E-zapisy

Korzystanie z E-zapisów

Typowe zastosowania e-zapisów to np. obozy, kolonie letnie, seminaria, wycieczki itp. W przypadku e-zapisów możliwe jest ustawienie bardziej szczegółowych parametrów niż w przypadku wydarzeń ogólnych - np. wybranie terminu rejestracji na wydarzenie lub powiązanie go z określoną płatnością. Zapisy elektroniczne są zawsze przeznaczone dla całych zespołów, sekcji organizacyjnych lub wszystkich członków. Można je również ograniczyć ze względu na rok lub płeć.

Lokalizacja modułu

Aby uzyskać dostęp do modułu, przejdź do sekcji Administracja > Wydarzenia.

Utwórz nowy e-zapis

• Kliknij przycisk z ikoną „+” w prawym górnym rogu ekranu.

• Wybierz opcję Nowe wydarzenie , a następnie E-zapis lub wybierz bezpośrednio opcję E-zapis.

• W bloku Informacje podstawowe wypełnij następujące informacje, które będą wyświetlane uczestnikom:

  • Rodzaj wydarzenia - wybierz spośród utworzonych w Ustawienia > Wydarzenia > Rodzaje wydarzeń.

  • Nazwa wydarzenia

  • Krótki opis wydarzenia

  • Początek i koniec (data i godzina)

  • Miejsce (utworzona w Ustawieniach lub niestandardowy tekst po ręcznym zaznaczeniu opcji Wypełnij miejsce ręcznie)

  • Opis (szczegółowy opis w sformatowanym tekście)

W przypadku e-zapisów można wybrać tylko rodzaj wydarzenia, w przypadku którego obecność nie jest śledzona.

• W bloku Kto zobaczy wydarzenie ustaw, dla kogo będzie przeznaczony e-zapis, tj. kto będzie mógł się zapisać. Możesz określić e-zapis dla całego klubu lub dla konkretnych drużyn. Można również ograniczyć widoczność według roku urodzenia i/lub płci.

  • Według najstarszego uczestnika: Jeśli wybierzesz najstarszy rok, np. 1989, uwzględnieni zostaną tylko członkowie urodzeni w tym roku oraz wszyscy młodsi członkowie (1990, 1991 itd.).

  • Według najmłodszego uczestnika: Jeśli wybierzesz najmłodszy rok, np. 2008, uwzględnieni zostaną tylko członkowie z tego roku urodzenia i wszyscy starsi (2007, 2006 itd.).

  • Według płci.

• W bloku Parametry aplikacji określ pojemność aplikacji:

  • Pojemność może być nieograniczona (jeśli nie wprowadzisz żadnej wartości).

  • Określona liczba i liczba rezerwowych.

  

  Jeśli limit miejsc zostanie wyczerpany, a jeden z uczestników zostanie następnie odrzucony, pierwszy zarejestrowany rezerwowy zostanie automatycznie przeniesiony do głównych uczestników.

• Ustaw datę, od której będziesz mógł się zarejestrować. Jeśli nie ustawisz daty, rejestracja będzie odbywać się od momentu aktywacji e-zapisu do rozpoczęcia wydarzenia.

• W bloku Bonus dla uczestnika możesz wybrać rodzaj bonusu, którą każdy uczestnik otrzyma po wydarzeniu - brak, za udział lub za godzinę.

• W bloku Automatyczne wydarzenia można

  • Przypisać określoną grupę płatności, do której każdy potwierdzony uczestnik będzie miał wygenerowaną płatność.

    

    Najpierw należy utworzyć i skonfigurować grupę płatności, a następnie przypisać ją do e-zapisu. Utwórz pustą grupę, a płatnicy zostaną do niej automatycznie dodani, gdy ktoś zatwierdzi ich udział w e-zapisu.
    

    Z wydarzeniem można powiązać wiele płatności, dzięki czemu możliwe jest automatyczne generowanie np. zaliczki i płatności głównej, osobno - z różnymi terminami płatności. W tym celu należy utworzyć różne grupy płatności i przypisać je do aplikacji.

  • W przypadku przypisania płatności do e-zapisu można również zezwolić na darowiznę. Członek zobaczy prośbę o darowiznę po potwierdzeniu zainteresowania wydarzeniem. Będzie on mógł wprowadzić dowolną kwotę, o którą wygenerowana płatność zostanie automatycznie zwiększona.

  • Dodaj członka do składu do zespołu - Członek zostanie automatycznie umieszczony na liście wybranego zespołu po potwierdzeniu uczestnictwa.

Może być używana np. jako wewnętrzny e-zapis dla zespołu/grupy lub jako kurs dla obecnych członków. W tym celu utworzysz zespół, a zarejestrowani i potwierdzeni uczestnicy są automatycznie dodawani do zespołu. Następnie możesz z nimi dalej pracować, np. komunikować się z nimi na ściance zespołu, tworzyć dla zespołu wydarzenia itp.

• Blok Ustawienia dodatkowe udostępnia dodatkowe opcje:

  • Lista uczestników widoczna dla członków: nie, tak bez usprawiedliwienia, nie z usprawiedliwieniem.

  • Zezwalaj na komentarze do wydarzenia - opcja umożliwiająca członkom pisania komentarzy

  • Wyświetlaj wydarzenie w kalendarzu na ściance - wydarzenie będzie wyświetlane na ściankach wszystkich zespołów, dla których wyznaczono e-zapisy. Jeśli nie wybierzesz tej opcji, wydarzenie będzie widoczne tylko dla członków w sekcji członków w zakładce e-zapisy.

  • Wyświetlanie na stronie internetowej - jeśli posiadasz stronę internetową EOS, możesz również wyświetlić wydarzenie w sieci.

  • Utwórz wydarzenie jako aktywne - możesz utworzyć wydarzenie jako nieaktywne i aktywować je później na liście rejestracji elektronicznych. Członkowie nie zobaczą go do tego czasu.

• W bloku Powiadomienia ustaw przypomnienie przed wydarzeniem:

  • nie przypominaj nikomu

  • przypominaj uczestnikom i niewyrażonym członkom

  • przypominaj tylko niewyrażonym członkom

• Podczas tworzenia nowego e-zapisu możesz wybrać, czy chcesz wysłać członkom powiadomienie o nowym wydarzeniu.

• Podczas edycji wydarzenia możesz wybrać, czy chcesz wysłać powiadomienie o zmianie wydarzenia - dotrze ono do wszystkich, których dotyczy wydarzenie (tj. wszystkich zarejestrowanych lub niewyrażonych członkom).

• Zakończ tworzenie e-zapisu, klikając przycisk Utwórz.

Jak się zgłosić i praca z uczestnikami

• W przypadku członków poszczególne e-zapisy, które ich dotyczą, są wyróżnione w sekcji Członkowie w zakładce E-zapisy.

• Mogą się zapisać. Jeśli pojemność zostanie wyczerpana, będą zapisani jako rezerwowi.

• Administracja zatwierdza zarejestrowanych członków w sekcji Administracja > Wydarzenia > E-zapisy> Uczestnicy.

Aktywne e-zapisy i nowo zarejestrowani uczestnicy są również widoczni w sekcji Administracja > Przegląd > Aktywne e-zapisy.

• Można tam filtrować uczestników według zakładek do potwierdzenia, oczekujących itp.

• Klikając menu kontekstowe (trzy kropki) obok każdego uczestnika, można

  • zatwierdzić

  • odrzucić

  • oznaczyć jako rezerwowego

  • usunąć całkowicie - w tym przypadku będzie mógł ponownie zalogować się do e-zapisu.

• Działania można również wykonywać masowo. Wystarczy zaznaczyć pola dla każdego uczestnika, a pojawi się przycisk akcji masowej. Oprócz regularnych działań możliwe jest również generowanie płatności zbiorczych dla uczestników.

Jeśli e-zapis jest powiązany z określoną płatnością, jest ona automatycznie generowana dla zatwierdzonych uczestników. Jeśli jednak jakakolwiek nieprzypisana płatność musi zostać utworzona retrospektywnie dla zapisanych osób, akcja zbiorcza jest do tego przydatna. Można jej również użyć, jeśli zapomniano przypisać płatność do e-zapisu, a w międzyczasie potwierdzono już niektórych uczestników.

• Aby dodać uczestnika ręcznie, kliknij przycisk „+” i postępuj zgodnie z klasycznym procesem zatwierdzania.

• Dalsze czynności dostępne są pod przyciskiem Dalej:

  • Dodaj uczestników do wiadomości e-mail - do utworzonej wcześniej korespondencji masowej, jeśli chcesz wysyłać oficjalne wiadomości lub instrukcje dotyczące wydarzeń masowo tylko do uczestników.

  • Dodaj uczestników do listy - w tym przypadku możesz utworzyć nowy zespół, jeśli chcesz być w kontakcie z uczestnikami intensywnie lub przez dłuższy czas, i dodać do niego członków w ten sposób. Następnie można korzystać ze ściany zespołu ze wszystkimi jej funkcjami i korzyściami.

  • Eksportowanie uczestników

Inne wydarzenia i możliwości

• Przejdź do sekcji Wydarzenia i znak„>”, wybierz E-zapisy lub kliknij na opcje Wydarzenia > Więcej > E-zapisy. Na górnym pasku możesz przełączać się między e-zapisami zgodnie z ich statusem: Aktywne zapisy, Nadchodzące lub Zakończone.

• Dostępny jest również przełącznik umożliwiający szybką aktywację lub dezaktywację e-zapisów.

• Po kliknięciu menu kontekstowego (trzy kropki) dostępne są niektóre z wyżej wymienionych akcji masowych, a także kilka innych funkcji:

  • Kopiuj wydarzenie - aby szybko utworzyć nowe, podobne wydarzenie.

  • Przenieś do innego sezonu - jeśli działasz sezonowo. Jest to przydatne na przykład wtedy, gdy e-zapisy na obóz są utworzone pod koniec jednego sezonu, ale obóz odbywa się dopiero w następnym sezonie. Aby uczestnicy mogli aktywnie aplikować po rozpoczęciu nowego sezonu, e-zapis musi znajdować się w tym aktywnym sezonie.

  • Anuluj - jeśli utworzono jakiekolwiek powody anulowania, należy wybrać jeden z nich. Możliwe jest również wysłanie powiadomienia do wszystkich członków, których dotyczy anulowane wydarzenie.

  • Usuń - w przypadku powtarzającego się zdarzenia z możliwością anulowania wszystkich powtórzeń.

Uprawnienia i dostęp

• Uprawnienia administracyjne: Uprawnienia do modułu Administracja są wymagane do zarządzania e-zapisów.

• Historia zmian: Użytkownicy z dostępem do modułu Log mogą przeglądać historię wszystkich zmian dokonanych w dowolnym rekordzie.