowiednie dla Twojej organizacji. Będziesz je przypisywać do poszczególnych wydarzeń, które będą się zachowywać zgodnie z parametrami ustawionymi w poszczególnych rodzajach.

  

  Organizację wydarzenia można utworzyć wyłącznie dla typu wydarzenia, dla którego nie jest śledzona obecność.
  

  Jeśli przypiszesz do organizacji wydarzenia typ bez śledzenia obecności, ale później włączysz to śledzenie, rejestracja na takie wydarzenie nie będzie możliwa – zainteresowanym pojawi się komunikat o błędzie.

• Nazwa – nazwa wydarzenia widoczna dla zainteresowanych.

• Krótki opis – podstawowe informacje widoczne w sekcji członkowskiej bez konieczności otwierania szczegółów wydarzenia.

• Opis dla ekranów publicznych – jeśli używasz funkcji Ekranów publicznych, możesz dodać opis, który się tam wyświetli.

• Początek i koniec – data i godzina wydarzenia.

• Miejsce – wybierz miejsce zdefiniowane wcześniej w sekcji Zarządzanie > Miejsca lub zaznacz „Wypełnij miejsce ręcznie”, by wpisać własne.

• Opis – miejsce na bardziej szczegółowe informacje o wydarzeniu.

Kto zobaczy wydarzenie

• Wybierz, czy wydarzenie ma być widoczne dla całej organizacji czy dla wybranych drużyn.

• Można też ograniczyć widoczność do konkretnych podgrup (jeśli są utworzone).

Wydarzenie będzie widoczne w sekcji członkowskiej / aplikacji mobilnej w zakładce „Organizacja wydarzenia”. Może też pojawić się w kalendarzu drużyny, jeśli taka opcja została zaznaczona.

Parametry rejestracji

• Pojemność – nieograniczona lub z konkretnym limitem i liczbą rezerwowych.

  

  Jeśli pojemność zostanie wyczerpana, a ktoś z zarejestrowanych zrezygnuje lub zostanie odrzucony, pierwszy rezerwowy automatycznie przesuwa się do głównego składu.

• Termin rejestracji – ustaw datę od–do, kiedy można się zgłaszać. Jeśli nie ustawisz daty, rejestracja będzie możliwa od momentu aktywacji wydarzenia aż do jego rozpoczęcia.

Bonus pro účastníky

• Wybierz typ bonusu przyznawanego za udział:

  • Brak

  • Za udział – stała kwota niezależnie od czasu trwania

  • Za godzinę – kwota wyliczana według długości wydarzenia

  Dla opcji „za udział” lub „za godzinę” należy wybrać konto członkowskie, na które bonus zostanie przypisany po potwierdzeniu obecności.

  Konta członkowskie

  Konta członkowskie to wirtualne konta członków organizacji, na które można ręcznie lub automatycznie zapisywać transakcje dodatnie i ujemne. Można w ten sposób rejestrować np. wynagrodzenie lub bonusy dla członków za ich działalność, lub przeciwnie, rejestrować opłaty za uczestnictwo lub kary. Wszystko to za pomocą transakcji tworzonych ręcznie lub automatycznie.

• Następnie wpisz Wysokość bonusu (w złotych lub punktach – zależnie od ustawień konta członkowskiego).

W organizacji wydarzenia nie można zdefiniować kilku ról czy różnych stawek – szczegóły można podać w polu Opis.

Automatyczne akcje

• Dodanie do drużyny – członek zostanie automatycznie przypisany do wybranej drużyny po potwierdzeniu udziału.

Dodatkowe ustawienia

• Widoczność uczestników dla członków (nie dotyczy menedżerów drużyn, którzy widzą wszystkich):

  • Nie – członkowie nie widzą, kto się zgłosił

  • Tak, bez usprawiedliwień – widzą uczestników, ale nie powody nieobecności

  • Tak, z usprawiedliwieniami – widzą także powody nieobecności

  Komentarze – pozwól członkom komentować wydarzenie.
  Wyświetlanie w kalendarzu – pokaż wydarzenie w kalendarzu drużyn (zgodnie z ustawieniem widoczności).

  E-zapisy, powołania, organizacja

  E-zapisy, powołania i organizacja inne rodzaje wydarzeń na platformie EOS.

• Utwórz wydarzenie jako aktywne – zaznacz, jeśli chcesz od razu je pokazać członkom i umożliwić rejestrację.

Powiadomienia

• Przypomnienie o wydarzeniu – wybierz, komu i kiedy przypomnieć:

  • Nikomu

  • Uczestnikom i niezdecydowanym

  • Tylko niezdecydowanym

• Powiadomienie o nowym wydarzeniu – zostanie wysłane natychmiast po utworzeniu lub aktywacji.
  Powiadomienie o zmianie – możesz je wysłać do wszystkich, których wydarzenie dotyczy.

  Powiadomienia o wydarzeniach

  Platforma EOS wysyła wszystkim członkom szereg powiadomień – w tym dotyczących wydarzeń. Powiadomienia są wysyłane do aplikacji mobilnej oraz na e-mail.

Zakończ proces, klikając Utwórz.

Szczegóły wydarzenia i załączniki

• Kliknięcie w nazwę wydarzenia przenosi do jego szczegółowego widoku, w którym znajdziesz wszystkie najważniejsze informacje w jednym miejscu.

  Klikając w „Edytuj” w bloku Załączniki lub przechodząc do Więcej > Załączniki, możesz dodać do wydarzenia załączniki – jako plik z komputera lub dokument już wcześniej przesłany do Platformy. Załącznik będzie widoczny dla wszystkich zainteresowanych i uczestników jako plik do pobrania.

  Dokumenty

  Udostępniaj dokumenty poszczególnym zespołom. Wybierz, czy będą przeznaczone dla zwykłych członków,kadry trenerskiej, czy tylko dla administratorów organizacji. Dokumenty są następnie wyświetlane w sekcji członkowskiej.

Rejestracja i praca z uczestnikami

• Członkowie widzą odpowiednie wydarzenia w zakładce Organizacja wydarzenia w swojej sekcji członkowskiej.

  Mogą się na nie zgłaszać – jeśli limit uczestników zostanie przekroczony, mogą zapisać się jako rezerwowi.

  Osoby zarządzające platformą lub wydarzeniem zatwierdzają uczestników w ścieżce: Zarządzanie > Wydarzenia > Organizacja wydarzenia > szczegóły wydarzenia > Uczestnicy.

  

  Aktywne wydarzenia i nowo zapisani uczestnicy są widoczni również w Zarządzanie > Przegląd > Aktywna organizacja wydarzeń, skąd można przejść bezpośrednio do zarządzania uczestnikam

• Uczestników można filtrować według statusu (Zatwierdzeni, Odrzuceni, Oczekujący na zatwierdzenie itd.) oraz wyszukiwać.

• Po kliknięciu w menu kontekstowe (trzy kropki) przy konkretnym uczestniku dostępne są opcje:

  • zatwierdzenie udziału

  • odrzucenie udziału

  • oznaczenie jako rezerwowego (lub usunięcie tego statusu)

  • całkowite usunięcie uczestnictwa (uczestnik może się wtedy zgłosić ponownie)

  • zmiana bonusu

  • przyznanie bonusu

  • odrzucenie bonusu

• Możliwe jest także zbiorcze zarządzanie uczestnikami – wystarczy zaznaczyć checkboxy, by wyświetlił się przycisk Zbiorcze akcje.

  Dla ręcznego dodania uczestnika kliknij przycisk „+” i wybierz Dodaj nowych uczestników. Następnie przejdziesz przez standardowy proces zatwierdzenia.

• Dodatkowe działania:

  • Pod przyciskiem Więcej znajdują się kolejne opcje:

    • Dodaj uczestników do e-maila – dodaj do wcześniej przygotowanej wiadomości mailingowej, by wysłać oficjalną informację lub instrukcje tylko do uczestników.

    • Eksportuj uczestników – pobierz dane uczestników wydarzenia.

    Mailing

    Rozsyłaj e-maile masowo lub tylko do poszczególnych członków. Następnie śledź statystyki o dostarczeniu i kto otworzył e-mail.

Inne akcje i możliwości

• Przejdź do Wydarzenia > Więcej > Organizacja wydarzenia.

• Za pomocą zakładek możesz przeglądać wydarzenia według ich statusu:

  • Aktywna rejestracja

  • Nadchodzące

  • Zakończone

• Klikając ikonę wydarzenia, zobaczysz jego podgląd z kluczowymi informacjami i opcjami.

  Dostępny jest również przełącznik umożliwiający szybkie aktywowanie lub dezaktywowanie wydarzenia.

  Z menu kontekstowego (trzy kropki) przy wydarzeniu dostępne są następujące akcje:

  • Skopiuj wydarzenie – szybkie utworzenie podobnego wydarzenia

  • Edytuj – dowolna edycja wydarzenia z możliwością wysłania powiadomienia o zmianie do uczestników

  • Przenieś do innego sezonu – przydatne, jeśli wydarzenie ogłoszono pod koniec sezonu, a odbywa się w kolejnym; przeniesienie zapewni, że uczestnicy będą mogli się rejestrować także w nowym sezonie

    Przejście do nowego sezonu/okresu

    Gdy zbliża się nowy sezon/okres, możesz wszystko przygotować na platformie z wyprzedzeniem za pomocą półautomatycznych akcji.

  • Anuluj wydarzenie – jeśli w ustawieniach określono powody anulowania, jeden z nich należy wskazać. Możesz również wysłać powiadomienie do wszystkich zainteresowanych.

    • 

      Po anulowaniu wydarzenia w sekcji członkowskiej będzie ono widoczne jako przekreślone na czerwono z napisem „Anulowano”, a możliwość zapisania się zniknie.

      Powiadomienia o wydarzeniach

      Platforma EOS wysyła wszystkim członkom szereg powiadomień – w tym dotyczących wydarzeń. Powiadomienia są wysyłane do aplikacji mobilnej oraz na e-mail.

      Powody odwołania wydarzeń

      Do odwołania wydarzeń prowadzą różne powody. W tym ustawieniu możesz samodzielnie zdefiniować te powody dla lepszego przeglądu. Gdy już stworzysz powody odwołania, platforma zawsze zapyta o powód podczas akcji odwołania wydarzenia.

    • Wyślij powiadomienie o zmianie – informacja trafi do wszystkich zainteresowanych (zarówno zgłoszonych, jak i niezdecydowanych)

  • Usuń – całkowicie usuwa wydarzenie wraz z uczestnikami

  • Przywróć – dostępne dla anulowanych wydarzeń

Pozostałe typy wydarzeń

Uprawnienia i dostęp

Uprawnienia do zarządzania: Aby zarządzać organizacją wydarzenia, użytkownik musi posiadać odpowiednie uprawnienia do modułu Wydarzenia.

Historia zmian: Użytkownicy z dostępem do modułu Logi mogą podejrzeć historię wszystkich zmian wykonanych w ramach konkretnego wpisu.