Mailing do członków i opiekunów

Lokalizacja modułu

Do modułu dostaniesz się w części Zarządzanie > Mailing. 

Utworzenie nowego mailingu

• Kliknij przycisk z ikoną „+”.

• W wyświetlonym oknie dialogowym wpisz roboczą nazwę nowej wiadomości.

• Następnie kliknij utworzoną pozycję, ewentualnie po prawej stronie w menu kontekstowym (3 kropki) wybierz Edytuj.

• Ustaw nadawcę. Masz do wyboru dwie możliwości:

  • twój użytkowniczy adres e-mail, którym logujesz się do platformy

  • domyślny adres e-mail twojej organizacji (jest on ustawiony dla twojej organizacji w konfiguracji, a na życzenie możemy go zmienić)

Adres, z którego wyślesz mailing, służy następnie również jako adres reply-to, tzn. jeśli członek zdecyduje się odpowiedzieć na e-mail, odpowiada na ten adres.

Treść wiadomości i ograniczenie odbiorców

• Wybierz temat i napisz treść wiadomości. 

• Jeśli chcesz dołączyć do maila dokument lub plik, kliknij Dokumenty lub Pliki.

  • Dokument to wcześniej utworzony dokument w platformie, który tylko dołączasz do maila. Jest to załącznik, który będzie odsyłał do danego dokumentu w platformie.

  • Plik to klasyczny załącznik e-maila jako zewnętrzny plik, który wybierzesz np. z dysku.

• Dalej możesz tu ograniczyć grupę odbiorców. Wiadomość możesz wysłać:

  • tylko członkom

  • tylko opiekunom prawnym połączonym z członkami

  • członkom i opiekunom prawnym 

• Możesz tu również od razu zaznaczyć, że wiadomość chcesz Wysłać wszystkim aktywnym członkom organizacji. Wtedy nie musisz już określać odbiorców, a wiadomość zostanie wysłana do wszystkich członków, ewentualnie opiekunów, którzy mają aktywny dostęp do platformy.

• Kliknij Zapisz.

Wybór odbiorców wiadomości

• W zakładce Odbiorcy wybierz:

  • poszczególne drużyny, do których chcesz wysłać wiadomość, przy czym respektowane jest ustawienie ograniczenia odbiorców z zakładki Treść

  • konkretnych pojedynczych członków – wybierz ich ze składu lub wpisz kilka pierwszych liter imienia, aby wyszukać członka

• Kliknij Zapisz odbiorców. 

Podgląd i wysyłka

• Kliknij Podgląd wiadomości.

• Kliknięciem w Liczba odbiorców sprawdzisz podsumowanie odbiorców według imion oraz poszczególnych adresów e-mail.

• Widzisz tu dalsze informacje o wiadomości mailowej, w tym treść oraz adres nadawcy.

• Na tym etapie możesz wiadomość i odbiorców jeszcze Edytować.

• Kliknij Wyślij lub zaplanuj a następnie wybierz

  • czy chcesz wiadomość mailingową Wysłać teraz lub

  • Zaplanować wysyłkę na później – otrzymasz do wyboru datę i godzinę przyszłej wysyłki. 

Statystyki dostarczenia

Gdy tylko wyślesz mailing, na liście poszczególnych mailingów zobaczysz datę i godzinę wysyłki. Po kliknięciu w wysłany mailing przejdziesz do dziennika, w którym możesz sprawdzić statystyki dostarczenia i odczytania.

Łączna liczba odbiorców i liczba wysłanych wiadomości początkowo nie muszą się zgadzać. Nie każda wiadomość mailingowa trafia do adresatów od razu na e-mail. Członkom, którzy aktywnie korzystają z aplikacji mobilnej, wiadomość mailingowa przychodzi bowiem najpierw do Inboxu w aplikacji. Dostają na to również powiadomienie push. Dopiero gdy członek przeczyta wiadomość w Inboxie, zostanie ona policzona jako dostarczona, ale sam mail już nie zostanie wysłany. Dopiero gdyby członek nie przeczytał wiadomości w aplikacji w ciągu 4 godzin od dostarczenia, wiadomość zostanie mu wysłana również na e-mail i policzona jako dostarczona.

Zbiorcze statystyki wszystkich e-maili wysłanych z twojej platformy (w tym powiadomień mailowych) znajdziesz w Zarządzanie > Przegląd, jeśli pozwalają ci na to twoje uprawnienia.

Zarządzanie mailingami

Na liście wiadomości mailingowych możesz dalej pracować z poszczególnymi mailingami:

• Wyświetlić Podsumowanie i wysyłkę

• Zmienić nazwę wiadomości

• Skopiować wiadomość – wraz z treścią, odbiorcami i załącznikami

• Wyświetlić sobie Historię zmian

Jeśli e-mail nie został jeszcze wysłany, można go w każdej chwili edytować lub usunąć.

Uprawnienia i dostęp

• Uprawnienia do zarządzania: Do tworzenia i edycji mailingów wymagane jest uprawnienie do zapisu w module Mailing.

• Historia zmian: Użytkownicy z dostępem do modułu Dzienniki mogą wyświetlić historię wszystkich zmian wykonanych w dowolnym mailingu.