Tworzenie i udostępnianie dokumentów

Do czego służą dokumenty

Dokumenty możesz tworzyć i udostępniać w Panelu członka zwykłym członkom, administratorom drużyny lub administratorom organizacji. Każdy w zakładce Dokumenty lub w dokumentach wybranej ścianki widzi tylko te dokumenty, które są dla niego przeznaczone. Utwórz choćby sam dokument tekstowy albo dodaj do niego plik. Wybierz, którym drużynom będzie się wyświetlał w Panelu członka. W ten sposób można udostępniać np. papierowe formularze, plany treningowe lub jakiekolwiek inne dokumenty np. w PDF, DOCX lub XLSX z dowolnym opisem, w którym możesz podać choćby instrukcję lub wyjaśnienie, do czego dokument służy.

Lokalizacja modułu

Do modułu można się dostać w części Zarządzanie > Dokumenty.

Utworzenie nowego dokumentu

• W prawym górnym rogu ekranu kliknij przycisk z ikoną „+“.

• W wyświetlonym oknie dialogowym wpisz nazwę nowego dokumentu.

• Aby zapisać, kliknij OK.

• Kliknij przycisk menu kontekstowego (3 kropki) > Edytuj, albo bezpośrednio na utworzoną nazwę, a wyświetlą się szczegóły dokumentu. Następnie w prawym górnym rogu wybierz Edytuj. 

• W zakładce Treść możesz jeszcze zmienić nazwę dokumentu i dodać opis. Opis może być jedyną treścią dokumentu, ewentualnie możesz dodać dowolny plik.

• Wgraj wybrany plik, który może być częścią dokumentu do pobrania lub do podglądu.

• Kliknij Zapisz. 

Ustawienia dokumentu

W dokumencie przejdź do zakładki Ustawienia i ustaw kolejne parametry.

• Zaznacz, czy dokument ma być Aktywny, czyli czy ma się od razu wyświetlać członkom.

• Ustaw, kto będzie mieć dostęp do dokumentu (kto zobaczy go w Panelu członka). Możesz wybrać poziom dostępu:

  • członkowie

  • administratorzy drużyny

  • administratorzy organizacji

• Następnie wybierz, czy dokument będzie widoczny dla danego poziomu:

  • Dla całej organizacji(wszystkie drużyny)

  • wybrane Sekcje organizacyjne (jeśli masz jakieś utworzone w ustawieniach)

  • wybrane Drużyny z wybranego Sezonu.

• Dokumentów nie można przeznaczyć dla pojedynczych członków, tylko dla całej organizacji, całych drużyn lub sekcji organizacyjnych.

  

  Jeśli chcesz udostępnić dokument konkretnemu członkowi, możesz to zrobić przez moduł Żądania, do których możesz dodać załącznik i rozwiązywać żądanie z członkiem jak ticket.

  Żądania

  Za pomocą żądań można tworzyć zadania dla poszczególnych członków w celu uzyskania od nich informacji lub dokumentów. Z kolei członkowie mogą tworzyć żądania do kierownictwa, jeśli chcą o coś poprosić.

• Kliknij Zapisz, aby zapisać ustawienia. 

Jeśli dokument będzie przeznaczony dla całej organizacji, będzie się wyświetlał w zakładce Dokumenty na Ściance klubowej/Ściance dla wszystkich. Analogicznie będzie się wyświetlał na ściankach drużyn, jeśli będzie przeznaczony dla poszczególnych drużyn. W ustawieniach poszczególnych drużyn można też wybrać, żeby również dokumenty dla całej organizacji wyświetlały się na ściankach drużyn. Dokumenty z perspektywy każdego pojedynczego członka są dostępne w lewym panelu w Panelu członka w pozycji Dokumenty, gdzie każdy zobaczy wszystkie dokumenty dla niego przeznaczone.

Zarządzanie dokumentami

• Edycja i usuwanie: Wpisy dokumentów można w każdej chwili edytować lub usunąć, jeśli członek ma do tego uprawnienia. Usunięty dokument znika bezpowrotnie.

• Wyszukiwanie: Do wyszukiwania w dokumentach użyj pola wyszukiwania. Wyszukiwanie obejmuje nazwy dokumentów oraz ich opis.

Uprawnienia i dostęp

• Uprawnienia do zarządzania: Do zarządzania dokumentami wymagane jest uprawnienie do zapisu w module Dokumenty.

• Historia zmian: Użytkownicy z dostępem do modułu Logi mogą wyświetlić historię wszystkich zmian dokonanych w dowolnym wpisie.